Ik kan het niet genoeg herhalen.
Eigenlijk plan je al een heleboel, onbewust. Waarom dat dan niet bewust doen zodat je precies weet waar je aan toe bent? Iedereen kan beter plannen.
Kijk eens naar dit verhaal van een cursist:
“Wij plannen onze vakantie nooit”
“Wij plannen thuis onze vakantie nooit. Dan voelen we ons niet vrij. Zodra we vakantie hebben (1) nemen we de fiets (2) en vertrekken met de wind in de rug (3). Als we honger krijgen eten we wat en ‘s-avonds zetten we ons tentje op op de dichtsbijzijnde camping (4). We plannen dus nooit waar we naartoe gaan”.
Ik vroeg of ze ooit nog terugkwamen als er bijvoorbeeld westenwind bleef waaien. “Jahoor’ dan bepalen we (5) hoeveel dagen we nodig hebben om tegen de wind in terug te komen en keren tegen die tijd om”.
Ik heb alle planningsmomenten met een cijfer gemerkt. Want (1) natuurlijk kun je niet zomaar op een dag tegen je baas zeggen dat de volgende dag op vakantie gaat. En als zelfstandig ondernemer kun je ook niet van het ene moment op het andere weg gaan zonder eerst datgene gedaan te hebben waar de klant op wacht.
De fiets (2) is natuurlijk prima op orde voor zo’n vakantie, daar moet je een keer tijd voor hebben gemaakt. En zelfs als het lijkt dat je niks plant (3) dan is dit toch een vorm van plannen, je geeft de kaders aan, wind in de rug.
En dan bleken ze ook een tent te hebben ingepakt (4). Misschien een minimale planning. Maar er zat ook een tas met kleding bij, gaat dat zonder planning?
En als laatste onderdeel (5) planden ze de terugreis gelukkig wel, want het einde van de vakantie was ook afgesproken.
“Ik wil me niet zo vastleggen”
Vooral niet in het weekend. En daarmee kun je je wel eens in de vingers snijden. Hier weer een waar gebeurd voorbeeld:
Een van mijn cursisten, een jonge vrouw met kinderen, wilde zich in het weekend niet vastleggen. Wel nam ze altijd een klus mee naar huis die ze thuis moest voorbereiden.
En elk weekend deed ze dat op de Zondagavond. Ze vroeg me om raad, want ze lie per de hele tijd mee in haar hoofd, wanneer is een goed moment?
Ze is de klus gaan plannen op de zaterdagochtend. En bracht haar gezin ervan op de hoogte zodat ze met rust gelaten werd. De rest van het weekend is ze vrij om te doen wat ze wil en heft ze alle tijd en aandacht voor de kinderen.
“Als ik alles in mijn agenda moet zetten ben ik meer bezig met “administratie” dan met werken”
Dat is natuurlijk overdreven.
Wat er gebeurt als je tijd voor je eigen werk niet noteert in je agenda is dat andere zaken veel te gemakkelijk tijd krijgen. De agenda ziet er leeg uit en op het moment dat zich iets anders aandient ga je niet eerst zitten bedenken wat je je al had voorgenomen en hoeveel tijd dat zal kosten.
Je denkt dat het wel kan en je neemt de nieuwe taak op. Aan het eind van de dag/week kom je tot de ontdekking dat je eigen werk en voornemens niet gedaan zijn.
“Ik plan in mijn hoofd”
Lijkt uitstekend. Je hersens kunnen immers alles onthouden. Echter, je hersens plannen niet.
Je herinnert je voornemens door associaties: oja, dat wil ik ook nog doen. Niet vergeten! zeg je dan tegen jezelf. En even later ben je het toch vergeten.
Hoe gemakkelijk is het niet als je alles opschrijft wat je nog wilt doen en daar snel een keuze uit maakt.
“Plannen heeft geen zin, er komt toch steeds iets tussen”
Wist je dat je onverwachte zaken gewoon kunt plannen?
Je kunt er rekening mee houden in je planning.
Net zo goed als veel mensen er rekening mee houden dat een vergadering wel zal uitlopen, kun je er ook rekening mee houden dat er zich iets ad-hoc zal aandienen.
Gaat er 20% van je tijd op aan onverwachte zaken? Hou dan 20% van je agenda hiervoor open.
Je gaat toch ook niet midden op straat staan als je weet dat er geregeld een auto aankomt? Daar hou je ook rekening mee, terwijl je niet precies weet hoe laat die auto komt, hoe hard die zal rijden en of het een grote of kleine auto is.
“Als ik overal rekening mee moet houden, dan hou ik geen tijd over om mijn werk te doen”
De vergissing is dat je nog steeds denkt dat je 8 uur per dag hebt om aan je kerntaak te werken.
Als ik bij cursisten aan het bureau zit en we gaan samen plannen dan kijken we eerst naar al die dingen die iedere keer weer gedaan moeten worden, het routinewerk en de waan van de dag. Denk daarbij aan e-mail verwerken, programma’s opstarten, koffie halen en even afstemmen met collega’s.
Als ik vraag hoeveel tijd daarmee gemoeid is komen we al snel op 2 uur per dag. Dat is heel normaal.
En dan vraag ik naar de tijd die besteed wordt aan ad-hoc zaken en dat blijkt ook al gauw 2 uur te zijn. Ook dat is normaal.
Dan is er nog 4 uur over voor belangrijke klussen. En ook dat is normaal.
Dan komt vaak het ongeloof: “Maar als ik maar de helft van de tijd kan werken, dan komt het nooit af!”. De clou is dat je tot nu toe altijd maar de helft van de tijd hebt gewerkt, maar dat niet hebt beseft.
