De eerste dag naar kantoor, hoe zal dat zijn?
Nog even volhouden, maar het eind van de pandemie is echt in zicht. Dan mogen we weer naar kantoor. Heb jij er al eens over gefantaseerd hoe dat zal zijn? De eerste keer dat je je collega’s weer in levende lijve ziet. Samen koffie drinken, samen vergaderen, flauwe grappen maken.
Ik stel me zo voor dat je eerst een hoop dingen hebt te vertellen die niks met werk te maken hebben. Vragen over hoe het de ander is vergaan in deze bijzondere tijd. Ervaringen uitwisselen bij de koffieautomaat. Of je wel of niet besmet bent geraakt het afgelopen jaar, en hoe dat is afgelopen.
Het zal me verbazen als je de eerste dag op kantoor al aan werken toekomt. Maar hoe gaat het dan de tweede dag? En de derde? Hoe productief ben je eigenlijk nog op kantoor, net nu je hebt ondervonden dat thuiswerken best lekker gaat? Of juist helemaal niet..
Van thuiswerken naar hybride werken
Een jaar lang thuiswerken heeft onze werkwijze rigoureus veranderd. Zeker aan het begin vergde het behoorlijk wat aanpassingsvermogen, met name voor jonge gezinnen met weinig ruimte. Maar alles went. We hebben lang genoeg kunnen ‘oefenen’ met thuiswerken. En werden al snel een stuk productiever. Met als groot voordeel vooral het niet hebben van reistijd en je eigen plan kunnen trekken. In de praktijk bleek overigens vaak als groot nadeel: Juist niet je eigen plan kunnen trekken, omdat je de hele dag in online meetings zit, waardoor je niet aan werken toe komt en je mailbox ontploft. Nu misschien wel meer dan ooit. Maar ondanks dat ken ik niemand die nog volledig terug wil naar kantoor.
De belangrijkste reden waarom we wel terug willen naar kantoor is omdat we onze collega’s missen. Hoe goed de technologie ook mag zijn, er gaat niets boven face-to-face contact. Contact ínclusief non-verbale communicatie. Korte vraag en antwoorden schiet je sneller over de afdeling heen en weer dan dat je je vraag moet mailen en vervolgens moet wachten op antwoord.
Hybride werken
Bij hybride werken maak je een andere verdeling van het werk. Je werkt deels thuis en deels op kantoor. Het ideaalplaatje van de meeste mensen voor een toekomstige werkverdeling is ongeveer 50-50, of 3 dagen op kantoor, en 2 thuis. Hybride werken is dus de toekomst. Thuiswerken doe je als je alleen en geconcentreerd wilt werken, of, zoals ze het ook wel noemen, ‘deep work’ wilt doen. En je gaat naar kantoor voor het sociale gebeuren, dus de meet & greet, overleg met elkaar, brainstormen en afspreken met klanten, etc.
Keuzes, keuzes..
Maar hoe zorg je er voor dat je op kantoor net zo productief bent als thuis?
Welke keuzes maak je bij hybride werken?
Welk deel doe je thuis en wat doe je op kantoor?
Wat heb jij nodig als werknemer in een hybride organisatie?
1. Productiviteit thuis ligt hoger
Even vooropgesteld: niet iedereen kán thuis werken. Volgens onderzoek van TNO geldt dat voor 51% van de werknemers. Toch wil één op de 4 werknemers die nu thuiswerken, dat volledig of deels blijven doen. En de belangrijkste argumenten hiervoor zijn dat ze thuis productiever zijn, en minder reistijd hebben.
Was je voorheen gewend aan werken in een drukke kantoortuin? Dan heb je vast gemerkt dat je thuis meer en beter presteert dan in de oude situatie. Doordat je minder last hebt van storende collega’s of oeverloze discussies, heb je meer tijd om je te focussen. Je hebt ook geen afleiding van de priemende blik van een manager in je nek. Er is meer autonomie en meer ruimte voor het zelf indelen van je werk, voor creativiteit en workflow. Dat verhoogt de productiviteit enorm.
Verwacht daarom niet dat als je teruggaat naar kantoor, je deze zelfde productiviteit gaat houden. Dat betekent niet dat je op kantoor niets gaat doen.
