Inbox ZERO

INBOX ZERO

In het domein van time management een vaak gehoord woord.  

Inbox Zero: Wat wordt hiermee bedoeld ?

Inbox Zero is een eenvoudige, handzame e-mail methodiek van Merlin Mannwaarbij minstens een keer per dag je inbox leeg is. Daarbij heb je ook een duidelijk overzicht over welke openstaande acties er in je mailbox zitten en op welke openstaande acties jij nog antwoord moet krijgen. Het gaat om de combinatie tussen de lege inbox en jouw voorkeuren om mail te verwerken, te archiveren, etc. Als je dat lukt ben je een Inbox Zero Hero. Je ervaart dan geen stress meer van je e-mail, en je hebt altijd overzicht.  

Hoe werkt het?

Je maakt slechts 4 mappen in je Inbox:

• Actie
• Wachten op
• Ooit
• Archief

  Alle mail die binnenkomt verwerk je en sleep je in een van die mappen. Je gebruikt geen aparte mappen voor klanten, processen, projecten etc. meer omdat je met de zoekfunctie van Outlook bijna alles wel terug kunt vinden. Dat je met zoektermen  of kernwoorden ook hele lange lijsten mail naar boven kunt halen wordt hier buiten beschouwing gelaten.  

Basisregels:

1. Verwijder eerst mail die er niet toe doet
2. Alles wat je binnen 2 minuten af kunt handelen sleep je in de ‘Actie’ map
3. Mails die je delegeert naar een ander zet je in de ‘Wachten op’ map
4. Interessante mail zonder actie zet je in de ‘Ooit’ map. Kun je lezen als je er zin in hebt.