E-mails zorgen voor stress, tot je ze beantwoordt

 

De NRC publiceerde afgelopen dinsdag 25 februari een interview met de Californische hoogleraar informatica Gloria Mark.
E-mail is vaak een zegen, maar zorgt ook vaak voor ergernis en stress, vooral op het werk. Mensen hebben veel problemen met e-mails, zoals: het gevoel overspoeld te worden; bang om een bericht te missen; e-mail is een permanente afleiding; de angst om te vergeten antwoord te geven op een e-mail.

Wetenschappelijk onderzochte gevolgen

De wetenschappelijk onderzochte gevolgen van de toenemende stroom e-mails is verminderde concentratie, afnemende productiviteit en toenemende stress. Mark: E-mail is in no time de primaire communicatiemethode geworden. Maar het internet is nog geen 20 jaar oud. We zitten in de babytijd van een geweldig systeem en we kunnen er niet mee omgaan.
Gloria Mark bestudeert wat het jonge medium met ons doet, wat de psychologische gevolgen zijn en haar conclusies stemmen niet vrolijk.

We zijn allemaal steeds gestresster en ongelukkiger door al die e-mail. Het gaat niet zozeer om de berichten zelf, maar om alles wat e-mail met zich meebrengt:
Collega’s doen verzoekjes aan elkaar veel gemakkelijker dan wanneer ze het face-to-face zouden vragen. Er komen dus steeds meer vragen van anderen binnen en die vragen zijn indringender en vaker misplaatst.Het is erg gemakkelijk om snel even een mailtje te sturen, er zit geen sociale rem op. Een soort terughoudendheid die mensen wel voelen als ze dezelfde vraag in een persoonlijk contact stellen.

Gelukkigst door persoonlijk contact

Er zijn ook positieve kanten aan e-mailen. Je kunt e-mail beantwoorden wanneer je wilt en het beantwoorden verlaagt dan ook meteen de stress.
Wat ook gelukkig maakt is een fijn bericht. En de hoop dat je iets leuks ontvangt, voedt de (milde) verslaving.
En juist die twee “beloningen” (een antwoord geven en iets leuks ontvangen) versterken het gedrag van constant bezig zijn met e-mail. We gaan niet goed met e-mail om en dat kan anders.

Mensen worden nog altijd het gelukkigst door persoonlijk contact, heeft Marc gemeten.

5 dont’s en do’s

We zijn bang dat we als onbereikbaar overkomen en daarom checken we heel vaak onze e-mail
Check en beantwoord e-mail op vaste momenten.

E-mail neem sociale barrieres weg en daardoor delegeren we gemakkelijker en verschuiven we verantwoordelijkheden.
Loop langs bij een collega. Persoonlijk contact verhoogt het geluksgevoel en het voorkomt dat je ongepast iets delegeert

We wachten te lang met antwoorden waardoor een achterstand ontstaat die stressverhogend is.
Filter en stel prioriteiten. En kies ook voor de andere media, zoals telefoon.

E-mail komt kortaf en bot over, omdat we de gewone beleefdheden in dit medium niet gebruiken.
Wees duidelijk en vriendelijk. Ook in een e-mail gaat het om de toonzetting.

We verwachten snel een antwoord, terwijl e-mail nou juist beantwoord kan worden op de momenten die de geadresseerde zelf uitkiest.
Geef de ander de tijd om te reageren. Niet alle e-mail is zo urgent of relevant als het lijkt.