Als efficiency trainer werk ik graag met lijstjes

Voor alles wat ik nog moet of wil doen.
Ik schrijf lijstjes in het meervoud omdat ik mijn “masterlist” heb onderverdeeld. Zo hoef ik vaak alleen een van mijn sublijsten te bekijken om te weten wat ik moet doen.

Bijna iedereen werkt wel met een of andere lijst. Mijn cursisten werken bijvoorbeeld allemaal met een daglijst (wat wil ik vandaag gedaan hebben). Andere bekende sublijsten zijn de weeklijst, projectenlijst, urgentielijst, privélijst en boodschappenlijst.

Er bestaan veel verschillende manieren om je taken te groeperen. Die manieren hangen af van hoe jij graag werkt, welke functie je hebt of de gereedschappen die je gebruikt (papieren lijsten zijn vaak anders ingedeeld dan digitale lijsten).

Mijn eigen ervaring is dat, ondanks dat ik mijn taken heb onderverdeeld op sublijsten, ik toch een heel aantal klussen niet doe. Omdat ze erbij inschieten of omdat ik ze vooruitschuif.
Ik ben eens nagegaan welke taken en klussen steeds maar blijven liggen en ik kwam tot de volgende opsomming:

• Vervelende of lastige klussen
• Terugkerende administratieve taken
• Het regelmatig bijhouden van mijn websites en de evenementenkalender
• Het verzinnen van een mailcampagne
• Uitzoekwerk zonder haast
• Verwerken van de evaluaties van mijn trainingen

Tot mijn verbazing staan er ook leuke dingen op mijn lijst van klussen die blijven liggen. Leuke dingen waar ik niet aan begin omdat ik vind dat ik eerst de minder leuke klussen gedaan moet hebben. Maar omdat ik veel van die minder leuke klussen niet doe, kom ik dus niet toe aan de leuke dingen. En zo is de vicieuze cirkel rond. En de balans kwijt.

De vervelende-klussen-dag

De oplossing om mezelf te “dwingen” ook de vervelende klussen te doen was het instellen van een vervelende-klussen-dag of Kikkerdag. Dat werkte als een trein.

Op de vervelende-klussen-dag zet ik ’s-morgens een grote pot koffie en de knop in mijn hoofd om. Ik doe de klus waar ik het meest last van heb als eerste en daarna nog een paar lastige zaken. Als het lunchtijd is stop ik ermee, er is natuurlijk ook gewoon werk te doen.

Omdat deze themadag zo goed voor me werkt ben ik meer themadagen gaan instellen:

• De Kikkerdag (zodat ik op alle andere dagen de vervelende klussen mag overslaan).
• Meteen daarna een leuke-dingen-dag (nooit meer dat knagende gevoeld dat ik eigenlijk mijn tijd “beter” zou moeten gebruiken). Het was een tip van een twitteraar. – Een marketing- en update dag (waardoor er regelmaat zit in alles wat ik wil en moet bijhouden).
• Een administratie-dag die ik combineer met restjes-dag.
• En voor het geval ik een baaldag heb of gewoon te duf ben om geconcentreerd aan het werk te gaan, heb ik een lijst met klusjes die zelfs nog te doen zijn als je eigenlijk nergens zin in hebt.

Vier themadagen!

Dat lijkt bijna een volle werkweek. Bedenk dat een themadag niet betekent dat je de hele dag met “thema- klussen” bezig zult zijn. Soms ben ik na een uurtje al klaar met administratie of met updaten. En sommige themadagen komen niet elke week voor. Mijn schrijfdag is daar een voorbeeld van.

Het voordeel van themadagen is dat er geen klussen meer veel te lang blijven liggen én dat ik op alle andere dagen geen thema- klussen hoef te doen.

Ziezo, mijn schrijfdag zit erop. Ik ga lekker naar buiten, de zon schijnt, het gaat nu echt lente worden.

Selma