Timemanagement

Wat is nou timemanagement?

Timemanagement gaat over het procesmatig, effectief en efficiënt uitvoeren van taken zodat je productiviteit optimaal is. Hoe deel je je taken zo handig mogelijk in, in de tijd die je beschikbaar hebt. Let hierbij op dat er een wezenlijk verschil is tussen efficiënt en effectief bezig zijn. Je kunt namelijk heel efficiënt werken aan de verkeerde dingen. Dan hebben jouw resultaten slechts weinig effect. Je moet dus eerst weten waar je aan gaat beginnen. Oftewel, je moet eerst prioriteiten stellen. Uit die prioriteiten vloeien taken voort. Vervolgens kijk je hoe je die taken in de beschikbare tijd plant.

Wanneer ontstond timemanagement?

Timemanagement begon vooral in het industriële tijdperk. Waar mensen aan de lopende band stonden. Hoe lang konden mensen aan de lopende band staan? Hoe lang konden zij productief zijn? In 1911 publiceerde Frederick Winslow Taylor “The Principles of Scientific Management” waarin hij uiteenzette hoe lang fabrieksarbeiders productief konden zijn. Daar komt de 8 uur per dag vandaan. Mensen konden 8 uur lang werken, daarna nam de productiviteit af.

En daarna?

Er veranderde veel qua werkzaamheden. Door de komst van machines verschoven de werkzaamheden van productiewerk naar steeds meer ‘zitten achter het bureau’. Het werd steeds meer een ‘white-collar’ omgeving. Van fysiek doe-werk naar denkwerk. Er kwam meer papier, meer variatie in werkzaamheden. Daarom werd het meer van belang deze verschillende werkzaamheden in een logische volgorde af te handelen. Prioriteiten stellen dus. En kijken hoe je zo veel mogelijk taken af kon handelen in de beschikbare tijd.

En nu?

Timemanagement is eigenlijk een wat ongelukkig gekozen term. Tijd zelf valt niet te beïnvloeden. Die loopt gewoon door en dat is juist de enige constante factor. Hoe en wat jij daarmee doet is aan jou. Dat is precies het deel dat jij kunt managen. Jezelf, niet de tijd.

Focus

Timemanagement vandaag de dag draait veel meer om de vraag hoe je zoveel mogelijk focus op de belangrijke dingen kunt leggen. Hoe zorg je ervoor dat je aandacht niet opgeslokt wordt door futiliteiten, afleiding en verstoringen. Hoe zorg je ervoor dat je je concentreert juist op datgene wat tot jouw kerntaken behoort. De aandacht verschuift dus naar de juiste dingen doen, en veel minder naar meer doen in minder tijd. Dat kan vanwege de constante bereikbaarheid en afleiding op allerlei fronten, vaak lastiger zijn dan gedacht. Vandaar alle timemanagement zelfhulpboeken en trainingen.

6 uur per dag?

Er is een kleinschalig experiment geweest in een verpleeghuis in Zweden. Twee jaar lang mochten 68 verplegers 6 uur werken, maar kregen wel voltijds betaald. Ondanks dat het een kostbaar experiment was (er moesten namelijk zeventien extra verplegers aangenomen worden om de ‘gaten’ in het rooster op te vullen. De kosten daarvan stonden niet in verhouding met wat bespaard werd op ziektekosten..) de positieve resultaten (minder ziekmeldingen en de verplegers voelden zich over het algemeen gezonder) zijn ook zeer waardevol. En qua dienstverlening werden ook zeer gunstige resultaten geboekt. Zo werden er meer activiteiten met de bewoners ondernomen, vaker gezongen en gedanst.

Samengevat over timemanagement

Er is een verschuiving geweest. Waar het eerst draaide om hoe lang iemand productief kon zijn, aan de lopende band of achter het bureau met het afhandelen van een bepaald aantal taken binnen een bepaalde tijd, verschuift nu de aandacht naar meer focus. Honderd procent focus. Timemanagement verschuift naar zelf-management, niet het managen van tijd, maar van aandacht. Organiseer je werk daarom zo, dat je je kunt focussen op de dingen die er toe doen, op de kerntaken en zorg dat je niet wordt afgeleid.