Dubbel Werk, dat kan toch anders!

In een productie omgeving worden alle vormen van dubbel werk zo snel mogelijk uit het proces gehaald. In een meer administratieve omgeving zie ik daar en tegen nog heel veel dubbel werk. Ik heb het dan niet over een foutje dat je moet herstellen maar juist over heel veel kleine dingen die je (onbewust) dubbel doet.

Als het maar vaak genoeg op een dag voorkomt zijn zelfs de kleinste dubbele handelingen ineens heel tijdrovend geworden. Als je er eenmaal van bewust bent ga je er steeds meer herkennen.

Welke van de onderstaande handelingen verricht jij vaker dan nodig?

1.    E-mail behandelen

Voor de meeste functies is het voldoende om 2-3 keer per dag je mail te behandelen. Laat je niet verleiden en zet de pop-up in outlook uit en natuurlijk ook je melding op de telefoon. Is de actie uit de mail pas over enkele dagen nodig? Maak er dan een taak van of zet hem in je klantensysteem (bijvoorbeeld Siebel) op de datum dat je ermee aan de slag wilt.

2.    To do lijst opnieuw opschrijven

Regelmatig zie ik nog mensen die de acties ook nog op een briefje schrijven of in hun hoofd bewaren. Meestal omdat de volgorde van de lijst niet klopt. Investeer dan liever 5 minuten per dag om je volgorde van de ‘digitale’ lijst kloppend te maken in plaats van dubbel opslaan en moeilijker moeten zoeken.

3.    Dezelfde Query’s iedere keer intypen

In een database omgeving zoals Siebel kun je met query’s filteren wat je wilt zien. Gebruik je regelmatig dezelfde query? Sla hem dan op (menu, query opslaan als nieuw) en begin de query naam met een nummer. Zo staan de meest gebruikte bovenaan in je lijstje.

4.    Web pagina’s openen die je iedere dag nodig hebt

Steeds meer toepassingen lopen via internet of intranet. Veel pagina’s kun je automatisch laten opstarten of in je favorieten lijst zetten in plaats van iedere dag opzoeken om te openen.

5.    Spellingcontrole wegdrukken

Veel mensen gebruiken een automatische spelling controle op bijvoorbeeld nieuwe e-mails. Zo onderschep je efficiënt veel kleine typefoutjes. Sommige woorden worden echter niet herkend omdat ze te vakinhoudelijk zijn. In plaats van ‘negeren’ is het slimmer om te kiezen voor ‘toevoegen aan woordenlijst’ zodat ze de volgende keer wel herkend worden op de juiste spelwijze.

6.    Agenda meldingen die je niet nodig hebt

Een herinnering op je agenda item voor een afspraak is vaak handig. Maar in je agenda staan ook zaken waar je nooit een herinnering voor nodig hebt. Denk aan roostervrij of bepaalde geplande routine taken. Zet op dit soort reeksen je herinnering  op ‘geen’ dan hoef je hem ook niet te verwijderen.

7.    Herinneringen van agenda iedere 5 minuten laten terugkomen

Een herinnering is vooral effectief als je er ook iets mee gaat doen. Veel mensen laten hem als reminder nog dagenlang staan. Tel eens hoe vaak je de melding hebt weggedrukt als hij iedere 5 minuten opkomt. Leer jezelf aan om de herinnering direct af te handelen.

8.    Iedere keer die lange route om naar veelgebruikte mappen te gaan

Bij veel bedrijven is de mappen structuur in de verkenner (g-schijf, p-schijf etc.) onnodig groot. Zelfs als hij is opgeschoond gebruik je een beperkt aantal mappen heel veel en kun je ze naar de favorieten slepen.

9.    Actielijsten in Word bijwerken

Van oorsprong werden de notulen in word gemaakt met onderaan een overzicht van de besproken acties. Ik ben een voorstander van actielijsten in excel. Met een filter en sorteer functie heb je hem snel in de juiste volgorde staan in plaats van iedere keer knippen, plakken en verwijderen (word). Nu je toch 1 bestand hebt voor het hele jaar kun je hem gelijk pinnen aan de taakbalk.

10.  Documenten/lijstjes rondsturen

Nog regelmatig mailt men documenten of lijstjes rond waar mensen op moeten reageren. Met een beetje pech is het document dan op 8 plaatsen opgeslagen en krijgt de verzender ook 8 versies terug waar weer 1 totaal beeld van gemaakt moet worden. Een link naar het brondocument  of een map op de verkenner met verzoek om in te vullen of aan te passen is veel efficiënter. Zowel in Word als in Excel kun je wijzigingen bijhouden aanzetten en opmerkingen toevoegen (tabblad controleren).
Wellicht heb je al lezend nog andere gewoontes ontdekt waarin jij dubbel werk doet of toelaat door je omgeving. Veel van dit dubbel werk is direct op te lossen door je systemen slim in te richten, een aantal zal je met elkaar moeten afstemmen. Hoe klein en onbenullig het soms ook lijkt, je zult merken dat de tijd die je nu investeert je rust en ruimte geeft om die dingen op te pakken die er echt toe doen.