Hoe je met een dweil en een engelse sleutel verstoringen vermindert

Ben je net even lekker op dreef word je weer gestoord. Zo kom je nooit toe aan wat je vandaag had willen doen.
Er zijn legio aanleidingen waarom iets of iemand je afleidt van je werk. De ene keer maar kort, de andere keer kom je helemaal niet meer aan je werk toe.

Vrijwel iedereen heeft te maken met klussen waarvoor je meer geconcentreerd moet werken. Zelfs de ogenschijnlijk kleinere handelingen zoals een e-mail opstellen, klantgegevens of actielijst bijwerken, vragen aandacht.
Eenmaal uit je concentratie duurt het gemiddeld 15-20 minuten voor je weer écht lekker in je flow zit. Als je net even te vaak uit je concentratie wordt gehaald maak je meer fouten, doe je dubbel werk, haal je deadlines niet en aan het einde van de dag ga je wellicht vermoeider naar huis dan nodig is. Dat is jammer, want het doel is tenslotte met minder moeite meer doen.

Je kunt vanuit 2 invalshoeken naar verstoringen kijken

1. Dweilen, ofwel symptoom bestrijden: dit werkt effectief als de verstoring af en toe voorkomt. Niet moeilijk doen ‘gewoon oplossen’.
2. Met de engelse sleutel de kraan dichtdraaien, ofwel de bron aanpakken: zeker als een bepaalde verstoring vaker voorkomt is het waardevol om te onderzoeken wat de echte aanleiding is, dan kun je blijvende oplossingen zoeken.

5 veelgehoorde verstoringen en wat jij kan doen om ze te verminderen

Ad-Hoc mail afhandelen

De Pop-up mailnotificatie is veruit de meest gehoorde verstoorder en geloof me, je merkt pas hoe verstorend dat was als het weg is. Gun jezelf die rust en zet hem uit. (Outlook 2010/Office365: Bestand/opties/e-mail/ 4 vinkjes uitzetten bij ‘ontvangst van bericht’).

Bundel je mail afhandeling, als je 2-3 keer per dag je mail behandelt reageer je eigenlijk al binnen 4 uur!

Teveel mail

Krijg je dagelijks zoveel mail dat je het bijna niet kunt verwerken, laat je dan niet verleiden om vaker je mail te bekijken maar ga op onderzoek uit.

• Wie is je grootste leverancier? Sorteer je postvak-in eens op de kolom ‘van’ of je verzonden items op ‘aan’. Bespreek welke informatie je via mail wilt krijgen en wat je op een andere manier wilt delen (intranet, bila etc.).
• Wil je echt nog alle nieuwsbrieven ontvangen? Meld je af voor alles wat je nu niet meer nodig hebt.
• Nog steeds veel? Maak dan een regel waardoor e-mails automatisch naar een aparte map gaan en je ze gebundeld kunt verwerken. 
Hiermee heb je gelijk een 1e prioritering gemaakt.

Telefoon

• Je situatie bepaalt welke oplossing het beste past. Zo kun je onder andere:
  Met je collega´s afstemmen wie even een paar uurtjes uitlogt en wie de telefoon aanneemt.
• Op je voicemail inspreken dat je binnen bv 24 uur terugbelt en wie men kan bellen als het spoed is. 
Tip! Bij de meeste providers kun je 2 of meer voicemail varianten inspreken. Handig als je door vrije dagen niet binnen 24 uur kunt reageren, dan activeer je variant 2.
• Onderzoeken welke 20% van de onderwerpen of collega’s leiden tot de meeste telefoontjes en acties bepalen om te verminderen

Collega’s aan je bureau

Veel mensen vinden het lastig om nee te zeggen tegen een collega. Je vindt het zelf immers ook fijn als je geholpen wordt. Door 1 slag selectiever te zijn hoef je nog steeds niet tegen alles nee te zeggen. Zo kun je bijvoorbeeld:

• Vragen bundelen op specifieke momenten als je regelmatig met dezelfde collega moet afstemmen.
• De vraag inventariseren en dan beslissen hoeveel tijd je nu kunt investeren en welke alternatieven je later hebt.
• Beantwoord de vraag eens met een vraag: ‘waar heb je al gekeken’ of ‘hoe heb je het eerder opgelost’.
• Ga eens iets verder uit elkaar zitten als jij en je buurman/vrouw vaak overleggen. Veel vragen blijken dan minder relevant.
• Moment, even dit stukje afmaken is ook een goed antwoord als je midden in een mail zit.

Ik hoor en zie nu eenmaal alles

Sommige mensen zijn van nature extra gevoelig voor prikkels, zijn meer extern georiënteerd waardoor zij meer signalen opvangen of zijn op dat moment iets vermoeider waardoor ze lastiger kunnen concentreren. Merk je een van deze dingen bij jezelf, gun jezelf dan bijvoorbeeld:

• Een plaats op de afdeling waar dat nét iets minder is.
• Een andere plek voor concentratie klussen.
• Een collega die jou feedback geeft.
• Een dagje rust maakt meer goed dan 2 dagen te hard werken.

Te veel verstoringen zorgt ervoor dat je minder snel tot een goed resultaat komt. Gun jezelf op tijd rust in je werkomgeving door enkele praktische tips toe te passen. 
Blijken de verstoringen hardnekkig te zijn, blijf niet dweilen maar los het op bij de bron. Hoe komt het dat je zoveel mail krijgt, dat jij alle telefoontjes krijgt en de rest ogenschijnlijk niets, dat de collega’s juist bij jou komen?

Soms is het heel confronterend als je ontdekt dat je zelf de bron van de verstoringen bent, maar dan is het juist heel waardevol om keuzes te maken en de regie terug te pakken over je eigen tijd.

Nieuwsgierig geworden?

Wil je na het lezen van dit blog meer weten over timemanagement? Voor jou persoonlijk of voor je hele team? Neem dan contact met ons op. Dan spreken we samen wat mogelijkheden door en vinden we een oplossing die bij jou en jouw organisatie past.