Mental load gebeurt niet alleen thuis, ook op de werkplek.
Even ter opfris, wat is mental load?
Op de werkplek omvat mental load de cognitieve belasting die gepaard gaat met het afhandelen van de verantwoordelijkheden en het werk van de extra taken die je op je neemt. Dit extra werk zorgt ervoor dat alles op de werkplek soepel verloopt en dat collega's tevreden zijn. De meeste van die kleine of niet-zo-kleine extra's gaan gepaard met anderen 'vaak moeten herinneren aan' -werk, dus 'Heb je hier nog aan gedacht?' opmerkingen. Deze mentale belasting is onzichtbaar maar kan wel stress veroorzaken.
Voorbeelden van mentale belasting op de werkplek zijn:
- Collega’s eraan helpen herinneren om belangrijke taken af te handelen.
- Het gevoel collega's complimenten te moeten geven voor het afhandelen van de nodige taken.
- Zorgen dat vergaderingen of Teamsmeetings gepland worden, vergaderzalen geboekt worden, dat iedereen aanwezig is en dat er genotuleerd wordt.
- Het kantoor voorzien van melk en koffie.
- Het bijhouden van de verjaardagen van teamleden, inclusief het laten tekenen van een verjaardagskaart door alle collega’s.
- Teamrapportages checken op tikfouten voordat je ze naar het management stuurt.
- Als eerste teamlid het ijs breken tijdens vergaderingen of Zoomgesprekken.
- Te vaak denken: Ik doe het wel even, dat gaat sneller.
Mogelijke oorzaken
Als je bij het lezen van dit rijtje denkt, maar dat doe ik ook! Hieronder staan in het kort een aantal mogelijke redenen waarom je dit doet:
- Sommige mensen hebben van nature al meer de neiging extra verantwoordelijkheden op zich te nemen dan anderen. Omdat je nou eenmaal het zorgzame type bent, of puur uit plichtsgevoel, of omdat je zo opgevoed bent.
- In een team komt vaak social loafing voor. Dit is een term uit de sociale psychologie, waarbij iemand zich in een groep minder inspant dan wanneer hij alleen zou werken. Mensen die dit doen worden ook wel ‘free riders’ genoemd, en laten beslissingen of acties liever over aan andere teamleden. Ondertussen profiteren ze wel van die extra inspanningen die andere teamleden verrichten.
- Gevoel van voldoening die je haalt uit het feit dat je anderen helpt en faciliteert. Omdat je dan het gevoel krijgt het team draaiend te houden.
- Of uit angst dat anders dingen niet goed zullen verlopen, en jij daar dan de schuld van gaat krijgen.
Hoeveel tijd en energie kost je dit?
Hoeveel tijd en energie kost het je als je steeds die extra verantwoordelijkheden op je neemt? Is het iets wat je wilt blijven volhouden? Het vergroot onopgemerkt en onnodig je al bestaande mentale belasting. Dit gaat weer ten koste van je motivatie, het plezier in je werk en ook je prestaties. In het extreme geval kan het leiden tot een burn-out.
Hoeveel meer zou het opleveren als je die tijd en energie in jouw eigen verantwoordelijkheden zou steken?
Hoe kun je mentale belasting verminderen?
Mentale belasting op het werk is zeker te verminderen. Veel heeft te maken met het bespreekbaar maken met je manager en je team.
1. Communiceer en start de discussie
Communicatie is essentieel voor het omgaan met mentale belasting. Maak een lijst van alle onzichtbare taken die jij steeds uitvoert. Maak je team bewust van wat er op de achtergrond allemaal ongemerkt door jou geregeld wordt en spreek je zorgen uit over wat dit mentaal doet bij jou. En dat het tijd is voor verandering. Vraag vervolgens hoe jullie in het team de mentale belasting gelijkmatiger kunnen verdelen.
2. Delegeer
Reageer niet op de automatische piloot door het allemaal weer zelf te doen.
Stel twee vragen:
1) Moet dit werk echt gedaan worden?
2) Ben ik de enige die dit werk kan doen?
Maak het jezelf makkelijker en geef anderen meer vertrouwen en groeimogelijkheden door taken (en de bijbehorende mentale belasting) te delegeren aan andere collega's.
3. Doe aan zelfzorg
Zelfzorg doe je door goede gewoonten op te bouwen die je kunnen helpen met stressverlichting, zoals mindful ademen, mindful te eten en voldoende rust te nemen. Of juist door een ommetje te maken in de frisse buitenlucht.
4. Stel grenzen
Geen grenzen stellen kan leiden tot meer verantwoordelijkheden en een grotere mentale belasting. Stel duidelijke grenzen bij wat je wel en niet oppakt. Kijk wat werkelijk bij jouw takenpakket hoort. Zorg ervoor dat je tijd hebt om te ontspannen en dingen te doen die je leuk vindt.
5. Zoek een balans tussen werk en privé
Streef naar een grotere balans tussen je werk en privéleven, vooral als je zowel thuis als op het werk mentale belasting ervaart.
6. Maak tijdsblokken in je agenda
Wat echt goed helpt is tijdsblokken te maken in je agenda. Plan je prioriteiten zo veel mogelijk vooruit. Op die manier ruim je tijd in voor familie en tijd voor werk. Omdat je meer focus aanbrengt, ga je ook makkelijker nee zeggen in situaties die anders je mentale belasting verhogen. Hierbij is de PEP® training bij uitstek van nut.
Veranderingen gebeuren misschien niet van de ene op de andere dag. Om te beginnen zou je je daadwerkelijke belasting, je bezigheden op je werk of daarbuiten, eens bij kunnen houden. Visueel maken in een agenda wat je er allemaal naast doet om je team op rolletjes te laten verlopen. Onze PEP® trainingen helpen je daarbij. Je leert orde te scheppen in chaos zodat je meer rust en overzicht krijgt.
Wil je hier eens van gedachten over wisselen ? Mail mij, siok@tijdenresultaat.nl en dan spreken we wat af.
Succes!
Siok
