Hoe verhoog je de efficiency tijdens een vergadering? 4 tips

26 januari 2023

In mijn vorige blog over vergaderen (Bezint eer ge begint) schreef ik vier tips over hoe je je het best kunt voorbereiden op vergaderingen.

Maar kun je ook nog tijdwinst behalen tíjdens een vergadering? Jazeker, en dat is hard nodig want wist je dat de meeste mensen toegeven dat ze tijdens een vergadering

Denken aan iets anders (91%)
Ondertussen ander werk doen (73%)
Haast in slaap vallen (39%)

Nog meer verontrustende cijfers?

De meeste leidinggevenden wonen 61,8 overleggen bij per maand. Uit onderzoek blijkt dat de helft hiervan verspilling was. (Bron: George David Kieffer „The Strategy of Meetings”) Dus stel: Het gemiddelde overleg duurt een uur. Dan verspillen zij 31 uur per maand (4 werkdagen) aan inefficiënt vergaderen.

Zonde!

Een goede voorbereiding vooraf loont

Dus, een goede voorbereiding is absoluut noodzakelijk. Ter opfris: Vooraf bedenk je of de vergadering die wilt organiseren echt noodzakelijk is. Vervolgens nodig je alleen de mensen uit die het daadwerkelijk wat aangaat. Je stuurt van tevoren een agenda rond en vraagt de deelnemers met klem zich voor te bereiden.

Tijdens de vergadering

Maar nu tijdens de vergadering. Wat kun je er nog aan doen om die zo efficiënt mogelijk te laten verlopen?

Hieronder een korte checklist:

1. Eén persoon leidt de vergadering.

Eén persoon bewaakt de toegewezen tijd en zorgt dat men blijft bij het onderwerp. Makkelijk gezegd. Het kan lastig zijn om langpraters in te dammen, of om mensen die gewoonlijk meer op de achtergrond blijven wat meer aan het woord te laten. Maar dit is precies wel wat er van je als voorzitter wordt verwacht. Leg gelijk aan het begin nog even de nadruk op dat het doel van de vergadering is om besluiten te nemen. Dus geen tijd voor oeverloos geklets. En dat er van iedereen een bijdrage wordt verwacht.

2. Samenvatting en afronding van elk agendapunt.

Zorg ervoor dat ieder agendapunt kort samengevat wordt en dat er wat over beslist wordt. Bedenk al van tevoren hoe je dat per agendapunt zal doen.
Maak bij de introductie van het agendapunt gelijk helder naar welk resultaat jullie toewerken. Dat helpt alvast de neuzen in dezelfde richting te laten wijzen.
Agendapunt afgerond? Formuleer duidelijke conclusies, benoem besluiten zodat het voor iedereen duidelijk is.
En herhaal wat afgesproken is. (Vooral handig voor degenen die met hun gedachten elders zitten).

3. Notuleren rouleren

Notuleren is vaak een klusje waar niemand op zit te wachten omdat het tijdrovend is. Maar het hoeft geen proza te zijn, het hoeft niet tot in detail. Vaak is het genoeg om alleen het besluit en de vervolgstappen te vermelden. Om het leed te verzachten kun je steeds een andere notulist aanwijzen die zich deze keer alleen hierop concentreert. De volgende keer weer iemand anders.
Een andere belangrijke reden om zaken te notuleren is niet alleen om duidelijkheid te hebben over wie wat doet, maar vooral ook om de voortgang vast te leggen. Als acties niet uitgevoerd worden, blijf je op hetzelfde punt steken. Merk je bijvoorbeeld dat actiepunt 3 nu wel erg lang blijft staan? Misschien is daar meer aan de hand.

4. Besluit genomen? Wie doet wat wanneer? En vervolgstappen.

Geef een overzicht van de actiepunten bij elk agendapunt. Schrijf in actieve stijl, dus, Bert (wie) heeft als actiepunt: Navragen / sturen / schrijven / wijzigen……. van de nieuwe procedure 2023. En wanneer hij dat gedaan moet hebben (deadline). Het kan heel eenvoudig:

En nog een paar vuistregels omtrent het vergaderproces:

1. Mobiele telefoons uit, laptops van tafel

Vergaderen zonder mobiele telefoons of laptops kun je makkelijk voorkomen door ze tijdens de vergadering niet toe te staan. Wat je wilt is focus. Dat staat nou eenmaal haaks op een smartphone. Alleen degene die notuleert mag een laptop.

2. Laatkomers

Komt iemand te laat? Wat de reden ervan ook is, begin gewoon op de afgesproken tijd met de vergadering. Degenen die wel op tijd zijn worden daarmee beloond. Hun tijd is immers kostbaar. De laatkomer kun je na de vergadering aanspreken op zijn gedrag. Wist je dat ongeveer 37% van de vergaderingen van de vergaderingen later begint dan gepland? Gemiddeld een kwartier na de afgesproken tijd. Dat is een van de grootste frustraties over vergaderen. Het zorgt voor een slecht humeur, en dat heeft weer een negatief effect op de creativiteit en prestaties.

3. Brengt iemand een nieuw agendapunt in?

Zet het op de agenda voor de volgende keer, tenzij het absoluut besproken moet worden. Plan een nieuwe vergadering met alleen de relevante deelnemers.
Urenlang vergaderen is sowieso ineffectief. Hoe lang kun je scherp blijven? Dat hou je niet zo lang vol. Je kunt dus ook maximaal 3 to 5 agendapunten per uur toelaten. Alles wat daarbij komt schuif je door.

4. Sta toe dat deelnemers later de vergadering bijwonen of eerder vertrekken, vooral online

Móet je de hele vergadering bijwonen, ook al worden jouw drie actiepunten aan het begin al behandeld? Waarom zo je de hele vergadering dan bijwonen? Wanneer je de agenda van tevoren hebt ontvangen kun je dit met de voorzitter bespreken. Vraag of je na jouw actiepunten weer verder kan met je werk. Mocht het om een online vergadering gaan is de impact nog minder. Je verdwijnt gewoon uit beeld.

Maak afspraken met elkaar

Idealiter maak je vooraf afspraken met elkaar over wat jullie do's en don't zijn bij vergaderen. Spreek af welke van de punten jullie in praktijk gaan brengen om efficiënter te vergaderen. Vergaderingen waar na afloop iedereen het gevoel heeft dat er stappen zijn gemaakt.

Een aanrader is natuurlijk om als team de PEP training te volgen, omdat je dan dezelfde taal spreekt. Natuurlijk kun je ook gelijk beginnen. Kies 3 punten uit dit blog en pas ze toe op de eerstvolgende vergadering.

Je weet nu wat je kunt doen voor en tijdens de vergadering. Maar er zijn ook nog een aantal handige zaken die je na een vergadering kan doen. Hierover gaat het volgende blog.

Heb je meer vergadertips nodig? Mail me gerust siok@tijdenresultaat.nl

Photo : Andrew Martin via Pixabay