Opruimen voor Het Nieuwe Werken
arrow_drop_up arrow_drop_down

Opruimen voor Het Nieuwe Werken

Wat is opruimen?

Gewoon alles in de kast stoppen wat los ligt en toch niet gebruikt wordt? En dan de deuren dicht: opgeruimd staat netjes. Ja dat is een mogelijkheid die het vooral thuis goed doet.In dit artikel ga ik het hebben over opruimen op de werkplek. Vooral als je gedwongen bent om drastisch op te ruimen, bijvoorbeeld in het kader van verhuizen naar flexplekken of Het Nieuwe Werken. Daar heb je meestal ook veel minder ruimte om op te bergen.
Alles uit het zicht in een kast stoppen is dan niet genoeg. Er komen dingen bij kijken als:
•    je wilt alles gemakkelijk terug kunnen vinden
•    een collega moet het ook kunnen vinden (overdraagbaarheid en transparantie)
•    de spullen moeten netjes blijven
•    je bewaart alleen spullen die van nut zijn voor jou

Het opruimen

Van opruimen kun je behoorlijk moe worden. Dat heeft te maken met het feit dat je steeds weer beslissingen moet nemen, jezelf antwoord moet geven op vragen als: bewaar ik dit nog een tijdje? Kan het echt wel weg? Waar laat ik het? Waar is dit van? Heb ik niet al een exemplaar? Heb ik het al digitaal?

Om het je gemakkelijker te maken heb ik het prces van opruimen uiteengerafeld in de verschillende onderdelen.

A. De tijd die het kost om op te ruimen

Er zijn grofweg twee manieren waarop je een flinke opruim actie kunt aanpakken:

  1. Je neemt er alle tijd voor, zoveel als je nodig hebt om alles op te ruimen. Voor sommige mensen is een ochtend genoeg en anderen hebben een hele dag of nog langer nodig.
  2. Je doet het in korte stukjes tijd, bijvoorbeeld iedere keer een uur.

B. Pluk het laaghangend fruit

Er valt vaak al een heleboel af, een heleboel spullen die je niet (zelf) hoeft op te ruimen. en dan denk ik aan:
•    kapotte dingen
•    zaken die niet meer gebruikt (gaan) worden
•    spullen die ouderwets en gedateerd zijn (geworden)
•    restjes van een project dat al lang geleden is afgerond
•    dingen die niet van jou zijn en waar je geen gebruik meer van maakt
•    geleende zaken
•    …..

C. Werk van boven naar beneden

Wat ga je nu doen als je besloten hebt om op te ruimen?
Je maakt een gedeelte van je kast (of welke bergruimte je ook maar hebt) leeg en legt alles op je bureau. Dan pak je een voor een al je spullen op, en neemt er een beslissing over. Daar kom ik verder in dit artikel op terug. Je werkt van boven naar beneden en/of van links naar rechts.

Belangrijk is dat je niet gaat kiezen wat je zult oppakken, maar in handen neemt wat er op dat moment bovenop ligt. Waarom? Omdat mensen geneigd zijn om eerst het gemakkelijkste te kiezen. En als je eerst de gemakkelijkste zaken hebt opgepakt en opgeruimd, blijf je zitten met alles wat lastiger is om op te te ruimen. En dan wil het maar al te vaak voorkomen dat het proces hier stopt. Met een berg spullen die wachten op een besluit om daarna opgeruimd te kunnen worden.

Zoals ik ergens op Twitter las: Rommel is een wachtend besluit, het is een stapeltje angst voor een toekomstig gemis.

En dat is maar al te waar, want de aarzeling om iets weg te doen is bij de meeste mensen gelegen in het idee dat ze het later nodig hebben en “dat het er dan niet meer is”. Dat zijn al twee misvattingen:

Als je lang moet nadenken of je iets zult bewaren of zult wegdoen, dan is het niet iets dat je vaak of binnenkort nodig hebt. En als ik een beetje doorvraag is het meestal ook niet iets wat iemand in het verleden heel vaak heeft gebruikt.

