Hoe je jouw mening kunt uiten tijdens vergaderingen
Bij sommige mensen ligt de drempel om zich te laten horen tijdens vergaderingen erg hoog. Het is niet dat ze niet willen bijdragen met goeie, originele ideeën, maar ze vinden het lastig het woord te nemen. Bijvoorbeeld door een gebrek aan zelfvertrouwen, waardoor ze gaan twijfelen aan hun eigen kennis en vaardigheden. Of omdat ze bang zijn voor eventuele negatieve reacties van collega’s of leidinggevenden. Of omdat ze nog weinig ervaring hebben met spreken in het openbaar en sowieso niet makkelijk uit hun woorden komen.
Wat de reden ook mag zijn, assertief vergaderen kan niet alleen je productiviteit verhogen, maar is ook goed voor je persoonlijke ontwikkeling. Je wordt actiever, leert jezelf beter te uiten en je stelt je wat meer open en toegankelijk op. Uiteindelijk is het in ieders belang die goeie ideeën wel te delen voor een betere besluitvorming. Dus zonde om niets te zeggen.
Hoe dan wel?
Wat kun je wel doen om deze barrières te overwinnen? Hoe zorg je ervoor dat je jouw stem laat horen en jouw waardevolle inzichten deelt tijdens vergaderingen? In dit blog geven we je 5 praktische tips om je zelfvertrouwen te vergroten en assertiever te worden, zodat je met gemak het woord neemt en je ideeën vol overtuiging presenteert.
1. Wees voorbereid en besluit vooraf wat jouw inbreng wordt
Een goede voorbereiding is het halve werk. De eerste stap naar assertief vergaderen begint vóór de vergadering. Bereid je goed voor door de agenda te kennen, te weten wie er aanwezig zullen zijn en het doel van de vergadering te begrijpen. Deze voorbereiding geeft je meer zelfvertrouwen.
Op basis van de agendapunten bepaal je jouw inbreng. Wat vind jij van het nieuwe project? Welke suggesties heb jij voor de het nieuwe HR-systeem? Wil je deelnemen aan de organisatie van het volgende teamuitje? Bepaal vooraf je standpunten en wat je hierover wilt zeggen.
2. Kies een strategische plek
De plek waar je zit maakt uit. Wanneer je de vergaderruimte binnenloopt, kies dan een strategische plek om te zitten. Zorg ervoor dat je iedereen kunt zien en aanspreken, vooral de voorzitter van de vergadering. Dit vergroot je zichtbaarheid en zorgt ervoor dat niemand je over het hoofd ziet.
3. Luister kritisch
Een belangrijke stap tijdens de vergadering is luisteren. Je hoeft niet gelijk als eerste jouw mening te ventileren. Luister eerst kritisch naar wat er gezegd wordt. Aandachtig en kritisch luisteren is een van de belangrijkste assertieve handelingen.
Hoe je dat doet? Let op tegenstrijdigheden en feitelijke onjuistheden. Spreek je uit wanneer iemand iets zegt dat niet klopt. Dit toont aan dat je goed oplet en bereid bent om fouten te corrigeren. Doe dit op een assertieve en opbouwende manier, bijvoorbeeld: “Ik hoor een tegenstrijdigheid in wat je zegt. Klopt dat?” in plaats van “Er klopt niks van wat jij zegt!”
4. Geef jouw inbreng en spreek
Zodra je de sfeer en de onderwerpen hebt gepeild, is het tijd om zelf je inbreng te geven. Je weet al waar je iets over wilt zeggen, omdat je dit in stap 1 hebt voorbereid.
Breng je standpunt naar voren zodra er een opening is. Wacht niet te lang, anders kunnen anderen je voor zijn en kan er een ingewikkelde discussie ontstaan. Spreek met een versterkte stem en gebruik subtiele handgebaren om je woorden te onderstrepen. Het gaat erom dat je gehoord wordt, zonder dat het een 'kijk-naar-mij'-show wordt.
5. Neem een actiepunt op je
Aan het einde van de vergadering is het tijd om actiepunten te verdelen. Laat ook hier je assertiviteit zien door vrijwillig een actiepunt op je te nemen. Kies iets dat bij jou past en waar je interesse in hebt. Dit kan bijvoorbeeld de organisatie van een teamuitje zijn. Zo heb je voor de volgende vergadering automatisch weer een spreekmoment als je vertelt wat de status is van jouw actiepunt.
6. Stel een vraag
De vragenronde aan het eind van de vergadering is ook een kans om van je te laten horen. Managers, teamleiders en directie willen weten wat er speelt. Stel een kritische vraag of breng iets nieuws ter sprake. Misschien mis je een goed koffiezetapparaat of vind je dat de airco te hoog staat. Door dit te melden, laat je zien dat je betrokken bent en durft te spreken.
7. Non-verbale communicatie
Wist je dat je non-verbale communicatie eigenlijk meer zegt dan gewone taal? Je lichaamstaal is essentieel tijdens een vergadering, of je nu aan het woord bent of luistert. Beweeg en toon je aanwezigheid en aandachtigheid. Sla je benen eens over elkaar, leun achterover en daarna weer met je ellebogen op tafel, en richt je naar degene die spreekt. Een actieve lichaamshouding straalt niet alleen zelfvertrouwen uit, maar houdt je ook bij de les.
Samengevat
Assertief vergaderen kan je werkervaring aanzienlijk verbeteren. Door goed voorbereid te zijn, slim je plek te kiezen, aandachtig te luisteren, je mening duidelijk te geven, actiepunten op je te nemen en vragen te stellen, maak je een positieve indruk en verhoog je je productiviteit. Let op je non-verbale communicatie om je woorden kracht bij te zetten. Met deze tips wordt vergaderen een stuk zinvoller en effectiever.
Wil je hier eens van gedachten over wisselen?
Je kan altijd contact opnemen: siok@tijdenresultaat.nl
