Vergaderen? Bezint, eer ge begint
Wat vinden we van onze vergaderingen?
Te lang, te saai en te vaag
Vraag een lukrake collega op de werkvloer wat de meest tijdrovende activiteiten zijn op het werk, en hij/zij zal antwoorden: Vergaderingen. Als je Google erop naslaat hoeveel uur we gemiddeld besteden aan vergaderen, is dat ongeveer 6,5 uur per week. Dat is 300 uur per jaar.
Vraag daarna eens wat zij gemiddeld als cijfer geven aan een vergadering. Dat zal meestal uitkomen op een mager zesje, of lager. Gemiddeld vinden we bijna de helft van de vergaderingen tijdverspilling omdat vergaderingen vaak niet productief zijn. Bijna driekwart houdt zich ondertussen met wat anders bezig en luistert met een half oor. Herkenbaar?
Dure tijdverspillers
Vergaderingen zijn vaak dure, erg arbeidsintensieve, tijdverspillers. Ze nemen tijd van mensen in beslag. Kostbare tijd. Stel dat er vijf genodigden bij een vergadering hebben gezeten die niet productief was, dan verspil je niet één uur, maar vijf keer dat ene uur. Als je dan vijfmaal het uurloon van de genodigden uitrekent, (je hebt hier verschillende apps voor) dan kost een wekelijkse vergadering van een uur met 5 deelnemers door de bank genomen € 280,-. Per maand kost dit de organisatie € 1.120,- en op jaarbasis € 13.444,-. Hoeveel teams in jouw organisatie vergaderen er op die manier? Daarom: Vergaderen is de allerduurste vorm van overleg.
Kun je dan helemaal zonder vergaderingen samenwerken? Nee, dat ook weer niet. Sommige dingen lenen zich nou eenmaal niet voor een simpel mailtje. Maar zou je toe kunnen met de helft van al die overleggen? Nou, misschien wel. Mits je ze efficiënt inricht.
Slimmer en efficiënter vergaderen
Wat kun je van tevoren zelf doen, om slimmer te vergaderen?
Bekijk deze 4 tips.
Wat regel je van tevoren?
1. Is die vergadering echt nodig?
Wil je echt vergaderen? Bedenk voor je iedereen bij elkaar roept, of het überhaupt nodig is. Sommige dingen zijn alleen al door hun aard niet geschikt voor vergaderingen. Als je bijvoorbeeld feedback wilt krijgen over een document. Dat hoeft niet per se in een vergadering afgehandeld te worden. Je kan dat document bijvoorbeeld in Teams neerzetten, zodat degene die het moet nakijken wijzigingen kan aanbrengen. Voor gevoelige onderwerpen, of dingen die steeds heen en weer worden gestuurd voor opheldering, is het wel handiger even bij elkaar te komen.
2. Nodig de juiste mensen uit
Alleen de juiste mensen, voor wie de vergadering relevant is, nodig je uit voor een vergadering. Als je twijfelt, stel jezelf dan deze vraag: Hebben de deelnemers deze vergadering nodig om hun taken uit te kunnen voeren? Of volstaat een e-mail? Dat klinkt logisch, maar hoe vaak heb je zelf bij een vergadering gezeten waarbij je halverwege dacht, wat doe ik hier eigenlijk? Dus wees niet bang iemand ‘over te slaan’ bij het uitnodigen van een vergadering en beperk je tot het strikt noodzakelijke qua uitnodigingen.
3. Doel en agendapunten
Een helder doel inclusief agendapunten zijn een vereiste bij vergaderingen. Denk echt na over wat je wilt bereiken. Wil je iets beslissen? Wat wil je dan beslissen? Waarom moet dat tijdens deze vergadering gebeuren, en wie moet die beslissing maken? Wil je ergens input voor krijgen? Wil je acties uitzetten of gewoon brainstormen met elkaar?
Nog belangrijker is dat je dat ruim van tevoren naar de deelnemers communiceert, zodat ze weten waar ze aan toe zijn. Aan de hand daarvan kunnen ze zich erop voorbereiden. Wat is ruim? Ongeveer een week van tevoren. Een agendapuntenlijst bestaat uit
- onderwerp van de vergadering
- wie het onderwerp bespreekt
- hoeveel tijd daarvoor gereserveerd is
- vergaderruimte
- voorbereide documentatie inclusief de linkjes
- deelnemers
Bijvoorbeeld:
Natuurlijk zijn er ook hele korte vergaderingen. Hoe minder mensen deelnemen, hoe sneller het meestal gaat. Daarbij hoef je niet per se je agenda instellingen aan te houden van een half uur of een uur. Soms kun je even kort met elkaar sparren, een beslissing nemen en weer doorgaan. Dat zijn de meest efficiënte vergaderingen.
4. Voorbereidingstijd
Gun je deelnemers voorbereidingstijd. Stel je voor, je hebt een PowerPoint van 10 slides. Welke van de twee opties denk je dat het meeste oplevert: Tijdens de vergadering, de deelnemers er doorheen loodsen en dan de laatste 5 minuten reserveren voor een feedbackrondje? Of stuur je die slides een week van tevoren, waarbij je hen vraagt een of twee dagen vóór de vergadering feedback te geven? Natuurlijk levert de tweede optie meer op. Zo neem je de deelnemers alvast mee in de voorbereiding en maak je de vergadertijd echt productief. En in het ideale geval, ervan uitgaande dat iedereen feedback heeft gegeven met soortgelijke opmerkingen, is die hele vergadering overbodig.
Wist je dat ze bij Amazon deze voorbereidingstijd inbedden in de vergadering? Bij hen is de organisator verantwoordelijk voor het opstellen van een memo over de inhoud van de vergadering. De organisator stuurt deze memo rond, die ze allen aan het begin van de vergadering lezen. Dit kan zelfs tot het eerste halve uur in beslag nemen. Daarna overleggen ze heel gericht over dat specifieke onderwerp.
The memos, as Amazon founder Jeff Bezos has explained, are “supposed to create the context for what will then be a good discussion.” He added: “The reason we read them in the room, by the way, is because just like high school kids, executives will bluff their way through the meeting as if they’ve read the memo. Because we’re busy, and so you’ve got to actually carve out the time for the memo to get read.”
Samengevat
Bedenk voordat je een vergadering organiseert, of dit ook werkelijk nodig is. Als dit inderdaad de beste optie is, nodig dan alleen de mensen uit die het echt aangaat. Stuur van tevoren een agenda rond en bereid jezelf zowel als de deelnemers goed voor. Des te gerichter kun je een onderwerp bespreken en des te sneller ben je klaar.
Tot zover de voorbereidingen op een vergadering. Maar wat doe je tijdens de vergadering? Kun je daar ook nog tijdwinst behalen? Jazeker, ook daar zijn efficiency slagen te maken. In het volgende blog ga ik daar op in.
Heb je er nu al vragen over? Mail mij: siok@tijdenresultaat.nl. Dan neem ik je vragen daar gelijk in mee.
Warme groet,
Siok