Out of Office of Afwezigheidsassistent slim instellen
arrow_drop_up arrow_drop_down
24 juni 2014 

Out of Office of Afwezigheidsassistent slim instellen

Ik ga liever niet op vakantie

“Ik ga liever niet op vakantie, want als ik terugkom is mijn Inbox zo vol dat ik niet weet waar ik moet beginnen. Vakantie geeft me daarom stress”. Dat klinkt nogal overdreven, maar een cursist van me heeft het echt gezegd.
Er is wat aan te doen.

Ten eerste moet je bedenken dat er bepaalde ideeën in je hoofd zitten over de verwerking van mail die tijdens je vakantie is binnengekomen. Ideeën die het jou niet gemakkelijk maken. Zoals: ik moet alles lezen, verwerken en beantwoorden wat er tijdens mijn vakantie is binnengekomen. En ook: ik moet mijn Inbox voor de koffie weer leeg hebben. Ja daar zou ik ook stress van krijgen.

Ten tweede is er een manier om voor je op vakantie gaat ervoor te zorgen dat er weinig mails binnenkomen en dat je ze niet allemaal hoeft te lezen bij terugkeer. Daar moet je dus de Out of Office boodschap slim voor in elkaar zetten. De standaardboodschap is niet voldoende.

En als derde kun je er voor zorgen dat je voldoende tijd hebt om “terug te keren”. Zo is het niet handig om meteen een paar vergaderingen gepland te hebben op je eerste dag na de vakantie.

Belemmerende gedachten

De gedachte dat je alle mails van twee, drie of vier weken terug allemaal moet lezen en verwerken in een paar uur is natuurlijk niet reëel. En vaak is het ook nog zo dat het meeste niet meer actueel is. Vragen zijn al beantwoord en problemen al opgelost. En aangezien niemand je daar ook nog van op de hoogte stelt is het gevaar groot dat je zelf ook nog een keer de vragen gaat beantwoorden en de problemen oplossen. Of op zijn minst ga je navraag doen. Ook dat zou niet nodig hoeven zijn.

Je kunt er beter voor zorgen dat je weinig te verwerken hebt, dus een beetje moeite vooraf maakt dat je rustig op vakantie kunt. En dat je rustig terug kunt komen. Lees gauw verder …

Je hoeft niet alle mails te lezen en te verwerken als je terugkomt

Bijna iedereen kan gebruik maken van een Out of Office of Afwezigheidassistent. En je kunt zelf bepalen welke tekst je hier gebruikt.

Er zijn drie belangrijke elementen die in een afwezigheidassistententekst moeten staan:

  1. De periode dat je afwezig bent
  2. Hoe jouw vervanging is geregeld
  3. Hoe je omgaat met de mail die tijdens jouw vakantie binnenkomt

1. De periode dat je afwezig bent

Wat betreft de dagen dat je afwezig bent, daar kun je creatief mee omgaan. Een heel goed werkende tip is om in de afwezigheidassistent aan te geven dat je al een dag eerder weg bent dan dat je werkelijk gaat. Dan heb je de laatste dag voor je vakantie geen last-minute klusjes meer van collega’s of klanten en kun je in alle rust je eigen zaken afronden.

Ook geef je aan dat je een of twee dagen later terug bent dan je werkelijk terug zult zijn. Zo heb je altijd een paar rustige dagen om je mailbox op orde te brengen en met collega’s bij te praten voordat mensen die op jouw terugkeer hebben gewacht beginnen te bellen en te mailen. (Een extra tip: plan ook geen vergaderingen op de eerste en de tweede dag na je vakantie).

2. Hoe jouw vervanging is geregeld

Voor veel mensen is er een vervanger. Bijvoorbeeld een collega die dringende zaken oplost tijdens je afwezigheid. Geef dat aan in je Out of Office tekst, geef naam, mailadres en telefoonnummer. Vergeet niet aan te geven wanneer je vervanger zelf afwezig is als die part-time werkt. En misschien ook voor welke dingen men bij jouw collega terecht kan en voor welke dingen niet.

3. Hoe je omgaat met de mail die tijdens jouw vakantie binnenkomt

En als laatste maar zeker niet onbelangrijk is om aan te geven wat je met de mails doet die tijdens je vakantie zijn binnengekomen. Iedereen heeft wel de ervaring dat je een vraag ziet staan en dat je die gaat beantwoorden en dat dan blijkt dat de vragensteller tijdens jouw vakantie al ergens anders een antwoord heeft gevonden. Zonde van het werk.

Er zijn ook mailers die rustig wachten tot je weer terug bent, geen vervanger raadplegen en dan graag een antwoord willen. En er zijn mailers die door jouw collega zijn geholpen.

Om nu geen extra werk te doen, om niet eerst een hele overdracht te hoeven doen met je collega om zeker te weten dat er nog open vragen liggen te wachten is de volgende tekst bijzonder handig (en beproefd!):

“alle mails die in mijn vakantie binnenkomen zullen niet gelezen worden. Als je me na [datum] nodig hebt wil je me dan opnieuw mailen?”

En wat doe je dan als je terugkomt van vakantie?

Je maakt een nieuwe archiefmap aan, die noem je “vakantiemails” en daar sleep je in een keer alle mails in die in je Inbox staan. Dat is voor het geval dat. En dan hoef je alleen maar te wachten op de mails die de volgende dag gaan binnenkomen met vragen die niet opgelost konden worden tijdens je vakantie.

Glipt er toch nog wat tussendoor? Hanteer dan het piepsysteem: iemand gaat op een gegeven moment piepen als er van jouw kant nog niks is gebeurd terwijl dat wel had gemoeten. Op zo’n moment ga je meteen reageren en help je de ander.

Prettige Vakantie!

Lees ook mijn artikel over tips voor een goeie voicemail boodschap

foto © Marcin Okupniak

Over de schrijver
Selma Mulder is Master Business Trainer van het Persoonlijk Efficiency Programma PEP®. Ze is expert in efficiency issues: werkgewoonten, werk omgeving, planning.
Wya Schoteldraaijer-Smith

Door

Wya Schoteldraaijer-Smith

op 2 July 2015

Wat een goed advies! Ik heb mijn tekst voor de komende vakantiemaand meteen aangepast.

Reactie plaatsen

Minicursus Snel Email Verwerken

In deze minicursus laat ik je stap voor stap zien hoe je jouw emailstroom kunt temperen en kanaliseren

Je vindt er:

  • oorzaken van de problemen met email
  • een plan van aanpak
  • slim en gemakkelijk archiveren
  • preventie van overload
We gebruiken cookies