Probeer het later nogmaals en een snelle tip voor geheid contact
“Het nummer dat u gebeld heeft is momenteel niet bereikbaar, probeer het later nogmaals” hoor ik als ik een grote overheidsinstelling bel.
Dat is een boodschap waar ik helemaal niks mee kan. Want wat is ‘later’? Na een uurtje, morgen, volgende week? Na heel wat keren proberen en heel wat dagen (wat zeg ik? weken!) verder kreeg ik eindelijk iemand te spreken die me verder kon helpen: : “oh dat is het nummer van een collega die hier niet meer werkt”.
Voicemail TIP
Ik heb mijn strategie aangepast. Als ik een dergelijke boodschap hoor ga ik meteen over op e-mail. Het e-mailadres van degene die ik wil spreken is vaak gemakkelijk te achterhalen. Dan stuur ik dus een e-mail en ik krijg een mailtje terug via de out-of-office assistent. En daar staat precies in waarom de bewuste persoon niet bereikbaar is.
Nu is bovenstaande boodschap er eentje die je vooral tegen komt in grote organisaties met een grote telefooncentrale waar medewerkers hun telefoon “uitpluggen” als ze langere tijd weg zijn. Meestal omdat ze niet vervangen worden, dus de telefoon laten rinkelen heeft ook geen zin.
Maar hoe zit het nou met voicemail boodschappen als “Hoi, ik ben er even niet, laat je naam en telefoonnummer achter en ik bel je zo spoedig mogelijk terug”.
Ook die boodschappen vind ik lastig, want je zult zien dat die ander nét terugbelt als ik in de auto zit, bij de kassa van de supermarkt sta of telefonisch al in gesprek ben. En dan is het weer mijn beurt om terug te bellen.
Voicemail TIP
Ook daar heb ik iets op gevonden. Als ik mijn naam en telefoonnummer heb ingesproken vertel ik er ook bij wanneer ik beschikbaar ben: “Dag, je spreekt met Selma, mijn nummer is 0621 … en ik ben vandaag bereikbaar nog vóór half twaalf of na drie uur”.
Niet iedereen, ik denk niemand, denkt eraan om een dergelijk antwoord in te spreken. En daarom vraag ik er naar in mijn eigen voicemail bericht: “Dit is de voicemail van Selma Mulder, spreek je naam en nummer in en tot hoe laat je bereikbaar bent, dan bel ik je vandaag nog terug”.
Het werkt fantastisch, want ik weet precies wanneer ik de ander kan bereiken en ik niet voor niks de telefoon pak. En de beller weet precies wanneer hij/zij een belletje van mij terug kan verwachten, door mijn belofte om vandaag in de aangegeven uren terug te bellen.
