Weet je het nog? In het vorige blog heb ik wat verteld over het Doe Het Nu principe. Doe Het Nu, of beslis nu, is de kern van onze efficiencytrainingen van PEP worldwide. In het vorige artikel hebben we de beslissingen gelinkt met de kleuren rood, oranje, groen.
Even opfrissen
Hoe zat het ook al weer?
Het gaat om verschillende soorten vragen of verzoeken die aan jou gesteld worden. Bij de eerste categorie (ROOD) moet je direct in actie komen. Bij de tweede categorie (ORANJE) kun je de actie later plannen. En bij de laatste categorie (GROEN) hoef je helemaal niet te reageren.
ROOD staat dus voor: Gelijk afhandelen, zaken zijn dringend, het kan niet anders. Geen twijfel over mogelijk.
ORANJE staat voor: Het is belangrijk, maar het hoeft niet nu. Je zegt bijvoorbeeld dat je de mail goed ontvangen hebt, en dat je er aan het eind van de week mee aan de slag gaat. En natuurlijk plan je dat ook in je agenda, zodat je het uit je hoofd kunt zetten.
En GROEN: Hier gaat het om acties die jij niet gaat doen. Bijvoorbeeld taken die foutief bij jou terecht zijn gekomen. Die delegeer je. Of prioriteiten en deadlines van anderen. Om vragen die ze al veel eerder hadden kunnen stellen. Deze vragen zijn verstorend en halen je uit je ritme. Je hoeft ze zeker niet direct te behandelen, tenzij ze van je leidinggevende komen. Maar dan kun je in ieder geval vragen welke andere taak je mag laten vallen.
Direct reageren?
Vaak schiet je toch gelijk in de actie modus, vooral als je het antwoord wel weet en de ander verder kunt helpen. Dat is zeker collegiaal en behulpzaam, maar niet altijd nodig. De keerzijde van de medaille is namelijk dat je je eigen werk laat liggen. Voor je er erg in hebt ben je een half uur verder met uitleggen en moet jij daarna rennen naar een vergadering. Als je wordt beschouwd als iemand die altijd voor iedereen klaar staat, voelt dat misschien fijn, maar het gaat ook ten koste van je productiviteit. Je hoeft dus niet direct overal op te reageren. Doe daarom eerst de Quickscan.
Gelijk beslissen met de Quickscan
Stel jezelf steeds weer deze vraag: ‘Wat voor soort vraag is dit?’
Met de quickscan analyseer je kort en bepaal je welke actie nodig is. Er zijn veel verschillende scenario’s. Hieronder een aantal voorbeelden:
SCENARIO’s
- Is het een Categorie 1 vraag? Is er brand (letterlijk of figuurlijk)? Dan onmiddellijke actie. ROOD
- Valt het onder de Categorie 2 vragen? Vragen uit deze categorie plan je meestal in. ORANJE
• Is het een terecht voor jou bestemde vraag voor werk dat je gebundeld kunt afhandelen op een daarvoor bestemd moment?
• Gaat het over werk dat je het beste nu kunt doen omdat het niet te veel is en niet onredelijk?
• Kun je het verzoek plannen?
• Of is het werk waarbij je eerst moet nadenken? (Het moet anders ingedeeld, het is complex, het vergt nader onderzoek, etc.)
• Heeft de aanvrager terugkoppeling nodig of wil hij graag feedback? - Is het een verkeerd signaal uit de Categorie 3? Dit is bijvoorbeeld werk dat je niet kunt doen, niet wilt doen, of niet hoeft te doen. Of werk dat een ander zou kunnen of moeten doen. In dat geval: Eigen werk eerst. GROEN
Er is vast wel een scenario dat je herkent.
Je opties
Je kiest uit slechts drie opties:
1. Doe het nu (ROOD)
2. Doe het later (dus plannen) (ORANJE)
3. Doe het niet of delegeer het (GROEN)
We lopen nog een keer de verschillende scenario’s langs.
