4 Tips om je mailmonster te temmen

Herinner jij je deze nog . . . . ?

Kun jij je de tijd nog herinneren dat ieder e-mailtje nieuw en bijzonder was?

Vandaag de dag kan ik me daar nog maar weinig bij voorstellen. Er zijn dagen dat ik mijn mailbox liever niet open, bang voor weer een berg nieuwe e-mail in de immer groeiende inbox. Ik heb een mailmonster dat ik wil temmen.

Overvolle inboxen hebben een stressverhogende factor. Ik ontmoet cursisten voor wie het wegwerken van hun mail een totale dagbesteding kan zijn als ze dat zouden willen. En om voorbereid te zijn op wat de volgende dag gaat komen beginnen ze de avond ervoor al hun mail te checken op hun smartphone. Het zal je verbazen hoeveel mensen in het weekend zakelijke mails sturen, ontvangen en beantwoorden. Hoezo vrij weekend?

Ervaar je zelf ook die steeds maar groter wordende inbox?

Heb je ook het gevoel steeds maar achter de feiten aan te lopen, simpelweg omdat je niet toekomt aan het lezen van je mail?

Heb je inmiddels achterstanden opgebouwd waar je moedeloos van wordt?

Goed nieuws. Er is wat aan te doen! En zo moeilijk is het niet. Het vergt alleen wat discipline.

Tip 1: Zorg voor een lege inbox

Het liefst zou je misschien je hele inbox deleten en met een schone lei beginnen, maar dat is wat rigoureus. Maar wil je toch eens ervaren hoe het is om met een lege inbox te werken? Creëer dan eerst een parkeermap. Hierin schuif je al je mail uit de inbox.

Vervolgens maak je onder je inbox actiemappen aan. Een actiemap is een map met berichten die een follow-up nodig hebben of specifiek werk vereisen. Het is een beetje zoals het fysieke ‘postvak IN’ bakje van vroeger in het “papieren” tijdperk. Nu zijn het dan elektronische bakjes. Met deze actiemappen kun je de mailstroom beheren. Het helpt bij het ordenen en organiseren van het dagelijkse werk.

Let wel: Een actiemap is geen vergaarbak! Met de mail die je hierin zet moet nog wat gebeuren. En als je het goed doet is deze map aan het eind van de dag leeg.

Actiemappen werken alleen wanneer mail hieruit ook daadwerkelijk in de agenda gepland en verwerkt gaat worden. Als je dat niet doet, wordt het risico dat ze vergeten worden, of alsmaar verder uitdijen, heel groot. Dat zou zonde zijn.

Je kunt je actiemappen laten beginnen met een cijfer, zodat je je eigen volgorde kunt hanteren. Bijvoorbeeld:
10. Parkeermap
20. TO DO
30. Wacht op antwoord
40. Lezen
50. CC-mail
60. …
70. …

Hier volgt de werkwijze bij deze actiemappen.

10. PARKEERMAP – Hierin heb je dus alle mails uit je inbox gezet. Je inbox is nu leeg.

20. TO DO – Hierin bundel je de berichten die je niet kon verwerken op het moment dat je ze las en waar je vandaag of de volgende dag iets mee moet/wilt doen. Vergeet niet om hiervoor tijd te reserveren in je agenda omdat je er toch even geconcentreerd mee aan de slag moet.

30. WACHT OP ANTWOORD – Met deze map kun je voorkomen dat je diegenen vergeet die jou misschien vergeten te antwoorden. Zo kun je de deadline ook wat naar voren halen voordat je tegen je eigen deadline aanloopt. Bekijk deze map op vaste tijden en stuur eventueel een reminder aan degenen die nog niet hebben geantwoord…. Een goed moment is het einde van de week wanneer je de volgende week voorbereidt.

40. LEZEN – Met deze map kun je de stukken die je nog moet lezen bundelen en op een geschikte tijd plannen in je Outlook agenda. Je kunt deze map aanvullen door een regel aan te maken om bijvoorbeeld mail van bepaalde afzenders of onderwerpen automatisch naar deze map door te laten sturen. Dan kun je desbetreffende mails lezen op een tijd die jij daarvoor gereserveerd hebt in je agenda en verschijnen ze ook niet in je inbox. Wat betreft de berichten die aan deze regel ontsnappen, die sleep je gewoon handmatig naar deze map om op een later tijdstip te lezen.

50. CC MAIL – Deze map kan nuttig zijn als je veel CC-mail ontvangt. Ook hier kun je in Outlook een regel voor aanmaken. Al deze CC-mail kun je bijvoorbeeld één keer per dag lezen. Als je bang bent dat te vergeten, kun je daar in je agenda tijd voor reserveren.

Tip 2: 8 x 8 x 8 mappen

Zorg voor een mappenstructuur waarbij je niet eindeloos van boven naar onder en weer terug hoeft te scrollen. Dit kost tijd en is onoverzichtelijk, wat weer een onrustig gevoel geeft.

Maak een mappenstructuur in de vorm van 8 hoofdmappen, op basis van onderwerp, hoofdverantwoordelijkheden en taken. Iedere hoofdmap mag weer 8 submappen hebben waarin je verder kunt uitsplitsen naar taken en verantwoordelijkheden die daar bij horen. Als je per submap nog eens 8 submappen maakt heb je bij elkaar al 512 mappen, meer dan genoeg om al je mail te kunnen archiveren.

Tip 3: Map voor CC-mail

CC-mail is niet alleen aan jou gericht en er zit niet direct een actie in die door jou uitgevoerd moet worden. Als iemand iets van je verwacht dan mailt hij of zij alleen jou of word je wel gebeld. Daarom kun je een regel aanmaken om CC-mail automatisch door te verwijzen naar een aparte CC-map in je mail, zodat je die mail kunt lezen op een tijdstip dat je daar zelf voor gepland hebt.

Plan dan wel een vast tijdstip in je agenda zodat je die CC-map niet vergeet te lezen. Bijvoorbeeld op vrijdagmiddag een uur reserveren voor Lezen CC-mail.

Tip 4: Sorteer op onderwerp en datum

Gooi weg!

Wanneer je op onderwerp sorteert zie je al snel welke e-mails niet meer actueel of relevant zijn. Of er is een hele string van mails over en weer die je kunt overslaan. Die kun je alvast weggooien.

Als je je mail op datum sorteert begin dan met de meest recente datum eerst. Dit omdat er al van alles opgelost kan zijn vanaf de datum van het eerste originele mailtje.

Bovenstaande tips zijn niet moeilijk om te doen. Het kan echter wel lastig zijn je ertoe te zetten.

Overigens wordt een en ander na het uitvoeren van tip 1 al een stuk overzichtelijker. En Tip 1 duurt ongeveer 5 minuten.

Dat geeft extra motivatie om hier gelijk aan te beginnen. Succes!

Siok