Geschreven door: Angeline Teo, PEPWorldwide Asia
Papier aanpakken en wegwerken
Steeds meer bedrijven gaan over op een elektronisch documentensysteem en willen af van het (ouderwetse) papiersysteem. We kunnen er alleen niet omheen dat de meerderheid van bedrijven nog steeds met een gigantische hoeveelheid papier om moet gaan.
Eén van de redenen hiervoor is dat mensen het makkelijk vinden om te werken met iets dat ze aan kunnen raken – in dit geval papier. Een andere reden is dat veel bedrijven niet het budget hebben om zichzelf te verrijken met de juiste tools en technologie.
Toch is het aanpakken van het papier de eerste cruciale stap in het proces van goed georganiseerd zijn. Hierna wordt de weg naar efficiency makkelijker en sneller.
Hoe kun je nu slim omgaan met al dat papier?
Organiseer je papieren documenten aan de hand van hoe vaak je ze gebruikt: De stukken die je vaak gebruikt moeten binnen handbereik zijn. De rest kun je verder weg opbergen.
Maak een 3-delig systeem aan voor het beheren van de papier-stroom .
- Werkdocumenten die taken en projecten betreffen die op dit moment relevant zijn of waar je vaak mee werkt. De documenten die hierbij horen moet je binnen handbereik hebben.
- Referentiemateriaal bestaat uit documenten die je nodig hebt om je werk te doen, maar die niet het werk zelf, inhoudelijk, betreffen. Deze hoeven niet perse binnen handbereik te zijn.
- Archief is alles wat niet meer actueel is maar wel bewaard moet worden. Deze behoren buiten jouw kantoor bewaard te worden.
Voor je persoonlijke werkdocumenten is ook een systeem nodig
Maak een lijst met de hoofdverantwoordelijkheden van je functie en de informatie die je nodig hebt voor ieder specifieke gebied. Dan weet je wat er bij elkaar hoort en wat je van elkaar gescheiden moet opbergen.
Kies een hangmappenlade voor werkdocumenten die je binnen handbereik moet hebben. Zorg dat er alleen werkdocumenten in de hangmappen terecht komen. Verwijder al het andere materiaal en berg het op bij het referentiemateriaal of breng het naar het archief.
Maak een aparte hangmap (of ordner) voor ieder project of activiteit. Op die manier zorg je ervoor dat alle papieren na gebruik weer op de juiste plek opgeborgen worden.
Voor het labelen en terugvinden
is het van belang een systeem op te zetten dat voor jezelf en voor je collega of assistent makkelijk is om mee te werken. Schrijf met grote en duidelijke letters voor het makkelijk terugvinden van documenten.
Maak duidelijke categorieën en subcategorieën zodat je ogen gemakkelijk en snel kunnen scannen om de juiste documenten te vinden.
Creëer voor de manager een index voor groot referentiemateriaal.