2. Kantoor als ontmoetingsplaats
Op kantoor ben je straks op een andere manier productief. Hier ben je sociaal. Op de werkvloer ontmoet je je collega’s en kun je je weer laven aan het ‘wij’-gevoel. Je krijgt weer energie en inspiratie van en met anderen. Je doet al pratende nieuwe ideeën op en leert weer van andere invalshoeken. Als mens ben je nou eenmaal een sociaal dier en ‘live’ menselijk contact is de motor voor iedere organisatie, voor iedere werknemer. Daarom heb je met hybride werken het beste van twee werelden. Op kantoor heb je het ‘wij-‘ gevoel, de verbinding. Thuis werk je dingen uit.
Dit houdt wel een duidelijke scheiding in qua werkverdeling. Dit vergt een:
3. Duidelijke planning
Ten eerste heb je een heel duidelijke planning nodig. In principe ben je thuis niet gebonden aan kantoortijden. Dat kan voor huisgenoten wel eens lastig zijn, maar ook voor collega’s wat ondoorzichtig. Spreek daarom af wanneer je wel en niet werkt. En maak voor jezelf ook een duidelijk begin en eind van je werkdag door bijvoorbeeld een ommetje te maken. Zo loopt werk en privé minder in elkaar over.
Ten tweede: Welke sociale activiteiten plan je op kantoor? En welke complexe taak plan je voor thuis? Kun je thuis echt geconcentreerd werken, of gaat dat misschien toch beter in een stilteruimte op kantoor? Kijk per taak waar en hoe je dat het best kunt plannen. Je kunt bijvoorbeeld al je complexe taken zo veel mogelijk in de ochtend doen. En dan ’s middags naar kantoor gaan. Of je plant per week twee ontmoetingsdagen op kantoor, en twee concentratiedagen thuis.
4. Zet je agenda open
Een heel praktische oplossing is je activiteiten bij te houden in een agenda en die open te zetten voor je leidinggevende en je collega’s. Zij kunnen dan zien wanneer je thuis werkt aan concentratietaken (en dus minder bereikbaar bent voor telefoon en mail). Of wanneer je op kantoor bent, waar ze je ‘live’ iets kunnen vragen of een face-to-face met je kunnen inplannen.
En heb je er al over nagedacht hoe je de afspraken met elkaar inplant? Moet je lang van tevoren de vergaderruimtes al boeken? Of ligt dat nog wat minder vast in jouw organisatie?
5. Vertrouwen
Vertrouwen is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de hybride werkvorm. Want juist met deze manier van werken, waarbij je een stuk meer autonomie hebt dan voorheen, zijn duidelijke afspraken meer nodig dan ooit. Wat zijn nu precies jouw individuele- en je afdelingsdoelen? Hoe draag jij daaraan bij en hoe communiceer je hierover? Juist omdat er veel minder toezicht is op waar jij nou precies mee bezig bent, moeten je collega’s en je leidinggevende blind op jou kunnen vertrouwen. En dat is vaak net waar het ‘m knelt. Je ziet elkaar te weinig en je krijgt elkaar te kort te spreken voor belangrijke vragen. Waar klop je aan als dingen misgaan? Is er een duidelijke taakverdeling tussen jou en je collega’s in een bepaald project? Hoe vaak overleggen jullie? Doen jullie dat online of in het echt?
Voor jou mag het misschien al een uitdaging zijn om alles goed te plannen, voor je leidinggevende is zo’n ongrijpbaar virtueel team al helemaal lastig om aan te sturen. Want wie is nou bezig met wat, en hoe zit iedereen in z’n vel? (Daarover in een ander blog meer).
Hoe ga jij het doen?
Er zijn genoeg hobbels te nemen en gezien het tempo van de vaccinaties komt het scenario ‘terug naar kantoor’ steeds sneller dichterbij. Hoe ga jij dit aanpakken? Welke verdeling heeft jouw voorkeur?
Wist je dat de PEP ® methode hier heel goed structuur in kan aanbrengen?
Heb je nog geen idee, maar denk je wel dat je er wat hulp bij kunt gebruiken?
Mail mij dan slsih@tijdenresultaat.nl of bel 06-1946 4430
Ik hoor het graag!
Hartelijke groet,
Siok