1. ROOD – GELIJK DOEN
• Is er onmiddellijke actie nodig? En jij bent de juiste persoon, je kunt tijd vrijmaken, je hebt de vaardigheden en je bent op de goede plek? Dan kom je nu in actie.
Wil de aanvrager terugkoppeling? Spreek af hoe (via een mailtje, vinkje, duimpje, appje), en laat weten wanneer het werk af is.
Door ‘Doe Het Nu’ principe voorkom je dat je nutteloos hetzelfde mailtje opent en sluit, of er een vlaggetje aanhangt met de gedachte: “Doe ik vandaag” en er vervolgens niet aan toekomt. Het geldt voor alles wat je oppakt. Papieren documenten, digitale bestanden, e-mail, etc., je pakt het alleen op als je eraan gaat werken. Eerst afmaken, daarna archiveren of weggooien. En dan door naar het volgende.
2. ORANJE – PLANNEN
- ‘De actie is voor jou, maar niet nu?’ Je komt later in actie en plant het in je agenda.
In welke gevallen?
• Het kost te veel tijd, nu lukt het niet.
• Iemand moet je erbij helpen.
• Het proces gaat in meerdere stappen, die allemaal tijd nodig hebben.
• Het verzoek moet bestudeerd worden.
• De aanvrager heeft zelf een specifieke termijn voor ogen.
• Het is beter en efficiënter om deze taak te bundelen met gelijksoortige taken.
Op een goede manier later in actie komen, hoe doe je dat?
• Je verzamelt de noodzakelijke informatie en faciliteiten. Wie of wat heb je nodig?
• Is het complex? Dan stel je een werkplan op.
• Hou rekening met afspraken die al staan (trap niet in de valkuil van aardig gevonden willen worden en alles gaan verschuiven); je houdt je aan eerder gemaakte afspraken!
• Dankzij deze snelle analyse weet je wanneer je in staat bent om deze taak af te krijgen.
• Je voegt een ‘voorlopige deadline’ toe, voor het geval dat je plannen in de war worden gestuurd door dringende zaken uit Categorie 1. Of als het werk toch langer duurt of ingewikkelder is dan voorzien.
En blijf communiceren
• Je informeert de aanvrager over de leveringsdatum. Dat is een afspraak waar je je aan houdt.
• Agendeer een tijdsblok. Houd je aan je leveringsbelofte, dus ga op tijd aan de slag.
• Je levert je werk/je antwoord op de afgesproken datum af (of eerder, maar niet later!).
Ik haal de deadline niet!
En als je om welke reden dan ook je belofte niet kunt nakomen, dan is dat vervelend. Je moet, zodra je in de gaten hebt dat je de deadline niet haalt, je werkplan herzien. Communiceer dit zo snel mogelijk met de aanvrager. Let er op dat mensen liever slecht nieuws hebben dan helemaal geen nieuws. Zo stel je de aanvrager nog in staat hier rekening mee te houden. Als je nieuwe leveringsafspraken houdt, dan moet je die zeker nakomen. Anders raak je het vertrouwen kwijt.
3. GROEN – NIET (GELIJK) DOEN
Groen – niet doen vragen hoef je niet te doen. Het zijn niet jouw prioriteiten. Je kan hier op verschillende manieren nee tegen zeggen.
Hoe herken je dit soort vragen? Ze dragen niet bij aan jouw kerntaken. Het staat niet in jouw functieomschrijving. Het hoort thuis bij een ander.
Dit klinkt allemaal misschien wat recht toe recht aan. Maar het werkt wel!
Vind je het lastig om eens uit te proberen? Heb je een keer een workshop of een uitgebreidere PEP training nodig? Bel of mail voor meer info of een online gesprek. Ons (online) maatwerk programma biedt legio mogelijkheden.
siok@tijdenresultaat.nl
