Vergaderverzoek? Check 3 criteria vóór je accepteert.

En anders zeg je beleefd 'nee'. 

Mét acceptabele alternatieven

Vergaderverzoeken

Vergaderverzoeken, daar heb je er weer eentje in je mailbox. Een uitnodiging voor een vergadering die je eigenlijk niet wilt bijwonen. Zelfs niet online. Misschien omdat hij in een van de weinige lege plekken in je agenda is gepropt. Of je had die tijd al voor je eigen werkzaamheden gereserveerd. Nu moet je beslissen waar je ‘nee’ tegen zegt: je andere prioriteiten, of deze misschien toch wel belangrijke vergadering. Wat de reden ook is, soms moet je een vergaderverzoek afslaan.

Beslissen welke vergaderingen je afwijst is de eerste uitdaging. Hoe je dat doet, een tweede. Een beetje discipline komt hier goed van pas. Volg daarom eerst onderstaande criteria voor deelname en hou je daaraan.

Criteria

1. Is er toegevoegde waarde?

Wat is de toegevoegde waarde? Stel eerst kritische vragen. Begin met het beoordelen van de toegevoegde waarde van de vergadering. Gaat de vergadering over iets belangrijks, tijdigs en waardevols? Is de vergadering gericht op resultaten door een duidelijk doel en een agenda? Is er achtergrondinformatie beschikbaar om de deelnemers van tevoren te informeren? Zijn de juiste mensen uitgenodigd, zodat er zinvolle vooruitgang kan worden geboekt? Als de toegevoegde waarde van de vergadering niet duidelijk blijkt uit de uitnodiging, antwoord dan terug met een paar open vragen voordat je een beslissing neemt:

- Is er een agenda?

- Kun je wat aanvullende informatie over de agenda verstrekken?

- In welk stadium van besluitvorming bevinden we ons over dit onderwerp?

- Hoe moet ik me op de discussie voorbereiden?

2. Ben ik de juiste persoon? 

Ben jij de juiste persoon? Als blijkt dat de vergadering de moeite waard is om bij te wonen, dan is dat je volgende vraag. Ben jíj de aangewezen persoon, of iemand anders? Vallen de onderwerpen binnen het kader van jouw functie? Heb je de expertise om bij te dragen aan het gesprek? Ben je onder- of overgekwalificeerd voor het niveau van de beslissingen die op tafel liggen? Als niet duidelijk is waarom nou net jíj bent uitgenodigd, neem dan contact op met de organisator van de vergadering voordat je reageert en vraag:

-Wat wil je dat ik bijdraag aan deze vergadering?

-Wie van mijn afdeling zal er nog meer zijn?

-Wie zal ik vertegenwoordigen?

3. Is deze vergadering nu een prioriteit voor mij?

Is deze vergadering ook een prioriteit voor jou? Of heb je nog andere belangrijke en urgente prioriteiten? Als je ervan overtuigd bent dat de vergadering waardevol zal zijn en dat jij er inderdaad de aangewezen persoon voor bent, moet je vervolgens beslissen of de vergadering op dit moment al dan niet een prioriteit voor je is. Hoe centraal staat het onderwerp van de vergadering in jouw rol? Hoe verhoudt zich dit tot jouw andere onmiddellijke behoeften? Hoe uniek is jouw bijdrage en kan jouw plaats beter door iemand anders worden ingenomen?

Als je op geen van de drie bovenstaande criteria 'ja' kunt zeggen, dan is het gepast om de vergadering beleefd af te wijzen. Dat is de tweede uitdaging. Enige tact hierbij is wel gewenst. Vind je het lastig 'nee' te zeggen?

Vier opties met acceptabele alternatieven

Acceptabele alternatieven bieden maakt 'nee' zeggen een stuk makkelijker. Hieronder staan vier opties met voorbeelden. Ook als je de vergadering niet fysiek kunt bijwonen, kun je toch collegiaal zijn en een positieve bijdrage leveren.

1. Kan ik de vergadering helemaal cancelen? 

De vergadering helemaal cancelen kan een optie zijn. Als vergaderen in jouw ogen niet voldoet aan criterium 1, omdat je denkt dat er geen resultaat uit zal rollen, deel je zorgen dan met de organisator.  Natuurlijk kan die persoon je opmerkingen naast zich neer leggen, maar het is ook mogelijk dat je één van deze twee positieve uitkomsten teweegbrengt:

1. Óf de vergadering wordt wat meer doelgericht opgesteld, dus met agendapunten, actiepunten met verantwoordelijken inclusief  deadlines om resultaat te behalen
2. óf ze wordt geannuleerd.

Nu nog tactvol brengen. Weet je niet hoe? Probeer een van de volgende benaderingen:

"Dit is zeker een interessant onderwerp. Op basis van onze huidige prioriteiten weet ik niet of we al klaar zijn voor een productief gesprek. Kunnen we deze vergadering uitstellen en de werkgroep wat meer vooruitgang te laten boeken voordat we bij elkaar komen?"

