arrow_drop_up arrow_drop_down
29 september 2013 
in Email

E-mail in de ochtend is slecht voor je concentratie

Er zijn een heleboel redenen

om niet met je e-mail te beginnen in de ochtend, zodra je op kantoor komt, of zodra je de computer aan zet. Email in de ochtend is slecht voor je concentratie.

De belangrijkste reden is wel dat het een hele grote afleider is. Het blijkt erg lastig te zijn om, nadat je je hebt opengesteld voor alle aanspraken die de buitenwereld op je doet, daarna vol concentratie en aandacht een belangrijke taak op te pakken.

Het is handiger om eerst een taak te doen, vooral een taak die bij jouw functie hoort en waarmee je resultaat boekt en voldoening krijgt. En dan pas je e-mail te bekijken.

Je inbox is niet hetzelfde als je takenlijst. Dus je hoeft niet je e-mail te checken om te weten wat je moet doen die dag. Nee het is vaak andersom. Je checkt de e-mail omdat je niet helder voor ogen hebt wat je moet gaan doen. Het is dus eigenlijk een soort excuus voor gebrek aan richting.

E-mail kost meer tijd dan je denkt. Op zich ben je snel door de e-mails heen en even snel reageren kan ook nog wel. Maar veel e-mails vergen een doorklikken en verder kijken/surfen. Er zijn maar weinig mensen die een tijdslimiet stellen voor het lezen van e-mail.

Je bouwt verwachtingen op. Anderen gaan van je verwachten dat je toch altijd wel meteen ‘smorgens kijkt en gaan daar op anticiperen en sturen je dus e-mails waar meteen op gereageerd moet worden. En zo is het cirkeltje rond.

De meeste e-mails in je inbox zijn niet van dien aard dat je er meteen mee aan de slag hoeft. Het is zelfs zo dat bijna niemand een e-mail stuurt over iets dat erg urgent is. Dan bellen ze. Eventueel een telefoontje in combinatie met een e-mail.

Natuurlijk kan een e-mail belangrijk zijn, maar dat is niet hetzelfde als urgent. Of je zit op een specifieke mail te wachten omdat je anders niet verder kunt. Zorg er dan voor dat je alleen zoekt naar dat ene bericht en niet ook nog andere e-mails opent en zo weer je aandacht laat versnipperen.

Tip 1

Check je e-mail vlak voor je stopt met werken, dus aan het eind van je werkdag. Je zult zien dat er de volgende ochtend weinig reden is om meteen weer met je e-mail te beginnen.

Tip 2

Als je met Oulook werkt hoef je niet automatisch op te starten met je e-mail. Als je graag, voordat je aan je eerste belangrijke taak gaat werken even je agenda wilt checken kun je opstarten met je agenda. Ook erg fraai vind ik het opstarten met Outlook Vandaag, een soort dashboard met daarop zichtbaar je afspraken en taken voor vandaag en of er ongelezen e-mail is. En die laatst kun je zelfs ook nog uitzetten.

 

foto @Agnieszka Ciura
Over de schrijver
Selma Mulder is Master Business Trainer van het Persoonlijk Efficiency Programma PEP®. Ze is expert in efficiency issues: werkgewoonten, werk omgeving, planning.
Bernadette Dissel

Door

Bernadette Dissel

op 8 January 2016

Goede tips, altijd weer handig als opfrisser. (Onze Huisartsen was voorheen: CHRA)

Reactie plaatsen

Minicursus

Snel Email Verwerken

In deze minicursus laat ik je stap voor stap zien hoe je jouw emailstroom kunt temperen en kanaliseren

Je vindt er:

  • oorzaken van de problemen met email
  • een plan van aanpak
  • slim en gemakkelijk archiveren
  • preventie van overload
We gebruiken cookies