Beheer je tijd effectief: Voorkom de valkuilen van e-mail en hou de regie over je eigen tijd
In onze moderne, hectische werkwereld lijkt e-mail onlosmakelijk verbonden met ons dagelijks leven. Toch zijn er twee veelvoorkomende valkuilen waar we met z’n allen in trappen: de constante drang om elke inkomende e-mail onmiddellijk te beantwoorden en het risico om te verzanden in eindeloze e-mailwisselingen. Herken je jezelf in deze valkuilen?
Valkuil 1: De drang om onmiddellijk te reageren
Het is verleidelijk om bij elke ping van je inbox onmiddellijk te kijken en gelijk te reageren op elk bericht. Echter, deze impulsieve reacties leiden onherroepelijk tot versnipperde aandacht en verminderde productiviteit. Stel jezelf de vraag: Is deze e-mail echt mijn prioriteit op dit moment?
Valkuil 2: Verstrikt raken in eindeloze e-mailwisselingen
Verstrikt raken in je e-mail is zo gebeurd. Een eenvoudige vraag kan snel uitmonden in een eindeloze uitwisseling van berichten. Om dit te voorkomen, overweeg voor je die e-mail gaat beantwoorden: Kan ik ervoor zorgen dat dit niet leidt tot een eindeloze e-maildiscussie? Het vermijden van langdurige discussies via e-mail kan tijd besparen en de efficiëntie vergroten.
Train jezelf
Door jezelf te trainen eerst deze 5 onderstaande vragen te stellen, leer je deze valkuilen te vermijden.
1. Is deze e-mail echt mijn prioriteit op dit moment?
Voordat je deze e-mail opent, stel je jezelf eerst de vraag of dit wel het juiste moment is om je aandacht hieraan te besteden. Zijn er urgentere taken die op je liggen te wachten? Dan is het verstandiger om je e-mail even te laten voor wat het is en je te richten op de taken die op dat moment het belangrijkst zijn. Ga aan de slag met wat de meeste impact zal hebben.
2. Kan ik ervoor zorgen dat dit niet leidt tot een eindeloze e-mailwisseling?
Eenmaal geopend, kan een e-mail leiden tot een reeks vervolgberichten en discussies. Voordat je antwoordt, overweeg of je dit onderwerp niet beter kan bespreken tijdens een vergadering of over de telefoon. Probeer onnodige e-mailwisselingen te vermijden en kies voor de meest effectieve communicatiemethode.
3. Zou een telefoongesprek effectiever zijn?
E-mail is prima voor bepaalde soorten communicatie, maar een telefoongesprek kan veel effectiever zijn. Als het onderwerp complex is of als er snel beslissingen moeten worden genomen, is het sneller en beter om de telefoon op te pakken. Directe communicatie helpt misverstanden te voorkomen en kan tijd besparen in vergelijking met het heen en weer sturen van e-mails.
4. Leidt het af van een grotere taak?
E-mails kunnen snel afleiden van grotere taken waaraan je werkt. Als je bezig bent met een belangrijk project, overweeg dan om je e-mail tijdelijk uit te schakelen om ongestoord aan je taak te kunnen werken. Het verminderen van afleiding helpt je om je te concentreren op wat echt belangrijk is en verhoogt de algehele productiviteit. Hoe? Bekijk de 30 seconden video hieronder. En niet vergeten je Offline knop weer uit te zetten als je weer online wilt werken!
5. Is het dringend of kan het wachten?
E-mails kunnen per definitie niet dringend zijn. Als jouw onmiddellijke aandacht vereist is, bellen mensen je wel. Voordat je reageert op een schijnbaar dringend e-mailtje, beoordeel de urgentie van de boodschap. Als iets kan wachten tot later op de dag of zelfs de volgende dag, overweeg dan om je tijd op dat moment te besteden aan meer dringende zaken. Door prioriteit te geven aan urgente taken, kun je je tijd effectiever beheren.
Word geen mailslaaf
Laat jezelf niet veranderen in een 'mailslaaf' en wees liever de regisseur van je eigen tijd. Door jezelf steeds deze 5 vragen te stellen voordat je aan je mail begint, bepaal je veel meer hoe jouw dag eruit ziet.
Bang dat je dingen mist? Dan nog een laatste tip: Blok maar eens 3 x 1 uur mailtijd in je agenda, en hou je daaraan. De rest van je dag besteed je aan je andere prioriteiten. Op die manier beperk je je mailmoment en krijg je meer rust in je hoofd.
Wil je meer leren over productiviteit en effectief tijdsbeheer? Schrijf je in voor één van onze PEP trainingen, Voor jouw team of voor jou alleen.
Of plan een half uur kennismaking in om de mogelijkheden door te nemen. Mail naar siok@tijdenresultaat.nl.
