Wat is hybride werken, hoe doe je dat en 3 voor- en nadelen

Wat is hybride werken?

Hybride werken betekent gedeeltelijk op kantoor en gedeeltelijk thuis werken. Je werklocatie kies je zelf, afhankelijk van het type werkzaamheid dat je gaat doen. Veel werkzaamheden blijken we overal te kunnen doen. Het kantoorgebouw is niet langer leidend. De plek waar je werkt hangt af van de activiteiten van je werkdag. Dus, denkwerk in stilte, meestal thuis. En werk waar veel interactie bij nodig is, op kantoor.

Hybride werken is niet nieuw. Rond 2010 was Het Nieuwe Werken al populair. Vooral door de snelle technologische ontwikkelingen die werken op afstand mogelijk maakten. Met als voordeel files te ontwijken, maar belangrijker dan dat: Om meer het gevoel van autonomie in je werk te creëren. Je kon steeds meer zelf bepalen wat je wanneer en vooral waar deed.

Vraagtekens over thuiswerken

Toch bleven er veel vraagtekens. Hoe kun je een team managen als je ze niet ziet? Hoe kun je feeling houden met elkaar als iedereen op verschillende tijden werkt? En hoe weet je of iemand gewoon hard aan het werk is, of stiekem de kantjes eraf loopt? Met je medewerkers in zicht zijn die problemen er veel minder. Daarom bleef op kantoor werken de meest beoefende werkvorm, gewoon, omdat dat de standaard was. En voor leidinggevenden makkelijker. Maar met de coronapandemie kreeg het thuiswerken een enorme boost. Thuiswerken werd verplicht, ongeacht of dat thuis een optie was of niet.  En omdat het iedereen aanging het heeft het een enorme ontwikkeling doorgemaakt.

Hybride werken, hoe doe je dat?

Hoe pak je dat hybride werken aan? Welke indeling kies je bij hybride werken? (Zie ook ons vorige blog) Omdat bij hybride werken het type werk leidend is, kijk je eerst wat voor activiteit je gaat aanpakken. Wat is het doel? Dat kan zijn het schrijven een rapport, een teamoverleg of een presentatie geven. Je kijkt naar of je ergens geconcentreerd, zonder gestoord te worden, aan wilt werken, of er juist anderen bij nodig hebt. Daarna maak je de keuze wat de beste plek is om het werk uit te voeren.

In de praktijk zal het er op neerkomen dat de meeste mensen 50% op kantoor zijn, en 50% thuis. Als je vaste kantoordagen hebt, worden die in de regel sociaal ingevuld. Dus de meetings, de gesprekken, de brainstormsessies, het samenwerken met elkaar etc. is op kantoor. Alles wat daaruit komt, de opvolging, het verder schrijven van de notulen of een nieuwe beleidsprocedure, dat doe je dan weer thuis.

Sommige werkzaamheden kunnen beter op kantoor gedaan worden om andere redenen dan het type werk. Op kantoor is er bijvoorbeeld sneller en stabieler internet dan op je zolderkamer. Of de kantoorsituatie is rustiger omdat daar nu juist weinig andere collega’s te vinden zijn. Of je hebt kleine kinderen thuis. Vervolgens kijk je welke ruimte zich daar het beste voor leent. Is dat thuis of op kantoor?

Anderhalve meter

Je kijkt ook naar de noodzaak om met z’n allen in dezelfde ruimte te zijn. Kan het vanwege de anderhalve meter afstand ook digitaal? Je kunt vanaf verschillende locaties samenwerken. Mensen kunnen inbellen vanaf huis, terwijl een anderen op kantoor zitten. Uit onderzoek blijkt, dat de belangrijkste reden om naar kantoor te gaan nog steeds is, om je collega’s te zien en te spreken. Er gaat nou eenmaal niets boven een live gesprek, inclusief alle non-verbale communicatie. Dus als er iets is dat je echt persoonlijk wilt bespreken, dan ga je naar kantoor.

Waar je ook werkt, belangrijk in ieder geval is een stabiele internetverbinding. Niets is zo vervelend als gesprekken die steeds wegvallen of beelden die bevriezen. Zelfs een gewoon telefoongesprek heeft dan nog de voorkeur.

Waarom moet je hybride werken en wat zijn de voor- en nadelen?

Waarom het moet moge duidelijk zijn. Er zijn veel te veel besmettingen en we willen de zorg zoveel mogelijk ontzien. Maar thuiswerken is niet altijd even makkelijk. In de beginperiode (even los van alle (on)gemakken thuis, en los van contactberoepen waar thuiswerken echt niet mogelijk is), probeerden we de kantoorsituatie zoveel mogelijk na te bootsen. En om te bewijzen dat je thuis minstens zo productief, nee productiever(!) kon zijn dan op kantoor. In de communicatie en in de werkprocessen was nog niet zoveel veranderd. Het was eerder zoeken hoe je die structuur kon handhaven op afstand. En met hoe je je thuiswerkplek zo goed mogelijk kon inrichten. Te beginnen met het omtoveren van de rommelzolder tot kantoor. Met een ander bureau dan de keukentafel, en een ergonomische stoel, een grotere monitor, een betere internetverbinding, dat soort dingen.

