Wat is dat eigenlijk, delegeren?

Ik heb maar even gezocht naar een definitie en daar waren er meerdere te vinden.

De eerste definitie is wel de meest bekende: overdragen van een taak aan een ondergeschikte medewerker.

De tweede definitie die ik vond is daarbij een heel belangrijke:het toekennen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden om een bepaalde taak uit te voeren.

Maar natuurlijk bestaat er ook het overdragen van bevoegdheden zonder de bijbehorende verantwoordelijkheden, het mandaat. Dat is de derde definitie.

De vierde definitie. De leukste definitie vind ik zelf: werk door iemand anders laten uitvoeren. Daar ga ik in dit artikel verder op in.
Want wat als je nu niemand hebt die jouw ondergeschikte is en er is toch werk dat je liever door iemand anders laat doen. Of werk dat iemand anders graag wil doen, van jou zou willen overnemen.

Dan zou het toch leuk zijn als je kunt uitwisselen, uitruilen. Die ander krijgt een taak van jou, omdat die ander dat heel leuk werk vindt om te doen. En jij krijgt daarvoor in de plaats een taak die jij weer leuk vindt om te doen.
En om het nog feestelijker te maken: een ander krijgt taken waar die ander heel goed in is (dat gaat vaak samen met leuk vinden) en jij krijgt taken waar jij goed in bent.

Zo snijdt het mes aan twee kanten. Jullie doen beide werk waar je goed in bent en wat je leuk vindt en het werk wordt zeer waarschijnlijk sneller en met meer kwaliteit afgeleverd.
Dit ‘situationeel delegeren’ geeft ook de mogelijkheid om eens te snuffelen aan taken van een andere functie waar je wel interesse in hebt. Of taken doen die weinig van je vragen als je eens een baaldag hebt of je niet zo energiek voelt. Je loopt naar je collega en zegt: Heb jij voor mij een paar uur rustige taken zodat ik nog een beetje kan sudderen? Ik denk dat je collega heel verrast zal opkijken. En helemaal als je er dan aan toevoegt: Ik heb voor jou daarvoor in de plaats een taakje die jij altijd heel leuk vindt.

Hoe zit het bij al dit uitruilen nu met bevoegdheden en verantwoordelijkheden? Het is goed om daar even bij stil te staan. Delegeren naar een ondergeschikte betekent altijd dat degene die delegeert ook bevoegdheden en verantwoordelijkheden kan delegeren. Dat kan niet als je ruilt of hulp vraagt (ook een vorm van delegeren).

Omdat je niet in de positie bent om anderen aan te sturen blijven dus alle verantwoordelijkheden bij jou. Daar moet je wel goed om denken, want als de ander, ondanks goeie afspraken, er om bepaalde redenen toch een potje van maakt, dan draag jij daar de consequenties van.

Wat ik hierboven beschreven heb kan bijvoorbeeld heel goed toegepast worden in secretariaten. De een is goed in roosters maken en vindt het leuk om met spreadsheets te werken en de ander is handiger met het opmaken van teksten en pagina’s. De een vindt het leuk om dossiers en voorraden te beheren en de ander wil graag ieder uur met iets nieuws ‘verrast’ worden. De een houdt van telefoneren en reageren op binnenkomers en de ander wil graag de eigen creativiteit gebruiken en niet afgeleid worden door meningen van derden.

Iedereen heeft andere behoeftes op het werk. Behoeftes die te maken hebben met de werkomgeving waarin jij je lekker voelt, met de hoeveelheid structuur en houvast die je nodig hebt om tot actie te komen, of je veel afwisseling wilt of juist veel continuïteit, met taken die je zelf moet bedenken of taken die al voor je bedacht zijn.