Een Jaarplanning is er in soorten en maten

Ik ken mensen die hun jaarplanning in tweeën delen, dus in twee halve jaren. Of in vieren in kwartalen. Ik ken ook mensen die veel gedetailleerder te werk gaan. Hoe je het ook wilt inrichten, in onderstaand artikel laat ik je kennis maken met vier valkuilen bij het maken van een jaarplanning die ik ben tegengekomen in mijn praktijk. En die hoef jij na het lezen van dit artikel dus niet te maken!

Vier valkuilen bij het maken van een Jaarplanning
(en die je gemakkelijk kunt vermijden)

Valkuil 1

Het uitgangspunt dat de ‘eerste helft’ van het jaar het gedeelte is voor de grote vakantie en de ‘tweede helft’ van het jaar wordt gevormd door de maanden na de grote vakantie. Ik heb echt ontzettend vaak gezien dat mensen lekker doorwerken aan hun targets voor het jaar en zich erop richten om de helft daarvan bereikt te hebben op het moment dat ze op vakantie gaan. Bijvoorbeeld op 15 juli. Nou niet gek gedaan zou je denken, want het eerste half jaar is 6 maanden: januari tot en met juni. Dus die twee weken extra maakt niet zoveel uit.
Als iemand dan na 4 weken heerlijke vakantie weer terug is en aan het werk zijn er nog 4,5 maanden over voor nog eens de helft van de targets. Op deze manier werk je jezelf over de kop in het najaar!

Valkuil 2

Je jaar-targets uitzetten in de kwartalen van het jaar en er geen rekening mee houden dat, net als in valkuil 1, ook de kwartalen niet allemaal evenveel werkzame dagen bevatten.
Januari-Februari- Maart: Misschien een weekje wintervakantie of een paar dagen Carnaval. Erg veel stille dagen zullen er niet zijn.
April-Mei-Juni: Feestdagen, misschien een voorjaarsvakantie, maar ook hier kun je nog lekker doorwerken.
Juli-Augustus-September: Dan begint het met de zomervakantie. Zowel die van jezelf als die van je collega’s, klanten en leveranciers. Als je er geen rekening mee houdt dan doe je veel minder dan je in je Jaarplanning had bedacht. Ik heb het vakantieoverzicht bekeken van 2013 en door de vakantiespreiding zijn er veel mensen weg van 29 juni tot en met 1 september.
Oktober-November-December: Ook hier een kans op herfstvakantie, die door de vakantiespreiding vaak twee weken van verminderde productiviteit kan betekenen. En wat dacht je van de laatste weken van december? Kerst met de verplichte vrije dagen, stil liggen van bepaald activiteiten omdat het jaar ten einde loopt, ‘over de jaarwisseling heen tillen’ van allerlei startups.

Ook bij de verdeling in kwartalen kun je de plank aardig mis slaan als je geen rekening houdt met het aantal beschikbare werkdagen.

Valkuil 3

Er zijn nogal wat momenten waarop je productiviteit niet erg groot is. Daar moet je natuurlijk rekening mee houden als je een (Jaar-)planning gaat maken. Denk daarbij aan de dagen valk na je vakantie. Vaak moet je weer ‘landen’, je op de hoogte stellen van gebeurtenissen tijdens je afwezigheid en natuurlijk een hele stapel e-mails wegwerken. Hoe langer je weg bent geweest, hoe meer tijd dat kost. Een andere oorzaak van verlaagde productiviteit is als je (gedeeltelijk) moet waarnemen voor afwezige collega’s. Al is het alleen maar een extra telefoon beantwoorden.

En zoals ik in de inleiding al aangaf moet je rekening houden met afwezigheid van anderen als je met hen samenwerkt. Dat kunnen collega’s zijn, maar ook klanten en leveranciers. In mijn eigen praktijk blijkt het moeilijk te zijn om cursussen te plannen in de vakantie perioden. Dat is al gauw 10 weken per jaar! Deze valkuil is de gemeenste van de vier. Ik heb zo veel cursisten gehad die hun schouders ophaalden als ik ze aanraadde om rekening te houden met afwezigheid van ‘derden’ vanwege de invloed op hun eigen productiviteit: “Die paar extra telefoontjes zullen mij niet deren hoor!”

Valkuil 4

En dan zijn er nog heel veel meer tijd gerelateerde redenen waardoor een langere termijn planning niet zo goed uit de verf zal komen als je zou willen. Om er een paar te noemen:

• je hebt veel meer reistijd dan je denkt
• een collega die zwanger is en een paar weken afwezig zal zijn
• ouderschapsverlof van een collega
• ouderschapsverlof van jezelf
• wijzigingen in de schoolvakanties van je kinderen
• je moet een nieuwe collega inwerken
• je bent actief in commissies of tijdelijke werkgroepen

Juist als je voor bepaalde activiteiten wordt ‘vrijgesteld’ is het belangrijk om je werk en jouw activiteiten voor nevenfuncties goed te plannen rondom de pieken die zich vaak voordoen. Want èn een project op zijn hoogtepunt èn een personeelsfeest mee helpen organiseren èn een vakantie voor de deur geeft echt wel werkdruk!

Wat zijn jouw ervaringen met je jaarplanning? Deel ze hieronder in het commentaarveld.