Een stukje know-how over email snel terugvinden

Overkomt het jou nou ook dat je een e-mail ontvangt die aan alle kanten onduidelijk is, behalve op een paar regels na. Een dergelijke e-mail kun je bewerken zo dat je deze met een gerust hart kunt opbergen en hem later ook weer kunt terugvinden. Email snel terugvinden is niet moeilijk.Als je louter zou moeten afgaan op de gegevens die door de afzender zijn getypt, dan wordt emails snel terugvinden een soort puzzel.

Er zijn verschillende redenen om een bestaande e-mail, meestal een e-mail die je van iemand anders hebt ontvangen, te bewerken:

1. Het onderwerp is niet duidelijk
2. De essentie van de body staat aan het eind van de tekst
3. Je wilt een eigen actie toevoegen

3 Manieren om een e-mail te bewerken

 1: Het onderwerp bewerken

Het is me opgevallen bij cursisten dat het niet altijd voldoende is om een goede archiefstructuur  op te zetten. Want behalve dat de e-mails op de juiste plek moeten staan is het heel vaak ook belangrijk om in de onderwerpregel al te kunnen lezen waar de e-mail over gaat. Wat precies de essentie is van deze ene e-mail.

Hiermee ondervang je nietszeggende onderwerpen als: Re:Re:Antw: …
Of e-mails die allemaal hetzelfde woord als onderwerp hebben of een containerwoord. (Containerwoorden hebben een betekenis die zo breed is dat ze echt van alles kunnen betekenen).

• Dat is heel eenvoudig te doen door:
• Open de e-mail
• Wis de tekst in de onderwerpregel
• Zet er een eigen tekst er voor in de plaats te zetten
• Opslaan en sluiten.

2: De tekst (body) bewerken

Waarom zou je de tekst zelf willen bewerken? Het kan erg handig en tijdbesparend werken als je meteen in de eerste regel al kunt lezen wat voor jou belangrijk is in de betreffende e-mail. En niet iedere afzender, zeg maar gerust heel weinig afzenders, schrijven een e-mail zodanig dat ze beginnen met waar het om gaat en dan de toelichting geven.

In Outlook heb je daar een opdracht voor. Het gaat als volgt:

• Open de e-mail
• Kies van het Lint de tab Start
• Ga naar de groep Acties
• Klik Andere acties
• Kies Bericht bewerken

Welke bewerkingen kun je nu toepassen zodat je in het bericht meteen ziet waar deze over gaat?

• Je kunt de belangrijkste tekst uit de body kopiëren en bovenaan plakken
• Je kunt de belangrijkste tekst markeren
• Je kunt overbodige tekst weghalen
• Je kunt het onderwerp van de bijlagen bovenaan beschrijven

3: Een actie toevoegen

Tegenwoordig is het heel gemakkelijk om snel een e-mail tot Taak te bombarderen, je zet er eenvoudigweg een vlag achter. En dan wordt de betreffende e-mail zichtbaar in je takenlijst.

Meestal weet je later nog wel wat de opvolg-actie is bij de diverse e-mails, maar soms kan het prettig zijn om aan het onderwerp ook nog jouw eigen actie toe te voegen. Zodat je in een oogopslag ziet wat je moet doen.

Voorbeeld van toevoegingen:

• Anke bellen 06-54321XXX.
• Reactie naar Michiel
• zie notulen van augustus
• ANG (als niet gereageerd) verwijderen
• LEZEN

CONCLUSIE:

Laat je dus niet bepalen door wat een afzender heeft geschreven of je emails snel kunt terugvinden. Emails snel terugvinden kun je door je eigen archief op orde te hebben, met zinnige zoektermen.

Succes!

foto @Ronfromyork