Hoe plan je ad-hoc zaken in je agenda?
Wist je dat de gemiddelde werknemer dagelijks 2,5 uur wordt gestoord door onverwachte taken?
Hoe je ad-hoc zaken kunt plannen in je agenda
Allereerst: Niemand werkt een volledige acht uur zonder onderbrekingen. Onderzoek toont aan dat de gemiddelde werknemer ongeveer 2,5 uur per dag wordt gestoord door ad-hoc verzoeken en onderbrekingen. Dit betekent dat je slechts 5,5 uur over hebt voor je geplande taken. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het plannen van je dag.
Ad hoc gebeurt altijd
Ad-hoc zaken gebeuren altijd, en dat is oké. Het is inherent aan het werkleven en daarom is het belangrijk om flexibel te zijn. Maar hoe kun je hier rekening mee houden in je planning? Een goede strategie is om buffer tijd in je agenda in te bouwen. Dit betekent dat je tijd reserveert voor onverwachte taken en verzoeken. Als je deze tijd niet nodig hebt, kun je deze gebruiken om vooruit te werken of om te ontspannen.
Vier gouden tips
1. Plan buffertijd in
Reserveer elke dag tijd voor onverwachte taken en verzoeken. Stel bijvoorbeeld dat je elke ochtend een uur reserveert voor ad-hoc zaken. Als er geen onverwachte taken zijn, kun je deze tijd gebruiken om vooruit te werken of om te ontspannen. Dit helpt je om flexibel te blijven en om je geplande taken af te krijgen.
2. Leer nee zeggen
Het is oké om nee te zeggen tegen ad-hoc verzoeken als je echt geen tijd hebt. Stel dat een collega je vraagt om te helpen met een taak die niet dringend is, terwijl je zelf een belangrijke deadline hebt. Wees beleefd maar duidelijk en bied aan om op een later tijdstip te helpen. Bijvoorbeeld: "Ik heb nu een belangrijke deadline, maar ik kan je morgen helpen." Of met wat humor: “Sorry, mijn agenda zegt nee vandaag!”
3. Prioriteer je taken
Niet alle ad-hoc verzoeken zijn even belangrijk. Gebruik de Eisenhouwer matrix om je taken te prioriteren. Deze matrix verdeelt taken in vier categorieën: urgent en belangrijk, niet urgent maar belangrijk, urgent maar niet belangrijk, en niet urgent en niet belangrijk. Plot je taken in deze matrix om te bepalen welke verzoeken onmiddellijk aandacht vereisen en welke kunnen wachten. Bijvoorbeeld, een dringende vraag van je manager zou in de categorie "urgent en belangrijk" vallen, terwijl een verzoek om een rapport te controleren misschien in de categorie "niet urgent maar belangrijk" valt.
4. Communiceer duidelijk
Laat je collega's en leidinggevende weten wanneer je beschikbaar bent voor ad-hoc verzoeken en wanneer je gefocust moet werken. Stel bijvoorbeeld dat je elke ochtend van 9 tot 10 uur gefocust wilt werken. Communiceer dit duidelijk aan je team, zodat ze weten dat je in die tijd niet gestoord wilt worden. Nog beter zou zijn met het hele team een paar uur stilte af te spreken per dag.
5. Samengevat
Het is belangrijk om duidelijk te communiceren wanneer je beschikbaar bent voor ad-hoc verzoeken en wanneer je gefocust moet werken. Door buffertijd in te plannen, nee te leren zeggen, je taken te prioriteren en je beschikbaarheid te communiceren, kun je effectief omgaan met onverwachte taken en je productiviteit verhogen. Welke van deze adviezen spreekt jou het meest aan? Laat het me weten!
- Mark Twain"Het geheim van vooruitgang is beginnen."
Meer efficiency tips? Kijk op Tijd en Resultaat
Om stuur me een mailtje: siok@tijdenresultaat.nl