Zo plan je jouw jaar in 5 stappen
GEEN GOEDE VOORNEMENS, WEL EEN PLAN
Het jaar is weer begonnen, de eerste maand zit er bijna op.
De kans is groot dat je er weer vol gas tegenaan bent gegaan.
Maar waar tegenaan? Kloppen jouw doelen nog wel?
Heb je nog de tijd genomen om het afgelopen jaar te evalueren?
Heb je überhaupt al plannen gemaakt voor dit jaar?
En staan die plannen al genoteerd in een agenda?
Geen lange termijnplanning
Het probleem is vaak dat we geen lange termijn planning maken. Of een globaal jaaroverzicht.
Je hebt wel een idee van waar je naartoe wilt, maar het is niet concreet genoeg. Redenen van niet plannen die ik vaak tegenkom zijn:
– “Ik plan alles in m’n hoofd.”
– Te veel of te weinig plannen
– Niet realistisch plannen
– Geen ‘nee’ kunnen zeggen
– Overal te enthousiast over zijn en afgeleid worden.
– “Ik plan niks wat het komt er toch niet van.”
Natuurlijk moet je je planning wel eens aanpassen. Vast vaker dan eens. Maar om van een plan af te wijken, moet je er minstens eentje hebben.
Het hebben van een doel, met een plan, heeft zoveel voordelen! Ik leg je hieronder uit waarom.
Consequenties van werken zonder plan
De consequentie van werken zonder plan is dat je werkt zonder een bepaalde richting op te gaan. Je kan immers alle kanten op. Dat geeft een gevoel van onrust. Je bent heel druk bezig, maar met wat eigenlijk? Alles loopt door elkaar. Te pas en te onpas schieten er dingen in je hoofd en heb je van die ‘O ja! Niet vergeten!’-momenten.
Omdat je geen vastomlijnd plan hebt, ben je veel te veel geneigd je te laten leiden door de waan van de dag. Je gaat mee in alles wat op je pad komt. Je accepteert vergaderverzoeken zonder kritisch te kijken. Achteraf denk je dan weer: “Zonde van m’n tijd, en ik heb het al zo druk!” Of je begint vol enthousiasme aan een nieuw project dat na een paar maanden weer dood bloedt omdat het eigenlijk toch net teveel hooi op je vork was.
Wil je dit jaar zo beginnen?
Dacht het niet.
Hoe zou het zijn om zelf weer de regie te nemen? Zelf de touwtjes in handen te nemen?
Dat je aan het eind van de dag, de week, de maand zegt: “Kijk, ik had dit als doel gesteld, en ik heb het voor elkaar gekregen!” Geweldig toch?
Plan je jaar in 5 stappen
Goed, je hebt besloten dat je het nu anders gaat aanpakken en je gaat plannen. Maar hoe?
Je moet wel bereid zijn eerst te investeren, dus grote keien eerst.
Ik laat het je zien.
1. Maak een jaaroverzicht
Dit hoeft niks ingewikkelds te zijn. Maak het jezelf vooral gemakkelijk. In Excel staan al standaard formats klaar en op Google is ook van alles te vinden. Je kan ook een groot vel papier op de deur hangen voor meer visueel effect. Het gaat erom dat in een oogopslag de maanden van het jaar ziet. Dat je gelijk overzicht hebt.
2. Plan eerst de leuke dingen
Daar bedoel ik mee, de zaken die niets met werk te maken hebben, maar waarvan je nu al weet dat je die tijd niet gaat besteden aan werk. Vanzelfsprekend vallen de (school)vakanties en de feestdagen hieronder. Maar er is meer. Heb je hobby’s? Doe je aan sport? Zet die er ook in. Misschien komt er een verbouwing aan. Of ben je van plan ergens in het jaar je slaapkamer een make-over te geven. Zet het in je agenda. Ga je een cursus volgen in de avonduren? Reserveer dan extra uren om te studeren of om voor te bereiden.
De leuke dingen zijn het belangrijkst. Voor de simpele reden omdat jij daar energie van krijgt. En wist je dat als je je plannen visueel maakt, je ook 3 keer meer geneigd bent ze uit te voeren? Puur omdat het je helpt met focussen.
