Je begint aan je dag en je neemt jezelf voor:
“Vandaag maak ik deze 3 dingen af”
Je zet een kop koffie en gaat zitten.
Je hebt je pc nog amper opgestart, of daar begint het:
Een berg nieuwe mailtjes, waarvan er ook nog 3 met de status ‘dringend’.
Prompt gaat je telefoon en in de gauwigheid zie je dat je ook nog een paar meetings hebt vandaag..
Toch maar even opnemen, want als er gebeld wordt, zal het wel dringend zijn..
Dit bleek inderdaad zo te zijn, alleen, niet voor jou….
Consequentie
Je bent gelijk uit je ritme.
Nu heb je het gevoel dat je gelijk al begint met een achterstand.
En dat geeft een gejaagd gevoel voor de rest van de dag.
Want in je volgepropte agenda is er ook geen tijd om dit nog in te halen.
Dus werk je ’s avonds nog maar even door.
Is dit iets wat jou dagelijks gebeurt?
Staat jouw agenda structureel te vol gepland?
Visueel maken van waar je mee bezig bent (geweest) helpt.
Plannen is iets wat je kan leren.
Geheid dat het beter wordt.
Vorige keer heb ik het gehad over een jaaroverzicht en hoe je dat in vijf stappen kunt plannen.
Dat waren de grote lijnen, de kapstok.
In dit blog gaan we het jaaroverzicht verder invullen door het nog concreter te maken in een maand- en een weekoverzicht. Het enige wat je er voor nodig hebt is een agenda. In Outlook of Google, dat maakt niet uit.
Nog twee opmerkingen voor we beginnen, omdat we geneigd zijn die over het hoofd te zien:
Feestdagen en vakanties
Heb je de feestdagen en vakanties al in je agenda gezet? Zowel de Google als de Outlook agenda hebben de optie om de feestdagen aan te vinken.
Bij Outlook klik je op OPTIES -> AGENDA ->
Bij Google staat links bij de agenda’s deze optie:
Voeg zelf je vakanties toe en alle dagen waarvan je nu al weet: Dan werk ik niet. Misschien komt er een verbouwing aan of wil je een aantal rustige dagen na een heel drukke periode. Hou daar nu alvast rekening mee.
Een werkjaar bestaat niet uit 52 weken.
Een werkjaar bestaat uit minder dan 52 weken. Als je alle schoolvakanties en feestdagen eraf haalt blijven er 40 echte werkweken over. Hou daar rekening mee als je je werk en projecten gaat plannen.
Maak ook niet de denkfout dat je aan het begin van het jaar 6 maanden hebt tot de zomervakantie. Je hebt al te maken met de voorjaars- en de meivakantie en een aantal lange weekenden. Dat is dus maar 5 maanden tot de zomervakantie.
Na de zomervakantie heb je ongeveer 4 maanden tot de kerst. De maand december begint de eindejaar stress al, dus het liefst wil je je projecten af hebben vóór die tijd. Dat houdt in dat je eigenlijk nog maar 3 maanden overhoudt.
Lees anders nog het blog Vier valkuilen in je jaarplanning
Goed, verder met stap 1
Stap 1 Grote keien eerst
Laten we beginnen met de grote keien. Als je deze metafoor van Stephen Covey nog niet kent, kijk dan even dit filmpje van op YouTube. Werkzaamheden worden ingedeeld in keien (de echt belangrijke zaken), de kiezels (de wat minder belangrijke zaken) en het zand en water (deze taken zijn niet belangrijk, maar je moet ze wel doen.)
Grote keien zijn bijvoorbeeld projecten die je in stukken opdeelt.
“Begin with the end in mind”
Ook een uitspraak van Covey. Zet de opleverdatum van het project in je agenda, en plan blokken tijd vanaf de deadline terug naar nu. Het geeft veel meer energie als je steeds een stukje kunt afvinken, in plaats van alles op één hoop te schuiven. Begin op tijd!
Andere grote keien zijn bijvoorbeeld de voorbereidingstijd van functioneringsgesprekken en de uitwerking ervan. Of het opstellen van beleidsstukken, het schrijven van adviezen en rapportages. Het zijn taken waar je concentratie voor nodig hebt. Heb je achterstanden? Plan die ook als zijnde grote keien, of als focustijd.
Wanneer plan je?
Plan 1 à 1,5 uur in je agenda voor dit soort belangrijke taken. Je kunt deze tijdsblokken een bepaalde kleur geven en dagelijks terugkerend in je agenda zetten. Ook als je nog niet precies weet welke concentratie-taak je in dat uur gaat doen.
Het liefst plan je deze focustijd in de ochtend. De meeste mensen zijn dan op hun best. En bij voorkeur vóórdat je aan je mail begint. Natuurlijk kun je je mail wel eerst scannen. Bij sommige functies kan dan niet anders. Stel jezelf wel een limiet zodat je ook die belangrijke taak oppakt. Het risico dat je in je mail blijft hangen is namelijk groot.
