Twee voorbeelden uit de praktijk

Is het hoog tijd dat je wat verandering aanbrengt in je werk? Of thuis? Het maakt niet uit op welk gebied je een verandering door wilt voeren. Als je maar begint met een plan. Anders blijft het bij vage voornemens die je makkelijk vooruit schuift en blijft het toch ergens knagen. Als je een verandering wilt bewerkstelligen dan heb je vaak een strategie nodig, een plan. In dit artikel geef ik je een recept voor een goede voorbereiding in 9 fasen. Elk van de fasen zal ik toelichten aan de hand van een voorbeeld uit de praktijk. En het leuke is dat, als een verhaal in een verhaal, er nog een tweede voorbeeld uit de praktijk aan de orde komt.

Een goede voorbereiding in 9 fasen:

1. Concrete doelen stellen
2. Termijn bepalen
3. Mensen erbij betrekken
4. Obstakels uit de weg ruimen
5. Informatie verzamelen
6. Bronnen aanboren
7. Rekening houden met …
8. Aannames nagaan
9. Tactieken

Eerste voorbeeld uit de praktijk

Een van mijn cursisten, een manager, wilde vaker op tijd thuis zijn om samen met zijn gezin te kunnen eten. Hij wilde zo vroeg thuis zijn dat hij de kinderen kon bezighouden terwijl zijn vrouw ongestoord kon koken. Daarna kon hij helpen met de afwas en (al of niet samen) de kinderen naar bed brengen. Hij noemde het de wens naar meer Quality Time. Een goede voorbereiding is het halve werk en ik leerde hem de voorbereiding in 9 fasen:

1. Concrete doelen stellen

Als eerste was het heel belangrijk om te bepalen van welke soort Quality Time hij meer wilde hebben en hoeveel of hoe vaak. Ik vroeg hem hoeveel keer per week hij prettig en haalbaar vond en we zijn gestart met twee keer per week.

2. Termijn bepalen

We stelden een termijn waarop hij het doel bereikt wilde hebben. Een maand leek redelijk, echter we kozen voor twee maanden. Het kiezen voor een ruimere termijn is comfortabeler en vergroot de haalbaarheid.

3. Mensen die je erbij moet betrekken

We maakten een lijstje van iedereen die de verandering zou gaan merken en die er op zijn minst van op de hoogte moest zijn. Sommigen van hen moesten zelf ook iets gaan veranderen. Dit was het lijstje:
Collega’s, die gewend waren dat hij tot 19.00 uur bereikbaar was op kantoor, zijn baas, zijn carpool-maatje, de receptioniste, klanten (vooral de buitenlandse) en niet te vergeten zijn vrouw!

4. Obstakels die je uit de weg moet ruimen

Deze manager had bedacht dat hij de tijd die hij minder op kantoor zou doorbrengen, thuis ging compenseren, ’s avonds als de kinderen naar bed waren. De afwezigheid van een goede inlogprocedure voor thuis bleek een obstakel, dat gelukkig snel te verhelpen was.

5. Informatie die je moet verzamelen

Aangezien hij meer thuis wilde zijn tijdens het eten samen met zijn kinderen, was het belangrijk om uit te zoeken op welke dagen zijn kinderen ook echt thuis zouden zijn. Zo “ontdekte” hij dat zijn kinderen op woensdag vaak bij vriendjes gingen eten. Dus die dag werd zeker geen thuisdag.

6. Hulpbronnen die je moet verzamelen of zelf aanmaken

De verandering was best behoorlijk en het leek hem een goed idee om van tevoren eens te rade te gaan bij vrienden die hetzelfde hadden meegemaakt. Zijn kinderen en zijn vrouw werden de voornaamste bronnen voor feedback tijdens het proces.. Boeken over timemanagement zette hij ook op het lijstje. En mij!  Als geduldige vraagbaak.

7. Dingen waarmee je rekening moet houden

Om de files te vermijden moest hij op de ‘thuisdagen’ extra vroeg van kantoor. Op die dagen kon hij dus niet carpoolen, niet met zijn bestaande carpool-maatje. Hij zocht iemand anders om te carpoolen en met een ander carpool-maatje moeten opnieuw afspraken worden gemaakt. Waar ook rekening mee gehouden moest worden waren bloktijden op kantoor, uren waarop je in ieder geval allemaal aanwezig bent.

8. Aannames die je moet nagaan

Aannames om na te gaan, ik heb dit als achtste stap geformuleerd, maar misschien is het wel nodig om dit veel eerder in het proces van voorbereiden te doen. De meeste aannames die mensen hebben blijken namelijk belemmeringen te zijn die echter alleen in hun eigen hoofd bestaan. Het is dus belangrijk om al die aannames eerst eens te checken. De manager uit het praktijkvoorbeeld had er nogal wat:

Als manager behoor ik op kantoor aanwezig te zijn (dus kan ik niet vroeg weg).

De collega’s willen de vaste vergadermiddag niet verschuiven voor mij (dus kan ik mijn thuisdagen niet optimaal kiezen).

Als ik 2 dagen per week vroeger thuis kom, dan vindt mijn vrouw dat ik ook wel 5 dagen vroeger thuis kan komen! (dat is niet de bedoeling, zo blijf ik aan de gang).

9. Tactieken die je moet toepassen

De manager kon zich pas een voorstelling maken bij “toe te passen tactieken” toen ik vertelde wat mijn vriendin was overkomen.

Tweede voorbeeld uit de praktijk

Mijn vriendin had de wens, nadat ze haar tweede kind had gekregen, om minder uren te werken. Ze ging naar haar leidinggevende en vroeg of ze minder uren kon gaan werken. Haar leidinggevende wilde weten waarom ze die wens had en ze zei eerlijk dat ze meer tijd wilde besteden aan haar kinderen. De leidinggevende slaakte een diepe zucht “die moeders van tegenwoordig willen ook alles tegelijk, én werken én thuis zijn bij de kinderen! Nee, ik geef geen toestemming”.

Ze kwam bij mij voor advies en we bekeken een andere tactiek. In plaats van de wens als een vraag te stellen, toegelicht met argumenten (die hij als niet geldig afdeed), zou ze haar wens als (onontkoombaar) voornemen bij haar leidinggevende neerleggen. Ze ging een paar weken later opnieuw naar hem toe en zei dat ze met ingang van het volgende kwartaal een x aantal uren minder wilde gaan werken en of hij het voor haar in orde wilde maken. En dat deed hij.

Ik ben benieuwd welke tactieken jij hebt toegepast waardoor je een verandering kon doorvoeren. Ik lees graag je reactie hieronder.