Stapels, hoe kom ik er vanaf!

”Stapels overal, ik zie door de bomen het bos niet meer!” is een zin die ik als PEP coach vaak te horen krijg aan het begin van een trainingsdag met een nieuwe groep. Als ik ze vraag waar
ik hen als PEP coach het meest mee kan helpen, is stapels en een volle inbox (ook een stapel) één van de meest genoemde problemen.

Het opruimen en bijhouden van de e-mail inbox

is een klus waarvan niet iedereen inziet hoe belangrijk dat is. Als je inbox voller en voller raakt, dan heb je in principe dus een grote stapel onaf werk. Wat zit daar zoal tussen: Belangrijke stukken die gelezen moeten worden, taken die nog afgerond moeten worden en half af in de inbox wachten, bepaalde gegevens die iemand denkt binnenkort nodig te hebben, mails die bewaard worden vanwege het adres van de afzender, inlogcodes, funmail enzovoort.

Met onze PEP Efficiency Survey hebben wij de resultaten van 4000 PEP-deelnemers geanalyseerd en we kunnen nu met zekerheid vaststellen dat volle inboxen en achterstanden zeker tot stress leiden. Het is dus belangrijk om er iets aan te doen, om de achterstanden weg te werken en te voorkomen dat er zich nieuwe achterstanden gaan voordoen.

Stapels zijn er niet alleen in de inbox van het e-mail programma

Ook het fysieke inbakje of Te-doen-bakje zit vaak tot de nok toe gevuld met achterstallig werk wat al enige tijd af had moeten zijn en soms al maanden is blijven liggen. Moet je je voorstellen, een bureau vol met papieren, post-its, takenlijstjes en dergelijke! Naast dat een rommelig en vol bureau niet veel vertrouwen wekt is het ook nog eens een grote afleiding. Hoe ga je de stapels en achterstanden nu aanpakken?

Stapels wegwerken gaat in 3 stappen

1. isoleren
2. wegwerken
3. voorkomen

1. De eerste stap isoleren is snel gedaan.

Maak in je e-mail programma een aparte map aan (Parkeermap) om daar alle gelezen mails (die je dus nog moet opruimen) in te slepen, te parkeren. Nu heb je ze geïsoleerd van de recente en inkomende mails.

2. Dan start je met wegwerken.

Plan daarvoor iedere dag een kleine hoeveelheid tijd in en ga als volgt te werk. Je opent de jongste e-mail en neemt een beslissing aan de hand van de 4 D’s.

• Kun je het binnen 10 minuten afhandelen? DOE HET NU!
• Duurt het langer dan 10 minuten om af te handelen? (Doe het later) PLAN HET NU!
• Heb je het niet nodig of is het niet belangrijk? DELETE HET NU!
• Is de mail niet jouw verantwoordelijkheid of bestemd voor iemand anders? DELEGEER HET NU!

Bedenk dat bij de eerste regel DOE HET NU

ook hoort dat je de e-mail archiveert of in een leesmap sleept. En als je dan leeswerk hebt, dan plan je meteen leestijd in in je Agenda. Doe dit net zo vaak tot je alleen nog maar e-mails in die aparte Parkeermap hebt staan die ouder zijn dan 3 weken. Je hebt dan alle actuele zaken wel bij de hand gehad en als er nog iets moet gebeuren met een van die oudere mails, dan zoek je in je Parkeermap.

Volg hier de regel dat je niet gaat organiseren voor de uitzondering

Een oude e-mail gebruiken gebeurt meestal slechts bij uitzondering. Die laat je staan en als ze erg oud zijn geworden en je hebt er nooit iets mee hoeven doen, neem dan een beslissing. Er is natuurlijk wel een uitzondering te maken bij die ouder e-mails en dat zijn de mails die je bewaart omdat er (waardevolle) informatie instaat die je nodig hebt. Zoals inlogcodes (meteen ergens anders archiveren), of adressen (meteen in de Contactpersonen zetten).

3. Dan de derde stap, het voorkomen van achterstanden.

Dat is een belangrijke stap, want als je eenmaal je stapels hebt geïsoleerd dan is het wegwerken ervan alleen maar interessant als er aan de andere kant niet net zo hard weer stapels bijkomen. En wat blijkt nu? Bijhouden van een (bijna) lege inbox is vele malen gemakkelijker dan het bijhouden van een inbox waar veel mails instaan, ook al hoef je daar niets meer mee. Dat is hoe onze hersenen omgaan met stapels.
Succes!