De meeste zaken op het werk (originelen laat ik buiten beschouwing) zijn elders terug te vinden. Als jet het dan toch nog een keer nodig hebt nadat je het hebt opgeruimd, dan kost het hooguit een beetje tijd om het terug te halen. Maar een goede stelregel is: organiseer niet voor de uitzondering. Dat kost je een hoop efficiency.

D. Overwegingen om niet goed op te ruimen

Om het je gemakkelijker te maken krijg je van mij een handreiking om heldere criteria te stellen waaraan je je beslissing kunt toetsen.
Zodra je iets hebt opgepakt, laat je het niet los voordat je er een besluit over hebt genomen. Er zijn verschillende dingen die je bij het beslissen moet betrekken om goed te kunnen opruimen:
•    is het kapot? >> gooi weg
•    heeft het nog nut voor mij en kan ik aangeven wanneer? ruim op
•    wordt het al elders bewaard en heb ik het niet nodig op korte termijn? gooi weg
•    bewaar ik dit voor de uitzondering? gooi weg
•    heb ik er een digitale versie van? goot weg
•    kan ik het digitaliseren? meteen doen en dan weggooien
•    hoort het bij mij, bij mijn functie, rol of werkplek? ruim op
•    heb ik het écht nodig

Je zult merken dat je ook emotionele overwegingen mee laat spelen in je besluit om iets te bewaren. Ik noem er een paar:
zonde van het materiaal (of tijd, energie, aandacht) om het weg te doen
Als er veel tijd en geld is gaan zitten in een product dat niet gebruikt wordt, dan betekent het dat er een verkeerde beslissing is gemaakt bij het produceren. Het betekent niet dat jij het moet opruimen en bewaren.
er kleven herinneringen aan
Als er ergens herinneringen aan kleven, dan verdwijnen die niet als je iets weggooit. Herinneringen bewaar je in je hart en niet in de kast.
misschien komt er nog iemand om
Waarom zou je iets bewaren en in je eigen kast opruimen voor een ander? Daar zijn archieven voor. Of wil je iemand een plezier kunnen doen? Doorverwijzen naar een plek waar het ligt opgeslagen is ook iemand een plezier doen.
ik  heb het gekregen als een (soort) cadeautje
Dat was natuurlijk heel leuk, maar als het iets persoonlijks is dan neem je het mee naar huis. Alleen maar spullen bewaren vanwege het feit dat iemand het je heeft gegeven is nonsens.


E. De beslissing en de actie

Je hebt iets opgepakt, je hebt een aantal overwegingen de revue laten passeren en nu moet er echt besloten worden hoe je het gaat opruimen.
Dat is nu niet moeilijk meer, er zijn 4 beslissingen die je kunt nemen:
•    zelf bewaren en dus netjes opruimen
•    elders (laten) bewaren en het door iemand anders laten opruimen
•    teruggeven of weggeven
•    weggooien

IMG_2887Het resultaat

Je zult versteld staan hoeveel spullen je hebt bewaard die nu weg kunnen. En als je klaar bent en je kast, je bureau, je ladenblok is opgeruimd, dan is er ook ruimte in je hoofd gekomen.
Het opruimen is voor sommige mensen een moeilijk proces. Het resultaat is voor iedereen een positieve ervaring. Want altijd is het resultaat: een lekker gevoel. Ziezo!

 

Over de schrijver
Selma Mulder is Master Business Trainer van het Persoonlijk Efficiency Programma PEP®. Ze is expert in efficiency issues: werkgewoonten, werk omgeving, planning.
Reactie plaatsen

Minicursus

Snel Email Verwerken

In deze minicursus laat ik je stap voor stap zien hoe je jouw emailstroom kunt temperen en kanaliseren

Je vindt er:

  • oorzaken van de problemen met email
  • een plan van aanpak
  • slim en gemakkelijk archiveren
  • preventie van overload
We gebruiken cookies