Er zijn een heleboel redenen
om niet met je e-mail te beginnen in de ochtend, zodra je op kantoor komt, of zodra je de computer aan zet. Email in de ochtend is slecht voor je concentratie.
De belangrijkste reden is wel dat het een hele grote afleider is. Het blijkt erg lastig te zijn om, nadat je je hebt opengesteld voor alle aanspraken die de buitenwereld op je doet, daarna vol concentratie en aandacht een belangrijke taak op te pakken.
Het is handiger om eerst een taak te doen, vooral een taak die bij jouw functie hoort en waarmee je resultaat boekt en voldoening krijgt. En dan pas je e-mail te bekijken.
Je inbox is niet hetzelfde als je takenlijst. Dus je hoeft niet je e-mail te checken om te weten wat je moet doen die dag. Nee het is vaak andersom. Je checkt de e-mail omdat je niet helder voor ogen hebt wat je moet gaan doen. Het is dus eigenlijk een soort excuus voor gebrek aan richting.
E-mail kost meer tijd dan je denkt. Op zich ben je snel door de e-mails heen en even snel reageren kan ook nog wel. Maar veel e-mails vergen een doorklikken en verder kijken/surfen. Er zijn maar weinig mensen die een tijdslimiet stellen voor het lezen van e-mail.
Je bouwt verwachtingen op. Anderen gaan van je verwachten dat je toch altijd wel meteen ’s morgens kijkt en gaan daar op anticiperen en sturen je dus e-mails waar meteen op gereageerd moet worden. En zo is het cirkeltje rond.
De meeste e-mails in je inbox zijn niet van dien aard dat je er meteen mee aan de slag hoeft. Het is zelfs zo dat bijna niemand een e-mail stuurt over iets dat erg urgent is. Dan bellen ze. Eventueel een telefoontje in combinatie met een e-mail.
Natuurlijk kan een e-mail belangrijk zijn, maar dat is niet hetzelfde als urgent. Of je zit op een specifieke mail te wachten omdat je anders niet verder kunt. Zorg er dan voor dat je alleen zoekt naar dat ene bericht en niet ook nog andere e-mails opent en zo weer je aandacht laat versnipperen.
Tip 1
Check je e-mail vlak voor je stopt met werken, dus aan het eind van je werkdag. Je zult zien dat er de volgende ochtend weinig reden is om meteen weer met je e-mail te beginnen.
Tip 2
Als je met Outlook werkt hoef je niet automatisch op te starten met je e-mail. Als je graag, voordat je aan je eerste belangrijke taak gaat werken even je agenda wilt checken kun je opstarten met je agenda. Ook erg fraai vind ik het opstarten met Outlook Vandaag, een soort dashboard met daarop zichtbaar je afspraken en taken voor vandaag en of er ongelezen e-mail is. En die laatst kun je zelfs ook nog uitzetten.
Probeer deze tips eens en gun je brein rust! We horen graag wat werkte voor jou!
Bernadette Dissel
op 08 Jan 2016