Met korte en functionele voorbeelden die je 1-op-1 kunt overnemen
Ga je op vakantie of ben je langere tijd afwezig?
Pas je handtekening aan vóór je vakantie:
1. Handtekening
Je handtekening kun je NU alvast aanvullen om mensen op de hoogte te stellen dat je binnenkort afwezig bent. Het hoeft maar met een kort regeltje te zijn zoals in het voorbeeld. Als het er maar goed uitspringt. Dus gebruik een andere kleur en lettertype of maak het dikgedrukt.
Zo geef je je collega’s of je klanten de kans nog te anticiperen voordat je weg bent.
NB! Dit kan ook een extra stroom werk veroorzaken (!) Documenten die nog snel ondertekend moeten worden of nog even snel een vraag nu je er nog bent.
Wat schrijf je ín je Out-of-Office?
2. Out-of-office
Wat de Out-of-Office mail betreft zie ik steeds meer varianten van dat mail tijdens de vakantieperiode niet gelezen of bewaard wordt. In de trant van: “Ik ben er niet, ik lees mijn mail niet, en de mail die ik ontvang tijdens mijn afwezigheid wordt niet bewaard.” Maar dan in nettere bewoordingen.
Je kan dus ook schrijven:
Beste lezer,..
“Mail tijdens mijn vakantieperiode wordt niet gelezen. Is uw vraag na (datum) nog relevant? Gelieve dan dit mailtje nogmaals te sturen.”
of
“Dank voor je bericht. Ik geniet van mijn vakantie van 14-7 t/m 15-8. Tijdens die periode ben ik niet beschikbaar voor mail of vragen. Als je vraag na mijn vakantie nog relevant is, wil je me dan na 15-8 nog een keer mailen?”
Extra tip:
Een extra tip die inmiddels wel algemeen bekend is, is dat je de datum van terugkomst met een dag verlengt. Zo gun je jezelf wat meer tijd om bij te werken.
En als laatste tip
3. Bezorging uitstellen
Bezorging uitstellen is een handige Outlook instelling om toe te passen als je een Out-of-Office zoals onder punt 2 tegenkomt.
Je kunt namelijk zelf instellen wanneer iemand jouw mail ontvangt. Als je een mail opstelt kijk je bij Opties -> Bezorging uitstellen, en dan vul de de datum en tijdstip wanneer je wilt dat de mail verzonden wordt. Dan kan jij het verder uit je hoofd zetten. Eén nadeel, je moet hiervoor wel online zijn. Je mail wordt dus niet verstuurd als jij in het zwembad ligt..
Dat waren ze. Mocht je nog meer Out-of-office-instellingen willen bekijken, klik dan op Afwezigheids-assistent slim instellen.
Ik wens je een fijne zen zomer waar in je weer goed kunt opladen en straks weer start als nieuw!
Warme groet
Siok
