De (Not-) To-Do-List

Een To-Do-List is een van de belangrijkste hulpmiddelen om je werk te plannen. Als het goed is staat alles erop dat je moet doen, met bij iedere taak de datum waarop je aan de taak wilt gaan werken.

In dit artikel wil ik het met je hebben over het gebruik van een not-to-do-list. Een lijst met Taken die je niet, nog niet, helemaal niet of op een heel andere manier gaat doen. Met als doel om ruimte te scheppen. Ruimte voor iets dat voorrang moet krijgen. En dan is het goed om te bepalen welke zaken je (voorlopig) gaat schrappen.
Wanneer maak je nu een dergelijke lijst?

Wanneer is het tijd voor een echte Not-To-Do-List?

Wanneer is het nodig om eens rigoureus te schrappen of om bewust uit te stellen? Wanneer is het tijd voor een echte Not-To-Do-List?

• Als je erg moe bent
• Als je te veel te doen hebt
• Als je je langere tijd moet focussen op een speciaal project
• Als je wilt (of moet) inkrimpen
• Als je een overstap gaat maken
• Als je van functie gaat veranderen
• Vlak voor je vakantie
• Als je pensioen in zicht komt

Schrappen en oppoetsen

Zelfs als er geen reden is zoals boven beschreven om te schrappen of om uit te stellen, kan het goed zijn om je Takenlijst eens kritisch te bekijken.
Als je een aanhanger bent van GTD dan zul je naast de lijst met eerstvolgende acties ook een lijst hebben met ooit/misschien. En die is waarschijnlijk veel langer dan je lief is.

Okay, wat je reden ook is, we nemen je Takenlijst eens onderhanden, we halen het onkruid weg, we poetsen hem op en we laten hem uitnodigend blinken.

Dit is wat je gaat doen

1. Schrap alle taken die al gedaan zijn of niet meer gedaan hoeven te worden

Je moest eens weten hoeveel mensen een To-Do-List hebben die ze niet hebben bijgehouden. En dan lijkt het allemaal veel erger dan het in werkelijkheid is. Dus eerst gewoon schoon schip maken.

2. Maak een aparte lijst met alle low-impact Taken, dat zijn Taken

• die verouderd zijn, een overblijfsel van vroegere protocollen
• die zoveel energie en aandacht vergen dat het niet in verhouding staat tot de resultaten
• die waarschijnlijk nooit gedaan zullen worden
• die een veel te lage prioriteit hebben
• waar je al heel lang niet aan toegekomen bent en waar je voorlopig ook niet aan toe zult komen
• waarmee je prima kunt leven en werken als ze niet gedaan worden

Deze Taken zijn meestal ‘low-impact’ Taken, dus waar weinig afbreukrisico aan vast zit. Dat is belangrijk om in je achterhoofd te houden als je opnieuw deze lijst bekijkt en je je bij elke Taak afvraagt of je

• de Taak kunt schrappen
• de Taak kunt uitstellen
• de Taak kunt delegeren
• er hulp bij kunt krijgen
• hem kunt ruilen voor een leukere Taak van iemand anders zijn low-impact lijst

3. Maak een lijst van Taken die je niet leuk (meer) vindt en die je wilt oppoetsen

Het oppoetsen van een Taak is iets waar je even voor moet gaan zitten. Je moet nadenken, brainstormen, creatief zijn, out of the box denken en meer van dat soort mentale activiteit. Het kan heel verfrissend zijn om het samen met iemand te doen die inhoudelijk weinig van jouw werk weet. Daar komen vaak de meest onverwachte ideeën vandaan. Als het je lukt om een Taak op te poetsen dan geeft dat enorm veel energie.

Hoe werkt dat, een Taak oppoetsen?

Onderzoek welk element(en) van de Taak jij niet leuk vindt (de reden is niet belangrijk)
Schrijf die elementen op
Vraag je af of het element dat de taak niet leuk maakt weggelaten kan worden of vervangen door iets leukers
Vraag jezelf af of de hele taak simpeler kan of sneller.
Vraag je af of deze taak compleet anders en daardoor leuker kan
Bedenk welk element je aan deze taak kunt toevoegen om te kunnen genieten: als ik dit toch moet doen, hoe kan ik het dan leuker maken voor mezelf, hoe krijg ik er meer energie van?

Voorbeeld

Ik heb me afgevraagd hoe ik mijn reistijd (je weet wel, ik kom altijd naar je toe!) kan oppoetsen.
Ik ben begonnen met na te denken wat me niet aanstaat aan het reizen naar klanten en er waren twee elementen: ik kan de tijd niet benutten als ik in de auto zit en ik sta steeds weer in de file wat ik heel vermoeiend rijden vind.

Ik bedacht dat een chauffeur wel erg zalig zou zijn (vervangen van vermoeiend rijden). Viel af vanwege hoge kosten.

De mogelijkheid om met de trein te reizen en onderweg te kunnen werken of lezen heb ik ook overwogen (de taak anders uitvoeren). Viel af voor een groot deel van mijn klanten, omdat die niet echt goed bereikbaar waren met het openbaar vervoer.

Goed, als ik dan toch zelf naar klanten ga rijden en vroeg op moet staan om de files zoveel mogelijk te vermijden, wat kan ik dan toevoegen om de reis aantrekkelijker te maken?

En ik was verbaasd dat het antwoord zo gemakkelijk was en dat ik er nog nooit bij stil had gestaan. Ik kan onderweg een van mijn hobby’s uitoefenen: fotograferen!

Tegenwoordig zoek ik van tevoren uit of er vlak bij de klant een gebied is waar ik graag een uurtje zou willen rondkijken en foto’s maken. Ik kan haast niet wachten om lekker vroeg op stap te moeten. ’s Morgens te fotograferen, overdag het werk te doen dat ik graag doe en ’s avonds mijn foto’s te bewerken.

Samengevat: de Not-To-Do-List in actie in 6 stappen

1. Sta eens stil bij je Takenlijst en ga schrappen, uitstellen, delegeren en hulp vragen.
2. Maak een lijst van taken die je wilt oppoetsen.
3. Vraag je per taak af of het simpeler kan.
4. Vraag je af of het anders en leuker kan
5. Bedenk welk element je aan een taak kunt toevoegen om te kunnen genieten.
6. Bedenk dat veel niet gedaan hoeft te worden zoals het gevraagd wordt of zoals het is aangeleverd!

Wat heb jij gedaan om een Taak op te poetsen?

Deel die oplossingen met ons in het commentaarveld hieronder.

Nog steeds een berg taken over en daar niet uit kunnen kiezen? Neem een kijkje bij onze een persoons PEP training of PEP voor het team trainingen. Of vul gewoon het contactformulier in, en dan nemen wij contact op met jou. 

foto © Selma Mulder