Hoeveel tijd verspil jij met het steeds opnieuw openen van dezelfde mails?
Herken je dit? Je opent ’s ochtends Outlook en ziet tientallen, misschien wel honderden mails in je inbox. Sommige heb je al drie keer aangeklikt. Andere zijn belangrijk, maar verdwijnen steeds verder naar beneden. Je schuift het voor je uit en denkt: Daar moet ik nog wat mee.
Het resultaat? Onrust in je hoofd. Je inbox voelt als een rommelige stapel werk waar je steeds opnieuw doorheen moet bladeren. En ondertussen blijft het knagen: Wat vergeet ik nu?
Ik herken dat gevoel maar al te goed. En precies daarom hanteer ik één duidelijke regel: mijn inbox moet leeg zijn.
Waarom mails laten staan onrust geeft
Stel je voor: je komt thuis en er ligt post op de mat. Je pakt de enveloppen op, scheurt er een paar open, leest vluchtig, maar legt ze daarna terug op de grond. Morgen komt er weer een stapel bovenop. En overmorgen nog een. Binnen een week ligt de hal vol.
Dat zou je nooit doen met je gewone post. Waarom dan wel met je e-mail?
Of neem de spoedeisende hulp als voorbeeld. In de wachtkamer zitten tientallen patiënten. Stel je voor dat de arts steeds weer langsloopt en vraagt: “Waarom zit jij hier ook alweer?” Zonder triage zou de situatie snel uit de hand lopen. Bij je inbox werkt het precies zo: berichten horen niet te blijven “wachten”.
Wat kun je concreet doen?
Vanaf nu stoppen met uitstellen. Elke mail die binnenkomt, bekijk je maar één keer. Daarna beslis je:
- Moet ik hier iets mee?
- Ja → zet er een vlag met begindatum op (bijvoorbeeld: dinsdag starten met dit rapport).
- Nee → archiveer of verwijder.
- Hoe urgent is het?
- Als het nu moet → pak het direct op.
- Als het later kan → plan het als taak in agenda.
- Waar hoort het thuis?
- In je agenda of takenlijst, maar niet in je inbox.
Zo maak je van je inbox een triageplek, geen opslagplaats.
Voorbeelden uit de praktijk
- Je krijgt een mail met een offerte die je vrijdag wilt bespreken. Vlag met begindatum “vrijdag”, archiveer. Outlook zorgt ervoor de taak vrijdag vanzelf in je takenlijst verschijnt. Zo kun jij het uit je hoofd zetten.
- Een collega vraagt je om input voor een presentatie, deadline volgende week woensdag. Jij zet de vlag op maandag: dan begin je eraan. Geen stress tussendoor, want je weet dat het terugkomt.
- Een nieuwsbrief die je misschien later wilt lezen? Maak een aparte map “Lezen” en verplaats hem daarheen. Of beter nog: schrijf je uit van nieuwsbrieven die je toch niet leest.
Wat levert het op?
Door je inbox leeg te maken:
- Houd je overzicht en rust.
- Stop je met eindeloos klikken en teruglezen.
- Weet je zeker dat je niets vergeet.
- Werk je systematisch in plaats van op gevoel of toeval.
Kortom: je inbox is geen to-do-lijst en geen archief. Het is je digitale deurmat. Post laat je daar ook niet liggen, dus mails ook niet.
Conclusie
Een lege inbox is geen luxe, maar een must. Het vraagt wat discipline, maar levert veel meer rust, grip en focus op. Probeer het eens een week: verwerk elke mail meteen, archiveer de rest, en gebruik vlaggen met begindatum voor je acties. Wedden dat je daarna nooit meer terug wilt naar een volle inbox?
👉 Wil je hier meer over leren of dit samen met je team aanpakken? Neem gerust contact met me op siok@tijdenresultaat.nl of schrijf je in voor onze PEP-training.
Succes gegarandeerd!
