Alles bewaren = niks meer terugvinden
Een overvolle inbox, een wirwar aan mappen, én dat ene belangrijke mailtje dat je nét niet meer terug kunt vinden. Herkenbaar? Het kost onnodig tijd en energie. Terwijl een goed ingericht mailsysteem juist rust en overzicht geeft. En daarmee: meer werkplezier.
Net als een opgeruimd bureau werkt een opgeruimde mailbox als een verademing. Maar daar moet je wél iets voor doen. Regelmatig opschonen en kritisch blijven op wat je wel of niet bewaart. Want alles bewaren = niks meer terugvinden.
Lees verder: 6 veelvoorkomende valkuilen én 6 praktische tips om je mailbox en mappenstructuur werkbaar te houden.
6 valkuilen
1. Alles willen bewaren
Je denkt: "Misschien heb ik dit ooit nog nodig." Maar die kans is klein. En intussen groeit je digitale stapel mail. Veel mensen bewaren hun hele mailgeschiedenis ‘voor de zekerheid’, zelfs van eerdere functies.
2. Een te gedetailleerde mappenstructuur
Een map per project, klant én onderwerp? Voor je het weet ben je meer aan het klikken dan aan het werk en verlies je snel het overzicht.
3. Geen vaste momenten om op te schonen
Opruimen doe je “als je tijd hebt”… oftewel: nooit.
4. Inbox gebruiken als to-do lijst
Een mail is geen taak. Als je hem laat staan als reminder, blijf je scrollen en uitstellen. Of je verliest ze uit zicht omdat ze niet meer op je scherm staan.
5. Dubbele archieven bijhouden
Sommige mensen slaan mails ook nog eens op in Teams, SharePoint, of op hun harde schijf. Resultaat: onduidelijkheid over de ‘juiste versie’ of locatie.
6. Blind vertrouwen op de zoekfunctie
Zoekfuncties zijn krachtig, maar als je geen duidelijke indeling hebt, wordt zoeken graven. Zeker bij oudere mails.
6 tips die wél werken
1. Archiveer op hoofdlijnen
Gebruik zo min mogelijk mappen en hou het bij hoofdonderwerpen die je snel kunt overzien (bijv. Klanten, Projecten, Administratie).
2. Behandel mails in één keer
Lezen = beslissen. Archiveren, beantwoorden, verwijderen of plannen in je takenlijst. En dan: uit je inbox.. Plan het in je takenlijst, archiveer of verwijder.
3. Plan een maandelijkse opruimsessie
Plan elke maand 15 minuten in om te schonen. Gooi overbodige mails en mailmappen weg, herstructureer waar nodig en check of je systeem nog werkt.
4. Gebruik regels en sneltoetsen
Laat Outlook automatisch sorteren door het opstellen van regels. Bijvoorbeeld door je CC mail direct naar een CC map te sturen en kijk op je eigen tijd.
5. Wees kritisch op wat je bewaart
Heb je deze mail écht nodig? Als de informatie ergens anders is vastgelegd (bijv. in Teams, Sharepoint of GoogleDrive), durf hem dan weg te gooien.
6. Eén plek voor archivering
Kies bewust waar je je mails archiveert en communiceer dit ook met collega’s. Voorkom dat je eindeloos moet zoeken in verschillende systemen.
Een opgeruimde mailbox is geen doel op zich, maar wel een belangrijke voorwaarde voor rust in je werk. Maak er een gewoonte van — en ervaar zelf hoeveel energie het scheelt.
En, wat ga jij als eerste oppakken?
Hulp nodig bij het inrichten van jouw mailbox en mappenstructuur? Neem gerust contact op, we denken graag met je mee.
siok@tijenresultaat.nl
