Leer om je ad hoc te plannen

Beter omgaan met ad hoc

Heb jij ook altijd de beste intenties en een plan om zo efficiënt mogelijk te werk gaan?

Maar lukt het jou ook niet altijd om gestructureerd en efficiënt een klus te klaren? Je bent niet de enige!

Al heb je je dag nog zo mooi gepland, er lijkt altijd wel wat tussendoor de fietsen. Je hebt altijd wel te maken met iets wat ook even gedaan moet worden, zelf bedacht of door anderen aangedragen.

Kun je ad hoc zaken ook plannen?

Het antwoord is ja.

Als je een standaard werkdag hebt van 8 uur, hoeveel uren gaan er dan op aan interrupties? Dus aan onverwachte vragen van collega’s, telefoontjes, mailtjes, alles wat jou uit je concentratie haalt?

Iedere cursist aan wie ik deze vraag stelde gaf aan hier toch zeker wel 2 uur per dag aan kwijt te zijn. 2 uur van de 8, dat is 25% van je dag!

Reden te meer om daar serieus rekening mee te houden. Waarom zou je dat niet plannen in je agenda? Je weet alleen niet hoe laat het gaat gebeuren, maar dát het zal gebeuren staat vast. Daarom hieronder een paar tips over hoe je hier mee om kunt gaan.

4 Tips om met ad-hoc-zaken om te gaan

1. Plan je ad-hoc zaken door tijd te reserveren in je agenda

Hou vanaf nu rekening met onvoorziene zaken.

Zie je dat je agenda eigenlijk veel te vol gepland is? Zonder tussenpozen ingedeeld tot de laatste minuut met eigenlijk te veel taken om op één dag af te maken?

Zodra er iets fout gaat en Murphy’s Law toeslaat, krijg je de lijst al niet meer af, wat zorgt voor frustratie en meer stress.

Het is veel handiger om een buffer in te bouwen, waarbij je ad hoc zaken op kunt vangen.

Reserveer iedere dag een uur extra voor onverwachte gebeurtenissen, voor ad-hoc-zaken. Dat klinkt veel, maar je weet dat ongeplande zaken nou eenmaal gebeuren, waarom zou je die dan niet incalculeren voor minder stress, prettiger werken en meer productiviteit?

Natuurlijk denk je in eerste instantie dat je geen tijd hebt om 5 uur in de week te plannen voor zogenaamd niks doen, maar je zal zien dat die onvoorziene zaken toch wel gebeuren. Anticipeer en plan vast wat ‘lege’ blokken in je agenda. En gebeurt er onverhoopt niets, dan zou je alvast kunnen beginnen met een andere taak zodat je geen achterstanden op gaat lopen.

Maar natuurlijk kun je ook even genieten van dit vrije moment, drink op je gemak een bakje koffie en doe iets wat je leuk vindt. Het resulteert in meer energie en minder stress dan wanneer je achter de feiten aan blijft rennen.

2. Plan minder zaken

Zoals ik hierboven al even aanstipte, willen we te veel, plannen we te veel en komen we er vervolgens niet aan toe.

Ja en daar krijg je weer meer stress van en frustratie en overwerk en achterstallig werk wat je vervolgens mee naar huis neemt en in de avonduren gaat doen.

Dit gaat allemaal ten koste van je werkplezier.

Plan daarom realistisch.

Stel een haalbaar doel voor de dag of de week en houd zaken behapbaar door grote zaken in stukjes te hakken.

Wees realistisch met wat je kunt doen op een dag. Je haalt meer energie en voldoening uit een kortere to-do-lijst die je helemaal af kunt vinken, dan een lange to-do-lijst waarop je alles steeds door moet schuiven.

3. Plan een dubbele hoeveelheid tijd voor een taak


De tijd verstrijkt sneller dan je denkt.

Als je aan een klusje begint ben je snel geneigd te denken: “Dat doe ik wel even”.

Maar dan blijkt toch dat een telefoontje 20 minuten in beslag neemt, terwijl je dacht met 10 minuten het gesprek wel af te kunnen wikkelen. Daarbij, het duurt meestal al heel lang voordat je iemand aan de telefoon krijgt.

Het zou al heel veel helpen als je dubbel zoveel tijd plant voor de taken die je moet doen. Dat klinkt alsof je daarna nauwelijks nog iets gedaan krijgt op een dag. Maar in de praktijk is gebleken dat dat veel beter overeenkomt met de tijd die iemand werkelijk nodig heeft gehad om de klus te klaren.  En mocht je sneller klaar zijn heb je lekker tijd ‘extra’.

4. Accepteer dat onvoorziene zaken erbij horen, hou er dus rekening mee

Wees flexibel.

Word geen slaaf van je agenda. Je kunt niet alles voorzien. Het helpt al om dat te accepteren. Onvoorziene zaken horen erbij, laat je er niet door frustreren. Niets is zo vermoeiend als overal controle over te willen hebben.

Soms moet je dingen ook eens op hun beloop laten. En vaak lossen dingen zich vanzelf op. Om niet helemaal gefrustreerd te raken, moet je af en toe ook van je plan af kunnen wijken.

Dus planmatig en doelgericht werken enerzijds en zonder frustratie af kunnen wijken van het plan anderzijds.

Dat vergt wel wat oefening, maar geeft ook ruimte voor spontaniteit en creativiteit. Het is een leuke uitdaging om daar de juiste balans in te vinden.

Probeer bovenstaande tips maar eens uit voor een aantal weken. Ik hoor graag wat jullie bevindingen zijn en of jullie meer tips hebben!

Schrijf je anders in voor een van onze workshops zodat je met nog meer handige tips en info die adhoc zaken het hoofd kan bieden.

Succes!

Siok