Verhoog je productiviteit door uitstel te verminderen
Iedereen stelt wel eens uit. En veel mensen stellen vaak uit. Daar zijn verschillende redenen voor: je hebt geen zin in de klus, je weet niet precies wat je moet doen, je hebt je dag niet, je ziet er tegenop omdat de taak moeilijk of ingewikkeld is.
De reden voor uitstelgedrag is niet zo interessant. Wat wel interessant is, is dat het vrijwel altijd gaat om een taak die echt gedaan moet worden, een kerntaak. Voor je productiviteit is het dan ook van belang als je je uitstelgedrag weet te verminderen.
Ook ik ken ‘aanvallen’ van uitstelgedrag.
Ik voel me niet lekker zeg ik dan tegen mezelf, morgen gaat het vast beter. Maar tegelijkertijd doe ik andere taken en taakjes wel met gemak. Nu weet ik ondertussen wat ik moet doen als ik merk dat ik dingen voor me uit schuif.
Er zijn een heleboel technieken die je kunt toepassen en er is niet één de beste. In deze blogpost leg ik stap voor stap een van de technieken aan je uit. Volg je deze stappen, dan zal het beginnen aan een uitgstelde taak veel gemakkelijker zijn.
De salamitechniek:
De naam van deze techniek komt van het idee dat je een grote salamiworst niet in één hap kunt opeten. Je snijdt er plakjes van die je een voor een opeet. En je snapt wel dat je die plakjes niet zomaar ergens uit die worst snijdt, nee je snijdt ze van het begin naar het eind.
Stap 1: Bedenk wat er precies moet gebeuren
Meestal weet je wel grofweg wat er moet gebeuren of wat de taak inhoudt. Ga je er dan aan beginnen zonder eerst even stil te staan bij de details, dan loop je grote kans dat je toch nog gaat uitstellen omdat je tegen iets aanloopt wat je niet hebt voorzien. Voorbereiding is het halve werk.
Dit voorjaar ben ik mijn tuin aan het vernieuwen. Alle oude planten zijn eruit gehaald of ondergespit, dat was zo gepiept. Een nieuw ontwerp had ik ook al. Maar toen ik een week later klaar stond om nieuwe planten in de tuin te zetten zag ik dat er overal kiemplantjes hun kopjes boven de aarde staken! Het bleek dat er nog overal resten van de oude planten in de grond zaten en die waren al flink aan het uitlopen.
Wat nu? Ik bedacht me dat het zinniger was om eerst de hele tuin zo goed mogelijk te ontdoen van oude plantresten. Tegelijk kon ik dan ook nog de grond verbeteren met tuinturf. Geen echt leuk werk en nog zwaar ook. Ik was liever meteen met de nieuwe pantjes en het nieuwe ontwerp aan de gang gegaan. Gelukkig besefte ik dat ik niet blij zou zijn als er over een paar weken overal tussen mijn nieuwe planten allelei ongewenste planten zouden opskomen. En dat zou ook nog eens veel extra werk met zich meebrengen.
Voldoende tijd besteden aan de voorbereiding scheelt een hoop tijd in de uitvoering. En waarschijnlijk scheelt het ook een hoop ergernis. Schrijf van een klus die je aan het uitstellen bent alle details op.
Stap 2: Ga na wat je nodig hebt
Als je weet wat er moet gebeuren kun je je gedachten laten gaan over wat je nodig hebt. Begin met de deadline. Wanneer moet de klus af zijn en wat is dan de opleverdatum? (Een opleverdatum is vaak enkele dagen vóór de deadline. Dan heb je na het opleveren nog wat speling om vergissingen recht te zetten of fouten te verbeteren).
Welke bronnen moet je raadplegen en zijn die voorhanden? Heb je hulp of antwoorden nodig van anderen en hebben die op het juiste moment tijd voor jou? Wat zijn de obstakels die je kunt tegenkomen? Wat is precies het doel van deze klus? Wat is het belang van deze klus, voor jou, voor je manager, voor de wereld?
Stap 3: Verdeel de hele klus in 3 – 6 brokken
Ja, verdeel de klus in 3 – 6 brokken, Een kleine klus heeft aan 3 brokken genoeg en een grote klus bestaat vaak uit meer brokken. Het moeten wel hapklare brokken zijn. Stukken met een duidelijk begin en een duidelijk einde.
Bij grote klussen kun je fasen onderscheiden, in plaats van hapklare brokken. Die fasen verdeel je dan weer in brokken. In deze stap kom je vaak de ‘gaten’ tegen, de stukjes van de taak die onbekend voor je zijn, waarvan je niet weet hoe je die moet aanpakken. Als je zulke brokken tegenkomt dan moet daar altijd een stapje aan vooraf gaan, namelijk het inwinnen van kennis omtrent de verwerking van dat onderdeel.
Het raadplegen van bronnen of het vragen van hulp kost tijd en hoort meegenomen te worden in deze salamitechniek.
Stap 4: Zorg voor een eerste actie van niet meer dan 5 minuten
Bij uitstelgedrag is het zo dat je domweg niet begint. En om het beginnen aan een klus die je geneigd bent uit te stellen te vergemakkelijken, moet de eerste stap bestaan uit een kleine actie. Iets dat uitvoerbaar is in ongeveer 5 minuten. De omschrijving van deze eerste actie begint dan ook met een werkwoord. het is een echte doe-actie.
Voorbeelden van dergelijke 5-minuten acties zijn: Zet alle hapklare brokken in mijn takenlijst; Praat met collega X over een van de obstakels; Blok tijd in mijn agenda om de klus te klaren; enzovoort. Het gaat er om dat je alvast iets aan de taak hebt gedaan.
Step 5: Maak checklisten voor de verdere brokken
Verdeel alle brokken in gedetailleerde checklists. Hoe minder je hoeft na te denken over de eerstvolgende (kleine) actie hoe gemakkelijker het is om verder te werken, aan de gang te blijven, tot de hele klus of de hele brok is gedaan. Want als je na ieder detail weer even moet nadenken over de volgende te nemen actie dan is de kans groot dat je van de gelegenheid gebruik maakt om jezelf af te leiden.
En afleiding is funest omdat je na een afleiding weer helemaal opnieuw in het werk moet duiken. Dat kost ‘insteltijd’ en vooral kost het energie. Energie waar je niks voor terug krijgt en waar je aan het eind van de dag wel moe van bent.
VALKUILEN:
Er liggen altijd valkuilen op de loer. Als je ze kent of als je je er bewust van bent, dan zijn ze gemakkelijk te vermijden.
Valkuil nummer 1 is natuurlijk dat je de stappen niet volledig dorloopt.
Een volgende valkuil is dat je blijft hangen omdat je niet alle brokken kent of kunt beschrijven. Beschrijf op zo’n moment wat je niet weet en waar je hulp bij nodig hebt. Vaak heb je de hulp al bij de benodigede bronnen omschreven.
Een laatste valkuil is dat je de eerste actie van 5 minuten overslaat.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Lees dan deze artikelen:
Wel eens gehoord van een Kikkerdag?
Je Takenlijst gebruiken voor (klein) Projectmanagement.
