Heb je wel eens gehoord dat hele grote mailboxen ook slecht kunnen zijn voor het milieu? Die vraag kwam de afgelopen weken een aantal keer voorbij.
Gewetensvraag:
Even een gewetensvraag. Hoe vaak check jij je e-mail? Dagelijks? Meerdere keren per dag? Tien keer per uur? Het lijkt misschien een onschuldige gewoonte, maar wist je dat ons overmatig e-mailverkeer en die uitpuilende mailboxen een behoorlijke impact hebben op de servers die ze draaiende houden? Wat kun je als Outlook gebruiker doen om minder server capaciteit te gebruiken en op die manier wat milieuvriendelijker te werken?
De impact van overbelaste servers
Een server wordt meer belast als er frequenter e-mails worden verzonden en ontvangen. Constante communicatie genereert meer verzoeken en vereist meer serververmogen.
Stel je eens een server voor als een digitale ober die continu jouw e-mails serveert. Hoe meer e-mails hij moet dragen, hoe zwaarder zijn dienblad wordt. Te veel e-mails en te weinig ruimte in je mailbox zorgen ervoor dat deze ober (lees: server) overuren draait. Dit leidt niet alleen tot trage e-mailprestaties, maar ook tot een hoger energieverbruik en een grotere ecologische voetafdruk.
Duurzaam e-mailgedrag: Tips voor een groenere inbox
- Inbox-opruiming: Je mail is geen opslagplaats. Ruim regelmatig je inbox op en verwijder onnodige e-mails. Een gestroomlijnde inbox is niet alleen goed voor je gemoedsrust, maar ook voor het ontlasten van overbelaste servers. Je kunt weg te gooien mails heel snel bundelen met de Shifttoets en je muis. Dan kun je per badge je mail weggooien.
Nb. Met SHIFT + A selecteer je je hele inbox. Dat kan natuurlijk ook, maar als je meer dan 200 of 250 mailtjes in één keer wil weggooien, is de kans groot dat Outlook ‘niet reageert’.
- Unsubscribe: Heb jij een overvolle map met nieuwsbrieven die je van plan bent ooit nog door te lezen? Hoe relevant is de inhoud nog? Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch nooit leest. Minder e-mails betekent minder druk op de servers. Een win-win!
- Bijlagen beperken: Grote bijlagen in e-mails belasten niet alleen jouw inbox, maar ook de servers die ze verwerken. Bijlagen nemen veel meer ruimte in beslag dan alleen tekst, vooral als veel gebruikers regelmatig grote bestanden over en weer sturen. Beperk je tot alleen de broodnodige bijlagen sturen, als het echt niet anders kan. De groenere optie is de bijlage op slaan en alleen een link te sturen.
- Offline lezen: Open je e-mails offline wanneer mogelijk. Met het gebruik van de offline modus zorg je ervoor dat e-mails gedownload worden en opgeslagen worden op je apparaat. Zo verminder je de belasting op servers tijdens piekuren. Over offline werken kun je dit blog met video er nog even op naslaan.
Conclusie
Natuurlijk kan het voelen als een druppel op een gloeiende plaat, maar een beetje inboxminimalisme kan geen kwaad. Door bewust om te gaan met onze e-mailgewoonten, verminderen we de druk op servers en dragen we bij aan een groenere planeet. Dus, de volgende keer dat je je inbox opent, denk er eens over na hoe je e-mailgedrag een verschil kan maken. Een kleine stap voor je inbox, een grote sprong voor het milieu!
Ook een groenere inbox?
Natuurlijk kunnen wij jou en je team helpen met duurzamer mailen en inboxminimalisme. Neem maar eens een kijkje bij onze PEP trainingen, of mail mij voor meer info: siok@tijdenresultaat.nl