Stap 2 Kiezels
Concrete voorbeelden van de kiezels zijn bijvoorbeeld het wegwerken van je mail, korte notulen, het bijhouden van je urenregistratie, bepaalde administratieve taken. Het zijn zaken waar je niet heel veel concentratie voor nodig hebt. Vaak zijn het terugkerende taken. Hier ben je misschien een half uur mee bezig. Deze plan je na de grote keien. Zet ze dus wél in je agenda met een terugkeerpatroon.
Stap 3 Zand en water
Zand en water zijn nog minder van belang, maar als je het niet doet krijg je er op den duur wel last van (of niet). Ze zijn niet urgent of dringend. Dus bepaalde telefoontjes, routinematige klusjes waar je minder dan 10 minuten mee bezig bent. Deze klusjes doe je vaak even tussendoor. Ongemerkt nemen deze taken bij elkaar opgeteld toch wel een uur per dag in beslag. Probeer ze daarom te bundelen en reserveer er dagelijks een uur voor in je agenda. Dat geeft een realistischer beeld van je tijdsbesteding.
Stap 4 Plan je adhoc tijd ook
Adhoc zaken, dus alles wat onverwacht gebeurt, nemen ook tijd in beslag. Als ik aan cursisten vraag hoeveel tijd ze dagelijks kwijt zijn aan adhoc zaken, ligt het gemiddelde zeker op 2 à 3 uur. Het vervelende van onverwachte zaken is dat je zeker weet dat het gebeurt, je weet alleen niet hoe laat precies en hoe lang het duurt.
Ik geef wel eens de opdracht om drie dagen lang een tijdsbesteding per dag bij te houden. Steevast schrikken mensen van hoe vaak ze gestoord worden door vragen van collega’s. Of, tijdens deze lange periode van thuiswerken, door gezinsleden, huisdieren, buren, etc. En hoeveel tijd ze dat kost.
Het is dus helemaal niet gek als je die twee uur adhoc tijd in je agenda opneemt. Bijvoorbeeld onder de titel Onvoorzien, belafspraken, inloop-uur. En op voorlopig bezet, zodat het geen ‘harde’ afspraak is. Mocht er niks gebeuren, kun je werken aan belangrijke taken. Mocht er wel wat gebeuren, heb je dat voorzien in je planning. Dat scheelt stress.
Tijd vliegt
De tijd vliegt voorbij op een drukke dag. Zie je nu hoe weinig tijd je per dag nog overhoudt als je al je taken visueel maakt in je agenda?
Tel maar op: De keien 1,5 uur, de kiezels, 3 x een half uur, het zand en water, 1 uur, en 2 uur adhoc is samen al 6 uur. Dan hebben we nog niet eens de vergaderingen, Teams sessies of Google hangouts sessies gepland. Daarom is het zo belangrijk om deze zaken alvast ver vooruit in je agenda te zetten.
Je hoeft je afspraken ook niet gelijk helemaal dicht te zetten. Je kan er in Outlook ‘voorlopig bezet’ afspraken van maken. (Deze optie is er niet in de Google-agenda, daar heb je alleen de keuze tussen ‘vrij’ en ‘bezet’)
Dan ben je niet bezet en kan een collega of secretaresse er nog ‘doorheen’ plannen. Maar zo heb je wel scherp op je netvlies waar jij je tijd op voorhand al aan kwijt bent. En dat maakt het weer makkelijker om ‘nee’ te zeggen.
Als nu blijkt dat je structureel teveel hebt om te kunnen plannen op een dag, dan heb je dit in ieder geval aantoonbaar gemaakt. Dan kun je een gesprek aangaan met je manager en precies laten zien waar het gaat wringen.
Conclusie
Het klinkt tegenstrijdig, maar juist door meer te plannen creëer je meer vrijheid. Zeker als je de adhoc zaken gaat plannen zorg je voor meer lucht in je agenda. Misschien is het even wennen om lege blokken uit voorbehoud in je agenda te zetten, maar je zal zien, ze zijn gevuld voor je het weet.
Cadeautje
Ik heb een leuk jaaroverzicht voor je gemaakt waar je de grote keien vast in kunt zetten. Dit is de voorloper van de uitgebreidere doelen planner 2021 die ik in de workshop Doelen stellen ga introduceren. Nieuwsgierig naar het jaaroverzicht? Klik dan hier.
Wil je dat ik een keertje meekijk in je agenda? Om te kijken of het nog efficiënter kan? Of ben je nieuwsgierig naar onze PEP ® trainingen?
Mail of bel mij gerust 06-1946 4430
Of mail siok@tijdenresultaat.nl
PEP ® is a registered trademark, owned and licensed by IBT Europe BV trading as PEPworldwide Europe.
