De kosten van interrupties

Een interruptie is een onderbreking.

In de Van Dale staat in de eerste plaats dat het gaat om het in de rede vallen van iemand die aan het woord is. Maar met interruptie wordt tegenwoordig vaak gewezen op het onderbreken van iemand in zijn of haar werk. Daar kunnen collega’s de oorzaak van zijn, maar vaak ligt het ook aan jezelf.  

Storende collega’s

  Een onderbreking, zeker op kantoortuinen, wordt vaak veroorzaakt door collega’s die even iets aan je vragen. Of gewoon even hun hart willen luchten. Of telefoontjes plegen terwijl je net bezig bent met het schrijven van een beleidsstuk. Of je manager stelt je een vraag, net terwijl je die verzonken bent in de roosterplanning van de afdeling. En hoe je nou weer op gaat lossen, i.v.m. al die afmeldingen en zieken.  

Storende ik

  Het ligt heus niet altijd aan een ander. Je kunt ook geïnterrumpeerd worden door jezelf. Zonder dat je het doorhebt, komt dat nog wel het meest voor. Vaak gaat het dan om oppoppende gedachten. “Ik moet niet vergeten Jan nog even te bellen” en “De melk is op.” Ook daarmee haal je jezelf uit je concentratie.  

Hoeveel tijd kost een onderbreking?

  Dagelijkse onderbrekingen op het werk vormen een obstakel als je effectief om wilt gaan met tijd. Het veroorzaakt veel herhaling en energieverlies. Als je eenmaal onderbroken wordt terwijl je net lekker aan het werk was, moet je steeds opnieuw beginnen. Dat zorgt voor een versnipperde focus, die uiteindelijk alleen maar meer tijd kost.  

Hoe werkt dat dan?

  Stel, je hebt taak A, B en C. Ze kosten allemaal een uur tijd. Mits je ze zonder onderbrekingen en na elkaar uit kunt voeren.   Stel, je plant ze op onderstaande wijze na elkaar in je agenda en je wordt die dag niet gestoord. Dan ben je in 6 uur klaar.       In de praktijk gaat het meestal anders. Je wordt onderbroken door collega’s, telefoontjes, mailtjes.. Iedere keer dat je weer aan je taak begint, kost je dat tijd om weer te focussen. (Waar was ik ook al weer?) Per keer kost een onderbreking ongeveer 15 minuten. In het schema hieronder zie je gelijk hoeveel extra tijd dat in zijn totaliteit in beslag neemt.   Als je alleen taak A, B en C uitvoert, met onderbrekingen, dan zie je dat je er al gauw een half uur langer over doet. En dan gaan we er nog van uit dat je maar één onderbreking ná een taak voor je kiezen krijgt. Maar hou je een schema aan waarbij je taken opdeelt in stukken, en je wordt dán steeds onderbroken, loopt het tijdverlies al snel op tot 3 kwartier.  

Helpt dit nieuwe inzicht je om je werk straks anders aan te pakken?

Wil je hier meer over leren? Neem dan contact met ons op en leer hoe je efficiënter kunt plannen. We zien je mail graag tegemoet.