Voordelen

1. Verhoogde productiviteit

Het allergrootste voordelen van thuiswerken is nog steeds de verhoogde productiviteit. Uit een grootschalig Europees onderzoek gaat dit om  meer dan de helft. We zijn massaal op zoek naar het beste van twee werelden, met zelf in te delen flexibele werkdagen rond een aantal kernuren, waarin we ‘deepwork’ doen, dus geconcentreerd bezig zijn.

2. Meer autonomie

Meer gevoel van autonomie, het zelf bepalen waar en wanneer je werkt. Je eigen beste indeling maken van wanneer je wat doet. Je kunt kinderen ophalen van school, naar de tandarts, een wasje draaien, en dat op een eerder of later tijdstip inhalen. Je hoeft geen file te rijden wat pure tijdwinst is. Zo’n flexibele dag geeft veel meer vrijheid.

3. Alles online

Het gemak van alles online. Je hoeft niet meer de deur uit voor een vergadering, voor een cursus of om informatie op te zoeken.  Alles wat je wilt weten of leren staat op internet. Als je het zo bekijkt  hoef je eigenlijk nergens meer voor de deur uit.

Nadelen of uitdagingen

1. De ‘Always-on’ cultuur

Het grootste nadeel blijft de ‘Always-on’ cultuur, dus het gevoel van constant beschikbaar moeten zijn. Waar het traditionele 9-tot-5 model op dat vlak in ieder geval rust gaf, vervagen de grenzen tussen werk privé bij thuiswerken. Als je al moeite had die grenzen te bewaken, kan dit heel veel stress opleveren. Het gevoel van onmisbaar zijn en altijd overal maar op moeten antwoorden, zit tussen je eigen oren. Het simpelste advies is op het eind van je werkdag alles wat elektronisch is uit te schakelen en vanaf nu echt onbereikbaar te zijn. Voorheen had je onderweg naar huis de tijd om goed om te schakelen. Nu hoef je alleen maar je deur open te doen en je stapt weer in je andere rol. Veel te kort om te kunnen schakelen. Neem eens een douche om je ‘werkkarma’ weg te spoelen, of maak een ommetje en begin fris aan je vrije tijd.

2. Onzichtbaarheid en eenzaamheid

Als je lang alleen werkt kun je je knap eenzaam gaan voelen. Als mens heb je na dat geklets tegen een monitor ook behoefte aan live contact. Even iemand (r)echt aankijken, in plaats van je blik ergens onder de camera te laten dwalen.  Menselijk contact heb je ook nodig voor extra motivatie. Waar doe je het eigenlijk voor. Voor wie ben je bezig. Zien mensen wel wat je aan het doen bent? Zorg daarom dat je even afstand kunt nemen tijdens je pauze. Ga naar buiten, haal een broodje bij een bakker, haal iets bij de supermarkt, wandel een stukje. Misschien heb je buren of andere gelijkgestemden. Spreek met hen af. Het hoeft niet lang te zijn, maar dan heb je even aanspraak en verandering van omgeving. Dat helpt zo’n monotone werkdag wat op te peppen.

3. Extra vaardigheden

Beter (vollediger) communiceren, meer initiatief nemen, eigenaarschap,.. zo maar een aantal vaardigheden waar je wel de discipline voor moet hebben. Stel, je bent jong en ambitieus. Hoe kun je je dan zo profileren en zichtbaar aanwezig zijn, zodat je gezien wordt? Zonder dat je je manager onnodig veel gaat bestoken met mailtjes en videocalls. Zorg in ieder geval dat je een plan hebt. Dat je zelf een idee hebt hoe en op welk vlak jij je optimaal verder kunt ontwikkelen. Thuis met online cursussen? Je kan je afvragen hoe motiverend dat is. Laat zien welke resultaten jij de afgelopen tijd behaald hebt. Resultaten die echt aan jou de danken zijn. Goede onderwerpen om mee in gesprek te gaan met je manager. Bereid je grondig voor op zo’n gesprek.

Samenvattend

Het hybride werken is niet meer weg te denken. Vooral als je zelf gemotiveerd bent en goed in staat bent een bepaalde structuur te volgen, pluk je de voordelen van thuiswerken. Drijf jij juist op sociale interactie, raak je geïnspireerd door anderen op het werk, of werk je eerlijk gezegd ook beter als anderen jou aan het werk zien? Dan is kantoor de plek. Heb je juist meer moeite met grenzen stellen? Weet je niet wanneer en vanaf welk tijdstip zeg je nee kan zeggen? Daar kan ik je prima bij helpen met onze PEP trainingen en bij onze workshops.

Hybride werken vergt ook wat andere kwaliteiten dan je gewend was. Wil je zelf meer de regie over je eigen loopbaan? Neem een kijkje bij onze trainingen. Of neem contact op via een mailtje. Je kan mij ook altijd bellen op 06-1946 4430 en dan bespreken we waar jij het meest bij gebaat zou zijn.

Graag tot ziens!

Siok

Foto: Selma Mulder