"Ik heb wel een aantal keuzes te maken over dit onderwerp. Alleen zie ik in de uitnodiging dat de afdeling Finance niet uitgenodigd is. Zou je Piet van Finance ook willen uitnodigen? Anders kunnen we geen beslissingen nemen."

"Op basis van de informatie in de uitnodiging lijkt het erop dat deze vergadering voor informatieve doeleinden is. Is een vergadering hierover noodzakelijk? Is het een idee om een samenvatting te sturen in plaats van een vergadering bijeen te roepen?"

2. Kan ik iemand anders aanbevelen? 

Je kunt ook iemand anders aanbevelen. Als de vergadering belangrijk is, maar niet voldoet aan criterium #2 omdat je niet de juiste persoon bent voor de job, probeer dan iemand anders aan te bevelen. Zorg ervoor dat je wat moeite doet om de juiste persoon te vinden, zodat het niet lijkt alsof je je aan de verantwoordelijkheid onttrekt.

Probeer deze opties eens:

 "Ik stel het op prijs dat je geïnteresseerd bent in mijn inbreng. Ik geloof alleen niet dat ik de best gekwalificeerde ben voor dit onderwerp. Ik heb wat gegraven en het lijkt erop dat Jan de nodige context heeft. Vind je het goed om Jan uit te nodigen in plaats van mij?"

"Aangezien dit een besluitvormingsvergadering is, denk ik dat het beter is dat mijn manager ons team vertegenwoordigt."

"Bedankt voor de uitnodiging voor deze vergadering. Ik denk niet dat ik op dit moment nodig ben. Als het ok is met jou, wil ik Marjan als mijn afgevaardigde sturen."

3. Kan ik op voorhand bijdragen?

Als je op voorhand kunt bijdragen is dat een mooi alternatief. Als de vergadering niet voldoet aan criterium 3 (je hebt vastgesteld dat het een belangrijk onderwerp is waar je echt waarde aan kan toevoegen, maar het bijwonen van de vergadering past niet in je agenda of prioriteiten), dan kun je dat ook op voorhand doen. Neem de tijd om wat aantekeningen te maken en de voorzitter of een geschikte deelnemer in te lichten. Dat is voor jou veel efficiënter dan de hele vergadering bij te wonen. Je kunt de organisator antwoorden door te zeggen:

"Ik vind dit zeker een belangrijke discussie. Ik kan helaas niet aanwezig zijn, maar ik zal mijn gedachten op papier te zetten en jullie  mailen. Dan kunnen jullie dat in de vergadering meenemen."

"Spijtig dat ik de vergadering niet kan bijwonen. Als ik jou van tevoren goed voorbereid, mag ik je dan vragen om mijn ideeën op de vergadering te vertegenwoordigen?"

4. Kan ik een deel van de vergadering bijwonen? 

Een deel van de vergadering bijwonen kan ook. Als er één of meerdere belangrijke agendapunten wel aan alle drie jouw criteria voldoen en andere niet, kunt je misschien een deel van de vergadering bijwonen. Je kunt reageren met een van de volgende antwoorden:

"Bedankt voor de uitnodiging. Ik denk dat het echt belangrijk is voor mij om deel te nemen aan de discussie over hybride werken. Gezien een paar andere prioriteiten op dit moment, ga ik me dan wel verontschuldigen zodra dat punt is afgerond."

"Zou het mogelijk zijn om het onderwerp hybride werken als eerste agendapunt te behandelen? Ik kan niet de hele vergadering blijven, maar ik zou daar heel graag een bijdrage aan leveren."

Samenvattend

Samenvattend kijk je eerst of je de 3 criteria met ‘ja’ kunt beantwoorden zodat je zeker weet dat de vergadering je tijd waard is.  Mocht je ergens ‘nee’ op antwoorden, dan deel je je beweegredenen zodat de organisator van de vergadering weet waarom je niet deelneemt. Eventueel kan de vergadering aangepast worden met een duidelijke agenda zodat het voor jou toch interessant wordt deel te nemen. Mocht je tenslotte niet willen of kunnen deelnemen, dan kun je nog de optie geven op voorhand bij te dragen. Zo blijf je in ieder geval meedenken aan een oplossing.

Voor de ander is deze werkwijze misschien een beetje een wennen aan het begin. Maar leg deze drie vergadercriteria maar eens voor aan iemand die van vergadering naar vergadering rent. Wedden dat diegene er ook baat bij heeft volgens die criteria te gaan werken?

Meer weten over efficiënt werken en efficiënt vergaderen? Kijk eens bij onze PEP efficiency trainingen. Daar vertellen we je er nog veel meer over.

Of neem gelijk contact met me op: siok@tijdenresultaat.nl of 16-1946 4430