In 5 stappen je digitale archief opruimen

Handleiding

In deze handleiding vertel ik je hoe je in je digitale archief een heldere mappenstructuur maakt. Ik vertel je ook hoe je door de naamgeving van die mappen het archief snel toegankelijk maakt.

Daarna leer ik je om documenten zodanig te benoemen dat je in één keer het juiste stuk tevoorschijn kunt halen.

3 basisregels

Voor het maken van een heldere en toegankelijke mappenstructuur moet je een paar basisregels toepassen:

1. maak niet meer dan 8 hoofdmappen
2. ga niet “dieper” dan 3 lagen
3. 
zet in een map òf alleen submappen òf alleen documenten
4. gebruik gelijksoortige ordeningsprincipes

Aan de slag, doe het nu

Stap 1

Begin met een geheel nieuwe, lege mappenstructuur. Die ga je straks vullen. Door de namen van de mappen te beginnen met een cijfer komen ze bovenaan de lijst te staan en kun je ook nog eens zelf de volgorde bepalen.

Hoe bepaal je nu welke mappen je nodig hebt in de nieuwe structuur?
Loop alle bestaande mappen eens langs: zijn er mappen met gelijksoortige inhoud? Die kunnen bij elkaar in dezelfde Hoofdmap.

Voorbeeld
•01-OVERLEGGEN voor alle mappen die een overleg of bila betreffen
•02-PROJECTEN voor alle mappen die een project betreffen
•03-PERSOONLIJK voor alle mappen die documenten bevatten die alleen voor jou persoonlijk bedoeld zijn
•04-ORGANISATIE/AFDELING voor alle mappen die informatie bevatten over jouw organisatie en/of afdeling
•05-NASLAG voor alle mappen die naslagmateriaal en referentie materiaal bevatten
•06-KLANTEN en 07-PRODUCTEN/DIENSTEN zijn bijvoorbeeld mappen als je in een commerciële organisatie werkt

Waarom liever niet meer dan 8 Hoofdmappen? Omdat je hersenen die gemakkelijk in 1 keer kunnen overzien, je hebt dus sneller overzicht.

Stap 2

Sleep alle bestaande mappen (voor zover mogelijk) naar een Hoofdmap. Verzin voor de overblijvende mappen ook nog 1 of 2 Hoofdmappen.
Bepaal of de namen van de bestaande mappen (die nu Submappen zijn geworden van de Hoofdmappen) voldoende aanwijzing geven voor de inhoud ervan. Pas zo nodig aan.
Zorg er in ieder geval voor dat je niet meer dan 3 lagen maakt. Dus Hoofdmappen op de eerste laag en daaronder maximaal 2 lagen met Submappen.

Stap 3

Alle documenten horen in een map te zitten (zie regel 2 hierboven). Wanneer je onder de lijst met mappen ook nog een lijst met documenten hebt, breng dan die losse documenten onder in een map. Als je niet goed weet waar die losse documenten bij horen zet ze dan tijdelijk in een 00-PARKEERMAP. Die map komt ook van pas als je je documenten gaat opschonen, dat vertel ik verderop in deze handleiding.

Verwarring over waar een document ondergebracht moet worden ontstaat meestal door het gebruik van verschillende ordeningsprincipes.

Voorbeeld

Een financiële afdeling van een gemeente kon niet besluiten of ze hun documenten wilden archiveren op proces (budget, jaarrekening, marap enzovoort) of op de afdeling waar de documenten betrekking op hadden (burgerzaken, ruimtelijke ordening, welzijn enzovoort).
Dus hadden ze twee archieven gemaakt!
De kunst is om te besluiten welke “ingang” jij het meest gebruikt om een document te vinden. Is dat het proces? Dan maak je Hoofdmappen met namen als 01-BUDGET, 02-JAARREKENING enzovoort en hang je de afdelingen eronder als submappen.
Als je documenten hebt die op datum gearchiveerd moeten worden, gebruik dan altijd de notatie jjjj-mm-dd.

Stap 4

Als alles op de juiste plek staat ga je opschonen en weggooien. Alles dat oud is en niet meer gebruikt wordt gooi je weg.
Alles dat al op een andere plek bewaard wordt en waar jij geen gebruik van gaat maken in de nabije toekomst gooi je weg.

Ik weet dat er mensen zijn die niet gemakkelijk weggooien. Die eerst elk document waar ze over twijfelen gaan openen, lezen en dan een beslissing nemen. Als jij een van hen bent gaat het niet lukken om in 1 uur je schijf op te ruimen.
Hoe krijg je dan toch je schijf geordend? 
Door alles waar je over twijfelt of wat je eerst wilt inzien in een aparte map te zetten. Gebruik hiervoor de map 00-PARKEERMAP. Die map kun je op een later tijdstip af en toe eens opschonen, stukje bij beetje.

Als je hiermee kaar bent heb je een goeie structuur en alleen documenten die je gebruikt, die nog actueel zijn of die niet weg mogen.

Stap 5

Het laatste waar je aan gaat werken is de naamgeving van de documenten.
Aan de naam van een document moet je meteen kunnen zien of je het juiste document voor je hebt zonder het eerst te moeten openen!

5.1 Bepaal welke soorten documenten er gearchiveerd moeten worden.
•Brieven
•Offertes
•Agenda’s van vergaderingen
•Notulen
•Verslagen van …
•Begroting
•Instructies
•…

5.2 Bepaal welke toevoeging er nodig is om de verschillende documenten van dezelfde soort uit elkaar te houden.
•Brief (aan) Jansen
•Offerte grasmaaien (door) faVink
•Instructie archiveren (voor) Klant X

5.3 Bepaal of er documenten zijn die een datum nodig hebben.
•Brief Jansen 20200328

5.4 Zet altijd de initialen van de samensteller van het document in de naamgeving.
•Brief Jansen 20200328 sm

5.5 Bepaal de volgorde van de bovengenoemde elementen, zodat je ze altijd op dezelfde wijze neerzet en waarmee het terugvinden van een specifiek document gemakkelijker wordt.

Het is niet nodig dat je alle documenten van een nieuwe naam voorziet. Hanteer hier twee regels:

1. Hernoem alleen de documenten die actueel zijn.
2. Geef alle nieuw op te bergen documenten meteen de juiste naam.

Het kan best een uitdaging zijn om een digitaal archief op te zetten. Als je wat extra hulp kunt gebruiken, doe het nu! Meld je aan voor onze PEP training. Daar helpen we je persoonlijk bij het opzetten van een helder, eenduidig archief.

foto @Gary Woordard