5 Vragen waarmee je de Prioriteit van een Taak bepaalt

Moet Ik Dit Nu Doen?

Deze zin is erg bekend. Het is eigenlijk een afkorting van een vragenlijst met 5 vragen. En met die 5 vragen kun je helderheid maken over de prioriteit van een bepaalde taak. Misschien denk je nu wel ‘Ja ja, ik weet toch zeker wel wat ik moet doen?’ Lees toch nog even verder, het artikeltje is niet lang, maar wel heel slim!

De vragenlijst met 5 vragen om prioriteiten te bepalen.

Moet Ik Dit Nu Doen? Als je hem hardop leest kun je deze zin 5 keer herhalen waarbij je iedere keer op een ander woord de klemtoon legt. En daarmee heb je je 5 vragen.

Wat kun je nu precies met deze vragen? natuurlijk stel je ze aan jezelf en geef je er ook een kort en krachtig antwoord op.

MOET ik dit nu doen?

Is het noodzakelijk? Belangrijk? Is het een kerntaak? Of een taak waardoor ik mijn kerntaken beter kan doen? Als je er echt niet uitkomt stel dan de controlevraag: “Wat gebeurt er als ik dit niet doe?” En daarmee heb je het antwoord op moet het of moet het niet.

Moet IK dit nu doen?

Hoort deze taak wel bij mij? Ben ik wel de best toegeruste, of de goedkoopste, of om andere reden de meest aangewezen persoon om deze taak te doen? Vraag je eens af of het resultaat misschien beter zal zijn als jij het niet zelf doet. Of dat jij, door te delegeren, tijd krijgt voor iets dat veel belangrijker is.

Moet ik DIT nu doen?

Is mij duidelijk wat er van mij verwacht wordt? Wat houdt DIT in? Tot hoever moet ik gaan? Wat is de vraag achter de vraag? Hier zie ik nog veel van mijn cursisten de mist in gaan. Ze nemen een taak op zich en bedenken vervolgens zelf wat de criteria zijn van bijvoorbeeld complexiteit, kwaliteit en uitgebreidheid. Een voorbeeld uit de praktijk: Een secretaresse was gevraagd om uit de notulen van een vergadering een aantal procedure afspraken te destilleren en rond te sturen. Dat had als doel dat iedereen er zich voortaan aan zou houden. Zij deed dat en nam ook de handhaving ervan op zich. Een karwei dat ze niet leuk vond en haar ook niet goed afging. Die handhaving had ze er zelf bij ‘genomen’.

Moet ik dit NU doen?

Dit is een vraag naar urgentie. Moet deze taak echt op stel en sprong gedaan worden? Hoeveel ruimte heb ik om deze taak in te plannen en is het dan nog op tijd? Zodra je je afvraagt of je dit NU moet doen heb je waarschijnlijk vergeten te informeren bij de bron wanneer de uiterste opleverdatum is.

Moet ik dit nu DOEN?

Hier gaat het om de vraag wat voor soort taak het is. Je vraagt je hier af wat het uitvoerende aspect is aan de taak. Als je een boodschap moet doen bij de supermakt dan weet je ook: dat je je moet kleden naar de weersomstandigheden; dat je misschien een tas mee moet nemen en in ieder geval een betaalmiddel; dat je rekening moet houden met openingstijden van de winkel en kun je je afvragen of je deze taak kunt bundelen met soortgelijke taken.

Gebruik deze zin om dóór te vragen als je werk gedelegeerd krijgt.

Gebruik hem als je even niet meer weet welke van de taken je als eerste gaat oppakken.

Gebruik hem vooral ook privé.