3. Lange termijn plannen met jaardoelen
Als je voor lange termijn wilt plannen heb je jaardoelen nodig. Organisaties hebben vaak duidelijke visies en missies aan de wand hangen. Dat geeft wel een bepaalde richting aan, maar meestal is het nog te vaag om er een echte planning van te maken. Het wordt al concreter als de missie en visie zich verder vertalen in afdelingsdoelen. Daar moeten jouw werkzaamheden op afgestemd zijn. Maar wat zijn die afdelingsdoelen eigenlijk? Is het helder waar jouw afdeling naartoe wil? Welke projecten jullie willen oppakken, en zit daar een bepaalde volgorde in? Tijdens een gesprek met je manager of je collega’s kun je hier meer helderheid in scheppen.
Evalueer
Kijk ook eens terug en evalueer hoe het het afgelopen jaar is gegaan. Misschien zijn er ook projecten die nooit van de grond zijn gekomen. Waarom niet? Kun je ze misschien beter helemaal schrappen? Wat wil je wel oppakken en hoe realistisch is dat? Als je weet waar jullie naartoe gaan, en welke weg jullie gaan bewandelen, dan wordt het makkelijker een aantal jaardoelen op te stellen. Doelen waar jij, vanuit jouw functie verantwoordelijk voor bent. Die doelen hebben een deadline. Die kun je vast in het jaaroverzicht zetten.
4. Taken en verantwoordelijkheden
Heb je een functieprofiel? Hier staan jouw taken en verantwoordelijkheden in. Als het goed is zijn ze in overeenstemming met het afdelingsdoel. Dragen jouw kerntaken hier aan bij? Schrijf op wat jouw vier belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn die ervoor zorgen dat een afdelingsdoel gerealiseerd wordt.
Daarna plan je ze in de jaaragenda.
BIJVOORBEELD
Jaardoel afdeling: PROJECT X, Y en Z
Mijn verantwoordelijkheid: PROJECT X, Het uitwerken van een medewerkers tevredenheidsonderzoek.
Deadline: 15-4-2021
Concrete taken die hieruit voorvloeien:
1. Digitale, anonieme, betrouwbare vragenlijst nodig, uitzoeken waar ik die vind – uiterlijke datum ..-..-..
2. Verspreiden via, mail, Intranet per – datum ..-..-..
3. Gegevens verzamelen per – datum ..-..-..
4. Rapport over maken en presenteren – datum ..-..-..
Let op: Al deze taken doe je niet zo maar. Ze hebben voorbereidingstijd nodig. Doe jezelf een plezier, begin op tijd en plan ruim.
5. Visueel maken in jaaroverzicht
Concrete doelen met bijbehorende taken visueel maken heeft zoveel voordelen:
1. In een jaarplanning creëer je overzicht. En daarmee rust.
2. Je weet waar je je mee bezig gaat houden. Je hoeft dat maar één keer te bedenken.
3. Omdat je ruim van tevoren gepland hebt, hoef je niet te stressen om deadlines.
4. Alles wat niet overeenkomt met het doel herken je direct. Dat maakt het veel makkelijker ‘nee’ te zeggen.
5. Al je leuke dingen staan al in je agenda, als eerste. Dus daar heb je gelijk rekening mee gehouden.
SAMENGEVAT
Eerst bepaal je richting, waar ga je naartoe? Hoe draagt mijn functie hieraan bij? Benoem een concreet aantal doelen met deadlines.
Daarna zet je die doelen en deadlines in je agenda en laat je je niet meer leiden door afleiding en adhoc zaken.
PS I Vergeet niet iedere gehaalde deadline te vieren! Zet ze om in een mijlpaal. Haal een extra lekkere koffie, neem ’s avonds een bad, neem de rest van de dag vrij. Met zo’n beloning moet het lukken!
PS II Weet je dat dit nog maar het topje van de ijsberg is? Tijdens onze trainingen met de PEP ® methode leer je nog veel meer! Neem maar een kijkje bij onze cursussen. Of mail mij je jaaroverzicht dan kijken we er samen naar: siok@tijdenresultaat.nl
Succes!