Het Doe Het Nu principe: Bespaar een uur per dag
Het Doe Het Nu principe
- Krijg je reminders voor verzoeken die je nog niet had afgehandeld?
- Loop je momenteel achter met werk?
- Zijn er zaken blijven liggen die dringender of belangrijker zijn dan het werk dat je nu doet?
- Ben je geneigd om te wachten tot het laatste moment?
- Heb je het idee dat het alleen nog maar erger wordt?
- Zou je meer Zen willen zijn op je werk?
- Zou je meer tijd over willen hebben?
Het Doe Het Nu principe geeft stabiliteit en rust waarmee je veel tijd en energie overhoudt. Waarom zou je daar niet aan beginnen? NU?
Doe Het Nu, BESLIS NU!
Bij onze persoonlijke efficiency training van PEP worldwide is dit het belangrijkste principe.
Weet je dat je altijd een beslissing neemt, of je je daar nu bewust van bent of niet?
Want wat doe je als iemand je vraagt om iets te doen, of als je plotseling een idee krijgt?
Je neemt een beslissing.
Je brein is zo ‘gemaakt’ dat je altijd een beslissing neemt over iets dat zich aandient.
Dus ook op je werk.
Maar niet iedere beslissing is een efficiënte beslissing.
Geen zin om te lezen? Kijk dan deze video
De 4 opties
Beslissen an sich is niet moeilijk. Je hebt eigenlijk maar vier opties:
1. Onmiddellijke actie: ik doe het nu
2. Uitgestelde actie: ik doe het later en plan het in mijn agenda
3. Afgestelde actie: ik doe het niet of ik delegeer het
4. Geen actie: ik laat het liggen voor later, wanneer dat ook maar zal zijn
De eerste drie beslissingen zijn concreet. Ze geven duidelijkheid naar jezelf en naar anderen. Bovendien wordt een dergelijke concrete beslissing gewaardeerd en gerespecteerd.
De laatste beslissing noemen we in het dagelijkse leven uitstelgedrag.
Tijd winnen door nu te beslissen
Veel mensen denken dat uitstelgedrag hetzelfde is als geen beslissing nemen, maar je hebt wel degelijk iets besloten, namelijk om niks concreets te doen.
Je wint tijd door niet langer uit te stellen. Door altijd een concrete beslissing te nemen. Veel zaken worden meteen geregeld.
Ook win je aandacht en energie. Alles wat ergens ligt te wachten doet een aanslag op je brein. Het voelt als een hete adem in je nek.
Heb je last van stress?
Door een concrete beslissing heb je minder stress want je hebt meer ruimte om te denken.
Ga je gebukt onder werklast?
De werklast vermindert zodra je plant, delegeert, indeelt en overzicht houdt.
Ben je beducht voor crisissituaties?
Die zullen steeds minder aan de orde zijn. Dat komt omdat je veel problemen de baas blijft doordat je ze meteen hebt aangepakt toen ze zich aandienden.
Redenen genoeg om nu te beslissen en in actie te komen!
Welke scenario’s zijn er?
Op je werk zijn er de hele dag door momenten waar je op moet reageren. Er wordt als het ware iets van je gevraagd, letterlijk of figuurlijk.
We onderscheiden drie soorten vragen.
- Vragen waar directop gereageerd moet worden
- Het brandalarm gaat af, of er is plotseling een ontruimingsoefening
- Er gebeurt plotseling iets heftigs in de privésfeer
- Er is een crisis op het werk. Je moet direct brandjes blussen
- Vragen waar op je niet gelijk(inhoudelijk) hoeft te reageren
- “Live”, zoals telefoon, iemand aan je bureau of een ingeving
- “Niet-live”, zoals mail of andere digitale berichten
- Vragen waar je helemaal niets mee moet doen
- (Dit klinkt goed, maar vergt nog wel wat energie)
Categorie ROOD, ORANJE, GROEN
Mensen zijn vaak visueel ingesteld. Als we bovenstaande categorieën nu eens indelen in kleuren. Dat maakt het wat eenvoudiger. Een kleur zie je zo voor je:
ROOD: Categorie 1 vragen behandel je ook direct. Het kan gewoon niet anders.
ORANJE: Categorie 2 vragen, daar hoef je niet gelijk op te reageren. Bijvoorbeeld:
Komt iets “Live” binnen? Wat doe je dan?
• Als het kleine zaken zijn en relevant genoeg om meteen te behandelen, doe het dan maar meteen.
• Bij minder relevante zaken zeg je wanneer je ze zal behandelen en plan je het in.
Komt het niet “live” binnen? Zoals e-mail, nieuwsbrieven of andere digitale berichten. Hoe behandel je dat?
• Je slaat het op in een te LEZEN-map (eventueel met een automatische regel in Outlook) en leest het op een door jou zelf bepaald tijdstip.
• Je plant het in op een vast moment in je agenda om het gebundeld en efficiënt af te werken.
GROEN: Categorie 3 vragen hoef je niet te behandelen, maar je krijgt ze wel binnen. Dit werkt alsnog verstorend. Interrupties halen je uit je werkritme en concentratie. Bijvoorbeeld:
• Mensen met een lastminuteverzoek, die door hun eigen nalatigheid op het laatste moment nog iets van je willen;
• Niet ingeplande werkzaamheden die eerder hadden gekund.
Met dit soort vragen kun je echt helemaal niets. Bepaal hoe je van deze onnodig verstorende en contraproductieve situaties af kunt komen.
Sta nu even stil bij de volgende vragen:
• Van wie komen die verlate verzoeken die ook eerder hadden gekund? Hoe vaak gebeurt dat?
• Welke processen zijn ontregelend (op een verkeerd moment of te laat) terwijl er al eerder een vraag had kunnen zijn?
• Treden de vragen (of fouten) waar je nu meteen iets mee moet, zich herhaaldelijk op?
• Welke mensen vragen jou vaak dezelfde dingen? Kunnen zij verantwoordelijker en autonomer leren worden aan de hand van een specifiek leertraject?
• Wie vraagt jou informatie die je al eerder had kunnen geven (zelfs al voor het verzoek)?
Volgende keer ga ik verder in op deze Quickscan.
Wil je vanaf nu eens oefenen met rood, oranje en groen?
Heel veel succes met het toepassen van de verschillende scenario’s.
Mochten er vragen of tips in je naar boven komen die je wilt delen, mail ons gerust!
Beter nog, waarom niet een PEP training bij ons volgen, en leer alles over persoonlijke efficiency.
Siok-Lian Sih
siok@tijdenresultaat.nl